موضوعات مطرح شده در این نشست صنعتی بود. نمونه ای از گفتگوی جلسه کاری

تجارت مدرن بدون انواع مذاکرات غیرممکن است. جلسات تجاری فرصتی برای مدیریت است تا اهداف و مقاصد اصلی را به یکباره به تمام بخش های ساختاری منتقل کند، بازخورد دریافت کند و بر اساس داده های دریافتی، برنامه عملیاتی شرکت را تنظیم کند.

جلسات نوعی ابزار مدیریت کسب و کار است که دائماً به ارزیابی اثربخشی و تجزیه و تحلیل نتایج به دست آمده نیاز دارد.

ارتباطات تجاری، مکالمات تجاری، جلسات، مذاکرات، بحث ها: به عنوان شکلی از ارتباطات تجاری

ارتباطات تجاری باید از ارتباطات معمولی متمایز شود، زیرا اولی هدف خاصی را دنبال می کند و اخلاق رفتاری سختگیرانه ای دارد، در حالی که دومی ممکن است مبنای یا دلیلی نداشته باشد.

انواع مختلفی از ارتباطات تجاری وجود دارد که مهمترین آنها عبارتند از:

• مکالمات تجاری - مبادله (یا انتقال یک طرفه) اطلاعات در مورد مسائل خاص عملکرد تجاری را نشان می دهد. این می تواند ارتباط مستقیم یا غیر مستقیم (با استفاده از فناوری های اینترنت، تلفن) باشد. این نوعارتباطات شامل ادامه آن در قالب مذاکرات یا جلسات است.
• جلسات شکل بزرگتری از ارتباطات است که در آن، به عنوان یک قاعده، کارکنان شرکت (معمولا روسای بخش های ساختاری) برای حل مسائل استراتژیک برای توسعه کسب و کار درگیر هستند.
• مذاکرات - هدف خاصی دارد و با هدف بحث در مورد موضوعات مهم، انعقاد توافقنامه ها، قراردادها، امضای اسناد مهم برای هر دو طرف است.
• بحث ها - بحث آزاد در مورد مسائل مهم شرکت که ابزار اصلی آن طوفان فکری است (تولید ایده توسط همه طرف ها) که در نتیجه ممکن است رویکردهای غیر استاندارد برای حل مشکلات ایجاد شود.

علاوه بر فرم های ذکر شده، طیف وسیعی از آنها وجود دارد: مصاحبه های تجاری، اختلافات، جلسات، مکاتبات، ارائه ها، کنفرانس ها. همه آنها ویژگی های خاص خود را دارند، اما از قوانین اخلاق تجاری یکسانی پیروی می کنند.

جلسات کاری: وظایف، اهداف، موضوعات

جلسات کاری به منظور کار برگزار می شود راه حل خاص مشکل واقعییا وظایف علاوه بر این، در جلسات، کارکنان بخش می توانند ایده های خود را در مورد آن به اشتراک بگذارند راه حل ممکنهر گونه سوال این شکل از ارتباط به شما این امکان را می دهد که به طور جامع وضعیت شرکت، نقاط ضعف آن و نقاط قوت، ورود افراد جدید به تیم، آشنایی آنها با فرهنگ سازمانی و هنجارهای پذیرفته شده در سازمان را تسهیل می کند.

اهداف و اهداف اصلی جلسات عبارتند از:

• حفظ خط مشی شرکت و همچنین توسعه و ارتباط آن با همه کارکنان؛
• ادغام اقدامات کلیه خدمات و بخش ها مطابق با هدف استراتژیک شرکت؛
• شناسایی وظایف جدید و ارزیابی اثربخشی کمپین هایی که قبلاً اجرا شده است.
• حل مسائل نوظهور

موضوعاتی که در جلسات وجود دارد می تواند کاملاً متفاوت باشد.

در عمل روسیه، مرسوم است که جلسات برنامه ریزی حداقل یک بار در هفته برگزار شود. بنابراین، روسای بخش ها در مورد کارهای انجام شده در طول هفته گزارش می دهند و برنامه های بعدی را تنظیم می کنند (یا وظایفی را برای اجرا در هفته کاری آینده دریافت می کنند).

دلیل یا موضوع یک جلسه برنامه ریزی نشده می تواند تعدادی از مسائل باشد که در ارتباط با پویایی و تغییر ایجاد می شود. محیط خارجی، که شرکت ها باید در آن فعالیت کنند.

انواع، انواع و طبقه بندی جلسات کاری

جلسات کاری می تواند از نظر شکل، موضوع و افراد حاضر متفاوت باشد.

طبقه بندی اصلی آنها در زیر ارائه شده است:

• با تعلق به یک حوزه خاص: جلسات اداری (برای حل مسائل مشکل زا)، علمی (کنفرانس ها، سمپوزیوم ها، سمینارهای سازماندهی و برگزار شده برای حل و فصل مسائل فعلی V زمینه علمی، سیاسی (کنگره ها و جلسات اعضای معین جنبش های سیاسی) و انواع مختلط;
• بر اساس مقیاس و تعداد شرکت کنندگان: بین المللی (با مشارکت شرکای خارجی، متخصصان، کارشناسان در یک زمینه خاص)، ملی، منطقه ای، شهری؛
• در محل رویداد: جلسات خارج از سایت و محلی؛
• با توجه به منظم برگزاری: جلسات دوره ای، دائمی.

علاوه بر طبقه بندی ارائه شده، جلسات را می توان به مسئله محور، عملیاتی و آموزنده تقسیم کرد.

جلسات مشکل با هدف یافتن راه حل های بهینه برای مشکلات در زمان کوتاه است.

عملیات (یا به آنها اتاق های کنترل نیز گفته می شود) با هدف به دست آوردن اطلاعات در مورد وضعیت فعلی شرکت است. تمام اطلاعات از زیردستان توسط روسای بخش جمع آوری شده و سپس به مدیر اجرایی سازمان منتقل می شود. این داده ها در مورد میزان اجرای برنامه ها، دستیابی به اهداف و حل وظایف است. تفاوت اصلی بین چنین جلساتی با سایر جلسات، منظم بودن آنها، ثابت بودن فهرست شرکت کنندگان و عدم وجود دستور کار جلسه (یعنی طرح تفصیلی آن) است.

جلسات آموزشی برخلاف اتاق های کنترل دارای ترتیب معکوس هستند - تمام اطلاعات در قالب دستورالعمل از مدیر به زیردستان مستقیم پایین می آید و سپس در امتداد ساختار قدرت عمودی در سازمان به انجام دهندگان خاص وظایف خاص منتقل می شود. چنین اطلاعاتی شامل دستورات مدیریتی است که ممکن است بر پیشرفت فعلی سازمان، قوانین جدید، هنجارهای رفتاری و مهلت‌های تکمیل وظایف خاص تأثیر بگذارد.

تهیه، سازماندهی و برگزاری جلسات کاری

برای اینکه جلسه موثر واقع شود، لازم است نکات اصلی آن را به دقت در نظر بگیرید: هدف جلسه، وظایف اصلی، مراحل رویداد. فقط در چنین شرایطی می توانید از جلسه بهره مند شوید.

متأسفانه بسیاری از آنها فقط به این دلیل انجام می شوند که در محیط کسب و کار مرسوم است. جلسات و جلسات منظم در ابتدای هفته با مدیریت در بسیاری از شرکت ها به امری عادی تبدیل شده و معنای خود را از دست داده است.

با این حال، شرکت‌های بزرگی که برای توسعه و کسب سهم‌های بزرگ بازار تلاش می‌کنند، با دقت زیادی به این موضوع می‌پردازند:

• لیست شرکت کنندگان در جلسه مشخص می شود.
• دستور کار آن برای یک دوره طولانی توسعه یافته است، که در طول زمان تنظیمات آن انجام می شود.
• اولویت همچنان به اهداف استراتژیک داده می شود که مدیران بخش گزارش می دهند.

مراحل و فن آوری های برگزاری یک جلسه تجاری

هر جلسه دارای دو مرحله اصلی است: آماده سازی و برگزاری واقعی.

در مرحله اول، ارتباط رویداد تعیین می شود، اهداف و اهداف آن تعیین می شود، لیستی از شرکت کنندگان تشکیل می شود، گزارش ها و ارائه ها مطابق با دستور کار تهیه می شود.

در مرحله دوم، موضوعاتی که همه حاضران می توانند در آن شرکت کنند، طبق دستور کار موجود به طور مستقیم پوشش داده می شود. به عنوان یک قاعده، مدیریت شرکت رئیس جلسه است و لحن آن را تعیین می کند، حق صحبت را می دهد و اگر از محدوده بحث سازنده خارج شود، بحث را متوقف می کند.

علاوه بر مراحل اصلی، در صورتی که یک جلسه شامل حل یک مشکل باشد، ممکن است یک مرحله تصمیم گیری نیز در بر گیرد. این می تواند از طریق بحث یا رای دادن اتفاق بیفتد.

نمونه طرح جلسه تجاری

با در دست داشتن یک برنامه جلسه دقیق، می توانید با اطمینان بدانید که موثر خواهد بود.

چنین طرحی ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• سخنرانی خوشامدگویی از مدیر - جمع بندی نتایج برای مدت زمان معین (سه ماهه، ماه، هفته).
• پوشش مشکل، توجیه ارتباط آن برای شرکت؛
• سازماندهی یک جلسه طوفان فکری برای حل آن؛
• ارزیابی همه گزینه های موجود؛
• انباشت گزینه ها برای حل مشکل؛
• رأی گیری یا سایر گزینه های تصمیم گیری در مورد استفاده از ابزارهای خاص برای حل مشکل؛
• تعیین مرزهای حل مشکل: مهلت ها، افراد مسئول، روش ها.

در طول جلسه، ثبت نکات اصلی آن مهم است تا بتوان به یک موضوع خاص بازگشت و آن را با جزئیات بیشتر در نظر گرفت.

جلسات تجاری در نمایشگاه ها و کنگره های Expocentre

یکی از وسیله موثرارتقای محصول، برگزاری جلسات کاری در چارچوب نمایشگاه ها و کنگره هایی است که در محل نمایشگاه اکسپوسنتر برگزار می شود. جلسات کاری در این قالب تا حدودی با سایرین متفاوت است. اگر تیم مدیریت یک شرکت در یک جلسه منظم جمع شود، در طول نمایشگاه، هر تولید کننده فرصتی منحصر به فرد برای حل همه جانبه مشکلات شرکت و دعوت از تمام تامین کنندگان و توزیع کنندگان محصولات دارد.

اتاق‌های مجهز برای جلسات کاری و سالن‌های کنگره نمایشگاه Expocentre برای تعداد افراد مختلف طراحی شده است. بنابراین برای اسکان همه شرکت کنندگان مشکلی وجود ندارد. با استفاده از سیستم MatchMaking می توانید از قبل در مورد زمان جلسه به توافق برسید. فن آوری ارائه جلسه را پر حادثه تر و کامل تر می کند.

بر اساس نتایج یک جلسه، جلسه یا جلسه، یک پروتکل تقریباً همیشه مطابق با الگوی مناسب تنظیم می شود. ویژگی های پر کردن و یک نمونه کامل از سند را می توان در زیر مشاهده کرد.

نمونه فرم را می توانید در انتهای مقاله دانلود کنید.

همانطور که جلسه پیشرفت می کند، یک پروتکل همیشه تنظیم می شود و مدیریت تصمیم می گیرد که کدام الگو بهتر است استفاده شود. این سند چندین عملکرد را همزمان انجام می دهد:

1. اطلاعات مربوط به همه حاضران و سخنرانان را ثبت می کند.
2. شامل تمام تصمیمات کلیدی اتخاذ شده در این جلسه است.
3. وضعیت واقعی فرآیند مذاکره را منعکس می کند و توافقات کلیدی را در این مرحله ثبت می کند.

بنابراین، وظیفه اصلی سند ثبت واقعیت جلسه و تمام تصمیماتی است که در نتیجه گرفته شده است.

توجه داشته باشید. همه جلسات ثبت نمی شوند، بنابراین مدیریت شرکت این حق را دارد که به طور مستقل تصمیم بگیرد که در چه مواردی سند گزارش تهیه کند و در چه مواردی نه. معمولاً در آن جلساتی از صورتجلسات استفاده می شود که در آن موضوعاتی که مستقیماً بر توسعه آینده سازمان تأثیر می گذارد بحث می شود.

قانون هیچ الزامی برای محتوای سند ایجاد نکرده است، حتی فرم یکنواخت. بنابراین هر شرکتی می تواند از فرم خاص خود استفاده کند. به طور خاص، می توانید از نسخه های مختلف فرم ها برای موارد خاص استفاده کنید (به عنوان مثال، یک جلسه بخش، یک جلسه فوق العاده یا یک جلسه مشترک با نمایندگان طرف مقابل).

معمولاً سند حاوی اطلاعات زیر است:

1. نام کامل شرکت، شماره پروتکل و تاریخ تهیه آن. شماره گذاری را می توان به طور مداوم انجام داد - از هر سال تقویمی شروع می شود.
2. ترکیب حاضران:

• رئیس کمیسیون؛
• دبیر اجرایی ثبت مطالب در پروتکل؛
• بقیه افراد حاضر - معمولاً لیست در انتهای سند قرار می گیرد.

1. دستور کار - یعنی لیستی از موضوعات مورد بحث از قبل آماده شده و به اطلاع همه حاضران می رسد (اعلان های ویژه معمولاً چند روز قبل از جلسات ایجاد می شود).
2. فهرست سخنرانان (نام، سمت، موضوع سخنرانی، مسائل مطرح شده).
3. تصمیماتی که در نتیجه جلسه گرفته شد.
4. امضای رئیس و منشی، رونوشت امضاها (نام خانوادگی و حروف اول).
5. اگر اسناد اضافی به پروتکل و همچنین مواد ضبط شده صوتی، عکس ها و فیلم ها ضمیمه شود، این واقعیت باید در سند منعکس شود. در انتها کلمه ضمائم را بنویسید و نام اسناد و سایر مواد و مقدار و نوع آنها (اصل یا کپی) و تعداد صفحات را ذکر کنید.

فرم و نمونه 2020

در ساده ترین حالت، فرم به این شکل است.

به عنوان مثال، می توانید این فرم را انتخاب کنید:

توجه داشته باشید. در بخش "حل شد"، با شرح تصمیم، اغلب نتایج روش رای گیری در صورتی که در جلسه برگزار شده باشد، ارائه می شود. نتایج به سادگی با جمع آرای موافق، مخالف و ممتنع ثبت می شود.

انواع کوتاه و کامل

جلسات مختلفی می تواند در یک سازمان برگزار شود. اهمیت یک جلسه خاص بستگی به موضوعاتی دارد که در آن مورد بحث قرار می گیرد. و آنها همچنین انتخاب یک یا نمونه دیگر را تعیین می کنند که طبق آن پروتکل تنظیم می شود. به طور کلی دو نوع سند قابل تشخیص است:

استخراج از پروتکل

در صورت نیاز به اخذ اطلاعات از پروتکل، عصاره ای تهیه می شود. این سند یک کپی دقیق از بخشی از پروتکل است. در عصاره باید تاریخ تنظیم سند اصلی، شماره آن و نام شرکت ذکر شود. صحت کپی با امضای شخصی منشی و/یا رئیس جلسه تایید می شود.

ویژگی های مدیریت

در مورد جلسات گزارش پایان سال، معمولاً فرم های سند تمدید شده انتخاب می شوند. اگر ما در مورددر مورد جلسه یک واحد ساختاری جداگانه، مدیران، به عنوان یک قاعده، ساده ترین الگو را انتخاب می کنند.

ویژگی های ثبت حقایق و پروتکل های ذخیره سازی به شرح زیر است:

1. نمونه صورتجلسه به تایید مدیریت شرکت یا واحد ساختاری خاص سازمان می رسد.
2. بلافاصله در زمان جلسه انجام شد. منصوب افسر ویژه، مسئول تهیه اسناد. در بیشتر موارد، این منشی است که به عنوان منشی جلسه نیز خدمت می کند.
3. برای جلوگیری از نادرستی و تفسیر نادرست عبارات سخنرانان، ضبط اضافی از تمام رویدادهای رخ داده در طول جلسه اغلب انجام می شود. از ابزارهای ضبط صدا و تصویر استفاده می شود. متعاقباً، در صورت لزوم، متن سخنرانی ها در پیوست پروتکل ارائه می شود - نقل قول های دقیق از آنچه کارمندان و سایر افراد دعوت شده گفتند.
4. تعداد نسخه های اصلی بسته به موقعیت جمع آوری می شود. به عنوان یک قاعده، یک نسخه اصلی کافی است. اما اگر جلسه ای با حضور شریک (نمایندگان شرکت دیگری) تشکیل شود، تهیه 2 اصل ضروری می شود. به طور معمول، چنین جلساتی در مراحل مختلف مذاکرات تجاری برگزار می شود.
5. در مورد کپی اسناد، می توانید هر تعداد از آنها را تهیه کنید. این نیاز هنگام تشکیل جلساتی که تصمیمات آن برای کلیه بخشهای سازمان لازم الاتباع است به وجود می آید. سپس نسخه ها به تمام بخش های ساختاری ارسال می شود. به عنوان یک قاعده، آنها با مهر اصلی و امضای دست نویس مدیر تأیید می شوند.

برای جلوگیری از اشتباهات احتمالی، از ابزارهای ضبط صدا و تصویر برای بازتولید دقیق سخنان هر کارمند یا فرد دعوت شده استفاده می شود.

دانلود نمونه فرم ها:

در هر سازمانی به صورت دوره ای نیاز به سازماندهی و برگزاری جلساتی در مورد کار شرکت وجود دارد. در مورد انواع جلسات و همچنین نحوه برخورد صحیح با سازمان آنها در این مقاله بخوانید.

در این مقاله به موارد زیر خواهیم پرداخت:

• چه نوع جلساتی وجود دارد.
• نحوه صحیح سازماندهی یک جلسه کاری؛
• رویه، طرح و سازماندهی جلسات مدیریت؛
• سازماندهی یک کنفرانس تلفنی؛
• تشکیل جلسات عملیاتی

انواع جلسات در یک سازمان

وجود داشته باشد انواع مختلفجلساتی که نه تنها در موضوع، بلکه در نحوه سازماندهی آنها و همچنین در ترکیب افراد شرکت کننده در آنها متفاوت است. می توان گفت که جلسه، جلسه ای است که به بحث در مورد یک موضوع اختصاص دارد. در سازمان ها، به عنوان یک قاعده، رایج ترین انواع جلسات، جلسات کاری، کنفرانسی، عملیاتی و اجرایی است. هر یک از آنها ویژگی های سازمانی خاص خود را دارند که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

همچنین، جلسات نه تنها در نوع خود، بلکه در دفعات برگزاری آنها نیز می توانند متفاوت باشند. بنابراین، بین جلسات برنامه ریزی شده و بدون برنامه تمایز قائل می شود. علاوه بر این، جلسات را می توان بر اساس معیارهای زیر طبقه بندی کرد:

• دیکتاتوری - ویژگی یک نوع مدیریت اقتدارگرا، زمانی که فقط رهبر جلسه را رهبری می کند و حق رای واقعی دارد، به بقیه شرکت کنندگان فقط فرصت پرسیدن سوال داده می شود، اما نظرات خود را بیان نمی کنند.
• خودکامه - بر اساس سؤالات رهبر از شرکت کنندگان و پاسخ آنها به آنها، به عنوان یک قاعده، هیچ بحثی وجود ندارد، فقط گفتگو امکان پذیر است.
• جدا شده - گزارش فقط توسط شرکت کنندگانی که توسط رهبر انتخاب شده است مورد بحث قرار می گیرد، بقیه گوش می دهند و اطلاعات ارائه شده را یادداشت می کنند.
• بحث - تبادل آزاد نظرات و توسعه راه حل کلی; حق تصمیم گیری در فرمول نهایی با مدیر باقی می ماند.
• آزاد - دستور کار مشخصی را اتخاذ نمی کند، گاهی اوقات رئیس وجود ندارد، گاهی اوقات با تصمیم به پایان می رسد، اما عمدتاً به تبادل نظر می رسد.

سازماندهی یک جلسه کاری

سازماندهی یک جلسه کاری یکی از مهمترین اشکال فعالیت مدیریت است. در چنین جلسه ای اطلاعاتی بین کارکنان و رئیس سازمان رد و بدل می شود و تصمیمات مهم مدیریتی اتخاذ می شود. به عنوان یک قاعده، جلسات کاری همیشه به دلیل این واقعیت که مدیران ایده روشنی از سازمان و رفتار خود ندارند، اثر مورد نظر را نمی دهند.

اشتباهات اصلی در هنگام سازماندهی چنین جلساتی ممکن است این باشد که آنها به طور منظم برگزار می شوند. تعداد زیادی ازشرکت کنندگان، و همچنین مدت زمان طولانی، که همچنین اثربخشی کلی را کاهش می دهد. به عنوان یک قاعده، چنین خطاهایی منجر به عدم نتایج قابل مشاهده رویداد می شود، که مدیر را مجبور به سازماندهی یک جلسه جدید می کند، که همچنین اثر مورد نظر را نخواهد داشت. برای جلوگیری از این مشکلات، توصیه می کنیم یک برنامه مشخص تهیه کنید که بر اساس آن جلساتی در سازمان تشکیل شود.

فرآیند سازماندهی یک جلسه تجاری باید به سه جزء کاهش یابد:

• جمع آوری و پردازش اطلاعات؛
• هماهنگی فعالیتهای کلیه بخشهای ساختاری سازمان؛
• تصمیم گیری.

آماده سازی اولویت برای جلسه باید بر اساس امکان سنجی سازمان آن باشد. به بیان ساده، رهبر باید به وضوح درک کند که جلسه جمعی در مورد چه موضوعاتی برگزار می شود و می خواهد به چه نتیجه ای برسد. ما توصیه می کنیم تنها زمانی که نیاز واقعی به بحث در مورد یک موضوع مشکل ساز با کارکنان بخش های مختلف ساختاری وجود دارد، به چنین اقداماتی متوسل شوید، در غیر این صورت توصیه می کنیم اشکال جایگزین (امکان حل مسئله از طریق تلفن، تماس کنفرانسی و غیره) را در نظر بگیرید.

پس از تصمیم گیری در مورد لزوم تشکیل جلسه، لازم است ترکیب حاضران و موضوع اصلی. در برخی موارد، می توانید به ایجاد متوسل شوید گروه کاریکارکنان مسئول این کار همچنین به شما توصیه می کنیم که از قبل فکر کنید که چه نتیجه ای از این رویداد انتظار دارید. این هدف رویداد خواهد بود. بدون تعریف آن، دستیابی به نتایج قابل مشاهده عملاً غیرممکن است.

برگزاری جلسات مدیریت

تشکیل جلسات مدیریت شامل مراحلی است که پیامدهای آن برای مدتی طولانی در سازمان به هر نحوی نمایان خواهد شد. بیایید با مراحل اصلی آشنا شویم و روش تشکیل جلسات را به طور دقیق مطالعه کنیم تا از اشتباه در تهیه آنها جلوگیری کنیم.

اول از همه، قوانین سازماندهی جلسات مستلزم تعیین اهداف بخش عمده رویداد است. در غیاب آنها، روند جلسه شروع به انحراف از مسیر مطلوب می کند و جمله بندی شفاهی رهبر برای ادامه جلسه کافی نیست.

انتخاب اهداف مستلزم انتخاب محل برگزاری جلسات در طرح مدیریت است که به نوبه خود با سیستم برنامه ریزی و کنترل در هم تنیده است.

تعیین فراوانی سازماندهی این رویدادها ضروری است. بهتر است یک برنامه اولیه برای یک سال (ماه، سه ماهه) از قبل تهیه کنید تا کارمندان این فرصت را داشته باشند که از قبل آماده شوند.

بعد سوال انتخاب شرکت کنندگان مطرح می شود. شما نباید به اشتباه تصور کنید که هر چه تعداد کارمندان بیشتری به جلسه بیایند، اثربخشی آن بیشتر خواهد بود. بهتر است خود را به ضروری ترین کارمندان محدود کنید، در غیر این صورت این رویداد به یک مسخره واقعی تبدیل می شود.

به نظر می رسد یکی از ساده ترین مسائلی که می توان با آن برخورد کرد، نیاز به انتخاب قالب برای اسنادی مانند دستور جلسه و صورتجلسات است. با این حال، عذاب خلاقانه رئیس و منشی اغلب در افزودن (حذف، تغییر نام) خطوط و ستون‌ها در این اسناد به وجود می‌آید و مدت‌ها طول می‌کشد که گاهی در مقابل چشم شرکت‌کنندگان در جلسه انجام می‌شود. بنابراین، در اینجا نیز باید از قبل آماده شوید. توصیه می کنیم از قبل یک فرم واحد از گزارش و برنامه ریزی را ایجاد و تأیید کنید که حاوی اطلاعاتی در مورد دستور کار و پروتکل باشد.

سازماندهی یک کنفرانس تلفنی

کنفرانس فرا می خواند این لحظهبه دلیل در دسترس بودن و سازماندهی ساده بسیار گسترده شده اند. بنابراین، برای انجام آنها، تنها چیزی که لازم است ارتباط بین همه شرکت کنندگان در جلسه و اوقات فراغت است. ارتباط یک طرفه برای اکثر کارمندان زمانی مجاز است که جلسه با هدف پذیرش وظایف از جانب مدیریت باشد.

یک کنفرانس تلفنی را می توان نه تنها با استفاده از یک انتخابگر، بلکه از طریق ارتباط تلفنی یا برنامه های رایانه ای خاص سازماندهی کرد. هنگام برگزاری این نوع جلسات، باید به زمان برگزاری آن توجه شود. از آنجایی که چنین رویدادهایی به طور قابل توجهی ریتم کار را مختل می کنند، توصیه می کنیم آنها را در نیمه دوم روز کاری برگزار کنید. همچنین باید زمان مناسب را انتخاب کرد تا حواس هیچ یک از شرکت کنندگان از کار فوری منحرف نشود. یک گزینه عالی این است که تاریخ و زمان چنین جلساتی را به وضوح تعریف کنید (مثلاً آخرین پنجشنبه ماه).

لازم به در نظر گرفتن این است که تماس های کنفرانسی نمی تواند طولانی باشد، بنابراین توصیه می شود در مواقعی که لازم است به سرعت به همه شرکت کنندگان در مورد وظایف در دسترس آنها و مهلت های حل آنها اطلاع رسانی شود.

تشکیل جلسات عملیاتی

جلسه معمولاً در یک روز مشخص از هفته یا هر روز در ابتدای روز کاری در دفتر مدیر برگزار می شود. وظایف منشی عبارتند از:

• اطلاع رسانی به شرکت کنندگان؛
• نظارت بر حضور به موقع شرکت کنندگان در جلسه؛
• کشف و گزارش به مدیر در مورد دلایل غیبت کارمندانی که حاضر نشدند.
• تماس با کارکنان به درخواست مدیر.

در طول جلسه، منشی تمام تماس های تلفنی و بازدیدکنندگان را دریافت می کند. ایجاد محیطی برای پیشرفت عادی و اجتناب از اختلالات مهم است.

باید به خاطر داشت که بیشتر این فعالیت ها باید رونویسی یا به شکل دیگری ثبت شوند. بهترین گزینه ورود به سیستم است.

در صورتی که منشی یکی از شرکت کنندگان نباشد، باید برای انجام وظایف عادی خود در محل پذیرش حضور داشته باشد. حضور منشی فقط در ابتدا، پایان و استراحت برای کمک به شرکت کنندگان جایز است.

اگر منشی یکی از شرکت کنندگان در رویداد باشد، مسئولیت او شامل توزیع مطالب، اطلاع رسانی به مدیر در مورد کسانی که دیر می کنند، در مورد استراحت و در مورد کسانی که می خواهند صحبت کنند. در پایان مراسم، منشی باید اتاق را تمیز کرده و گزارش هایی را (در صورت نیاز) تهیه کند. در این مرحله می توان تشکیل جلسه عملیاتی و برگزاری آن را تکمیل شده دانست.

فایل های پیوست شده

• صورتجلسه مجمع عمومی کارکنان در مورد انتخاب نمایندگان جمعی کارگری(فرم).doc
• صورتجلسه کمیسیون صلاحیت (فرم).doc
• شرح شغلمنشی-مرجع (فرم).doc

فقط برای مشترکین در دسترس است

• صورتجلسه مجمع عمومی کارگران در مورد انتخاب نمایندگان جمعی کارگری (نمونه).دک
• صورتجلسه کمیسیون صلاحیت (نمونه).doc
• شرح شغل دستیار منشی (نمونه).doc

یک برنامه جلسه تجاری برای یک جلسه تجاری مؤثرتر تهیه می شود که شکلی از سازماندهی ارتباطات تجاری برای تعداد معینی از شرکت کنندگان از طریق تبادل اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات مدیریت جمعی بعدی است.

هدف از جلسات کاری تغییر فعالیت های پرسنل در جهت های مناسب از طریق ارتباط است. برنامه برای یک جلسه تجاری شامل تعیین وظایف خاص و نتایج مشخص است، در حالی که تهیه یک برنامه برای یک جلسه تجاری به نوع، اهداف و سیستم مسائل آنها بستگی دارد.

گذاشتن برنامه برای یک جلسه کاری

برنامه برای یک جلسه تجاری با تشکیل یک دستور کار شروع می شود که مطابق با موضوع و اهداف جلسه تدوین می شود. دستور جلسه ممکن است سخنران اصلی، سخنرانان مشترک او، زمان جلسه و محل جلسات را مشخص کند.

متعاقباً ترکیب اصلی شرکت کنندگان مشخص می شود و دعوت نامه های فرم خاصی ارسال می شود. در فرآیند آماده سازی جلسات تجاری، مقرراتی تدوین می شود که سیستمی از رویه ها و عناصر را ارائه می دهد و مهلت های آنها را تعیین می کند. برنامه برای یک جلسه تجاری، اول از همه، مستلزم تدوین موضوعاتی است که به اکثریت دعوت شدگان (مدیران، متخصصان، کارمندان، کارگران) مربوط می شود. موضوعاتی که در برنامه جلسات تجاری گنجانده شده است، بسته به میزان پیچیدگی، از مسائل حجیم تر و پیچیده تر تا مسائل ساده تر رتبه بندی می شوند.

برنامه ریزی برای یک جلسه

در فرآیند برنامه ریزی یک جلسه، برنامه ای برای یک جلسه تجاری تهیه می شود که در آن دستور جلسه شامل مواردی که برای جلسه مطرح می شود، نام، حروف اول و موقعیت شخصی که یک موضوع خاص را گزارش می دهد، تنظیم می شود. .

انتخاب شرکت کنندگان مرحله دوم در فرآیند برنامه ریزی جلسه است. ترکیب شرکت کنندگان بر اساس تعداد افرادی که مستقیماً به موضوعات مورد بررسی علاقه دارند یا دانشی در مورد موضوع مورد بررسی دارند تعیین می شود.

قوانینی وجود دارد که به آماده سازی و اجرای مؤثر یک جلسه تجاری کمک می کند:

1. فرمول اجباری موضوع و تعیین نتایجی که در این فرآیند باید به دست آید،
2. موضع واضح سخنران، ارائه استدلال ها و توصیه های از پیش اندیشیده شده برای به دست آوردن نتایج برای متقاعد کردن کارکنان در مورد صحت تصمیمات اتخاذ شده،
3. یک دستور کار با دقت فکر شده، که شامل فهرستی از موضوعات مورد بحث است،
4. ترتیب خاصی از موضوعات مورد بحث در یک جلسه، که باید نه بر اساس اهمیت، بلکه بر اساس اصول روانشناختی ترتیب داده شود.

برآورده کردن الزامات

بیایید به برخی از الزامات ملاقات بیشتر که در برنامه ملاقات تجاری گنجانده شده است نگاه کنیم. موضوعی که بحث را باز می کند باید راحت تر حل شود تا پس از حل موفقیت آمیز آن، انگیزه کارکنان برای حل مسائل پیچیده تر به میزان قابل توجهی افزایش یابد.

مسائلی که نیاز به بحث داغ دارند باید با دقت فکر شده و به درستی در برنامه جلسات کاری قرار داده شوند. همچنین مهم است که نتیجه نهایی مورد نظر را تعیین کنید که با آن جلسه را پایان دهید.

هنگام بحث در مورد پیچیده ترین موضوعاتی که درک آنها دشوار است، لازم است استفاده از مواد بصری را در برنامه ملاقات کاری گنجانده شود، زیرا درک موضوعات مطرح شده را می توان با استفاده از نه تنها شنوایی، بلکه بینایی نیز بهبود بخشید. حقایق مربوط به دستور کار باید از قبل ارائه شود مدارک مورد نیازقبل از جلسه آماده شود

تدارک جلسه

طرح جلسه کاری ابزاری حیاتی برای آماده سازی یک جلسه موثر است و باید نحوه برقراری ارتباط با شرکت کنندگان در مورد جلسه را در نظر بگیرید.

دعوت نامه ها برای شرکت کنندگان در جلسه ارسال می شود که باید موضوع و اهداف را مشخص کند. شرکت‌کنندگانی که نمی‌توانند در جلسه شرکت کنند، باید اطلاعاتی درباره پیشرفت بحث، از جمله گزارشی از نتیجه جلسه دریافت کنند.

هنگام برنامه ریزی یک جلسه، مهم است که مکان جلسه را در نظر بگیرید، زیرا در طول بحث هیچ چیز نباید توجه شرکت کنندگان را منحرف کند. یک محیط راحت و یک فضای تجاری نیز برای ایجاد روحیه خوب برای کارمندان برای بحث موثر ضروری است.

نمونه هایی از حل مسئله

مثال 1

کارشناس بازرگانی سیستم ها

اثربخشی یک جلسه با تعداد شرکت کنندگان و زمان صرف شده نسبت معکوس دارد.

آولد و کان لاو

به چه کسی:مالکان، مدیران ارشد، مدیران میانی

سناریوهای استفاده از مقاله: چه کسی و چرا مفید است

صاحبان- معرفی استاندارد یکپارچه برای برگزاری مجامع در شرکت با استفاده از مقررات پیشنهادی. کسب شفافیت در فعالیت های مدیرانی که به طور منظم جلساتی را برگزار می کنند. تشکیل جلسات موثر و کارآمد هیئت مدیره

مدیران ارشد و مدیران میانی- به طور موثر مشکلات و وظایف پیچیده را از طریق جلسات حل کنید، از یک استاندارد واحد برای درک متقابل بین همه شرکت کنندگان استفاده کنید.

برای متخصصین-به مدیر خود کمک کنید جلسات را کارآمدتر و موثرتر برگزار کند.

این کلمه وحشتناک "جلسه"

موضوع به ظاهر بی ضرر جلسات، افراد کمی را بی تفاوت می کند. هنگامی که آن را لمس کنید، یک واکنش قوی تضمین می شود! همانطور که تمرین من نشان می دهد، وضعیت جلسات در شرکت ها به یکی از موارد افراطی گرایش دارد:

• مدیر معتقد است که جلسات اتلاف وقت است، زیرا در زمان صرفه جویی شده می توان کارهای زیادی انجام داد. بنابراین جلسات شرکت حتی در مواقع ضروری تشکیل نمی شود. در نتیجه، مجریان با اطلاعات تحریف شده مواجه می‌شوند و بسیاری از مشکلات با ماهیت استراتژیک در محل اتصال بخش‌ها، یا که در حیطه مسئولیت کسی نیست، به سادگی حل نمی‌شوند.
• وضعیت برعکس زمانی است که مدیر جلساتی را برای هر موضوع جزئی تشکیل می دهد، ترکیب شرکت کنندگان همیشه حداکثر و زائد است، هر جلسه تبدیل به بحث درباره همه چیز و همه می شود و 3-4 ساعت طول می کشد. در این مورد، کارمندان با وجدان که به سادگی برای انجام وظایف حرفه ای وقت ندارند "زنگ را به صدا در می آورند" - آنها هر روز ده جلسه دارند. مدیر خوشحال است: به نظر می رسد که همه چیز تحت کنترل است.

نتیجه متناقض است. غالباً جلسات به عنوان یک ابزار مدیریتی اصلاً مورد استفاده قرار نمی گیرند یا هم توسط مدیران و هم زیردستان با وجدان با نتیجه صفر مورد استفاده قرار می گیرند.

بعضی ها فکر می کنند جلسه زمانی است که شرکت کنندگان زیاد باشند، موضوع حداقل در مقیاس جهانی باشد و چندین ساعت طول بکشد.

در این مقاله، من به این جلسه در یک مفهوم گسترده تر نگاه می کنم. جلسه یا جلسه به اصطلاح عملیاتی که 2 نفر می توانند در آن شرکت کنند و 15 دقیقه طول بکشد نیز گزینه ای برای جلسه است. بحث منظم در مورد وضعیت اجرای پروژه های داخلی نیز یک جلسه است.

جلسه می تواند موقعیتی باشد (هدف: بحث در مورد یک مشکل در حال ظهور، فرصت، ایده، استراتژی) یا از قبل با ترکیب خاصی از شرکت کنندگان برنامه ریزی شده باشد. هيئت مدیره- این گونه ای از یک جلسه معمولی است که عمدتاً دارای دستور کار استاندارد و ترکیب شرکت کنندگان است.

لئو تولستوی عبارت فوق العاده ای به ما داد: «همه خانواده‌های خوشبخت شبیه هم هستند.. برعکس در مورد جلسات صدق می کند: "همه جلسات بی نتیجه شبیه هم هستند.": شرکت کنندگان با مونولوگ گوینده به خواب می روند، مسائل حل نمی شود و در نتیجه هیچ کاری انجام نمی شود.

من مشکلات معمول جلسه را مورد توجه شما قرار می دهم. من مطمئن هستم که آنها را در جلسات هیئت مدیره، در جلسات توجیهی صبحگاهی و در کنفرانس هایی که برای حل یک مشکل خاص برگزار می شود، پیدا خواهید کرد.

1. شرکت کنندگان در جلسه مشغول حل و فصل مسائل کوچک هستند و زمانی برای مسائل استراتژیک (سطح پایین سازمان) باقی نمی گذارند.
2. آنها در دایره ای می چرخند - در مورد مشکلات/وظایف یکسان بحث می کنند، اما هیچ کاری بر اساس نتایج جلسه انجام نمی شود (وضعیت "گفت و گو و جدایی").
3. هیچ کس نمی داند چه چیزی را به چنگ بیاورد - آنها در جلسه زمانی که کارهای قدیمی هنوز کامل نشده اند، وظایف جدیدی ایجاد می کنند (با این رویکرد، نه یکی و نه دیگری تکمیل نمی شود).
4. شرکت کنندگان در جلسه مسئولیت را به یکدیگر منتقل می کنند و نه به مزایای موضوع، بلکه به این فکر می کنند که چگونه توجه مدیر را از بخش خود منحرف کنند و همکاران را از بخش های مرتبط "سیل" کنند.
5. این جلسه در قالب "تک گویی مدیر" برگزار می شود: چه نوع بحثی در مورد ایده ها و پیشنهادات وجود دارد، در این مورد، شرکت کنندگان باقی مانده اضافی می شوند.
6. تعداد زیادی از شرکت کنندگان در جلسه دعوت می شوند، به همین دلیل است که جلسه به یک غرفه یا یک پادشاهی خواب آلود تبدیل می شود.
7. عدم شفافیت: آنچه مدیران میانی با زیردستان خود بحث می کنند و چقدر سازنده است - فقط خدا می داند! به نظر می رسد تمام مشکلات فوق در این جلسات وجود داشته باشد :-)

نتیجه: راندمان بسیار پایین جلسات که از ابزار مدیریتی به بار و انگیزه برای کارکنان وظیفه شناس تبدیل می شود.

الگوریتم گام به گام تهیه و برگزاری جلسات کاری و هیئت مدیره

چگونه می توان جلسات و هیئت مدیره را به ابزار مدیریتی موثر برای حل مشکلات و وظایف پیچیده تبدیل کرد؟ من پیشنهاد می کنم از یک الگوریتم گام به گام استفاده کنید که با در نظر گرفتن اشتباهات خودم در جلسات و تجربه مشتریانم که در مورد مدیریت منظم به آنها توصیه می کنم توسعه یافته است. من توصیه می کنم آن را بر اساس خودم اصلاح / بهبود بخشم تجربه شخصیو ویژگی های کسب و کار خود را بر اساس مقررات و استانداردهای شرکتی قرار ندهید.

البته، من نتوانستم در الگوریتم تمام مشخصات انواع خاص جلسات را منتقل کنم: عملیاتی، هیئت مدیره جمع آوری شده برای حل مشکلات خاص، جلسات گروه های پروژه، کمیته ها و غیره. برای هر یک از آنها می توانید یک مقررات و الگوریتم جداگانه بنویسید: دستور کار معمولی آن چیست، چه موادی باید آماده شود، ارائه در چه قالبی باید باشد، الزامات محتوا و ساختار گزارش ها چیست.

من به اصل "از ساده به پیچیده" اعتقاد دارم، بنابراین در الگوریتم روی نکات کلی و ساده تری تمرکز کردم که برای همه جلسات برگزار شده از جمله هیئت مدیره اعمال می شود. اضافه کردن مشخصات پس از تسلط بر آنها یک موضوع تکنیکی خواهد بود.

1. تعیین کنید چه کسی و چه نقشی کلیدی در تهیه و اجرای جلسه ایفا خواهد کرد

یک نفر می تواند یک نقش یا چند نقش را در یک نفر بازی کند. بیایید آنها را فهرست کنیم:

مشتری- بیشترین علاقه مندی به دستیابی به اهداف جلسه. به عنوان مثال، مدیرعامل تصمیم گرفت برای یافتن راه هایی برای کاهش تعداد عیوب در تولید، جلسه ای تشکیل دهد. که در در این مورداو مشتری خواهد بود

مسئول سازماندهی و برگزاری جلسه- کسی که تهیه و ضبط دستور جلسه، جمع آوری همه شرکت کنندگان در زمان و مکان معین، آشنایی شرکت کنندگان با مواد قبل از رویداد و تعیین وظایف بر اساس نتایج را سازماندهی می کند.

مجری- فرآیند جلسات را از دیدگاه مدیریت گروه سازماندهی می کند.

دبیر، منشی- با ثبت نظرات، حقایق و تصمیمات سر و کار دارد. صورتجلسه را نگه می دارد.

سخنرانان، مجریان، ارزیابان و غیره.- شرکت کنندگان در جلسه که باید راه حل هایی را برای یک موضوع خاص پیشنهاد کنند یا یک ارزیابی تخصصی ارائه دهند.

نقش کلیدی که فقدان آن برای اطمینان از بیهودگی رویداد تضمین شده است - مسئول سازماندهی و برگزاری جلسه(به اختصار OOPS). با تصادف غم انگیز شرایط، آنها آن را فراموش می کنند، و صادقانه بگویم، آنها آن را "فراموش می کنند". رهبر معمولی روسیه علاقه ای به سازماندهی و آماده سازی ندارد - به او عمل کنید و "حمله کنید!" به همین دلیل لازم است در مورد این نقش با جزئیات بیشتری صحبت شود.

اولاً، کلمه "سازمان" همیشه به معنای کار با دستان خود نیست. سازمان دهنده می تواند این کار را خودش انجام دهد یا این کار را به سایر کارمندان محول کند (به شما یادآوری می کنم اصل اساسی: یک کار را می توان تفویض کرد، مسئولیت اجرای آن را نمی توان) و اجرا را می توان نظارت کرد.

برای اطمینان از بیهودگی جلسه، مسئولیت سازماندهی و اجرای آن را به هیچ فردی واگذار نکنید.

یادآوری می کنم که یک نفر می تواند چندین نقش را بازی کند. اگر "مشتری" همزمان نقش "مسئول سازماندهی و برگزاری جلسه" را ایفا می کند، مهم ترین چیز این است که از این موضوع آگاه باشید و ... دسیسه ... در واقع آن را بازی کنید! اگر در عمل این کار را انجام ندهید، شخص دیگری را به صراحت نامزد کنید (اصل «خودت باید حدس بزنی» در مدیریت سیستم بسیار بد است)، یا نپرسید «چرا همه به موقع جمع نشدند؟» - تو آنها را جمع نکردی!

آیا کسی مسئول سازمان نیست؟ تبریک می گویم! این یکی از دلایلی است که بیشتر جلسات اشتباه می شود و وقتی شروع به درک دلایل می کنید، معلوم می شود که هیچ کس مقصر نیست. و بدترین چیز این است که دفعه بعد همه چیز همان خواهد بود.

2. اهداف را تنظیم کنید، یک دستور کار (برنامه) برای جلسه تهیه کنید

مشتری کارگاه اهداف را تعیین می کند. بر اساس آنها، او به طور مستقل یک دستور کار تهیه می کند یا آن را به کارمند دیگری تفویض می کند و نام او را به مسئول سازماندهی و برگزاری جلسه (OOPS) گزارش می دهد.

برای هر موضوعی که در جلسه مورد بحث قرار می گیرد، ممکن است انتظار داشت که چندین هدف به طور همزمان محقق شود. در این مورد، همه آنها باید فهرست شوند.

گزینه های معمول برای رسیدن به اهداف:

• اهداف، مشکلات، فرصت ها و غیره را تدوین کنید. (به عنوان مثال: ما باید به 2 میلیون روبل در ماه درآمد از فروشگاه ها برسیم).
• اثبات وجود راه حل (تبادل نظر در مورد مسئله، مشخص کردن شرایط مسئله، تجزیه و تحلیل داده ها).
• گزینه هایی را برای حل یک مشکل/مشکل پیدا کنید (طوفان فکری)، لیستی از امیدوارکننده ترین گزینه ها تهیه کنید (کارشناسان موضوع باید شرکت کنند).
• یکی از امیدوارکننده ترین گزینه ها را برای حل مشکل انتخاب کنید.
• یک طرح (مدل، مفهوم) برای حل مشکل ایجاد کنید (کارشناسان موضوع باید شرکت کنند).
• یک نمودار از یک راه حل خاص برای مشکل را مورد بحث قرار دهید (نوعی تست تصادف: جستجو نقاط ضعفو فرصت ها).
• ارائه مدل توسعه یافته (نمودار) راه حل، جمع آوری بازخورد، مشارکت کسانی که راه حل را اجرا یا استفاده می کنند
• در مورد وظایف، وضعیت ها، مسائل جزئی به عنوان بخشی از اجرای راه حل بحث کنید (معمولاً مربوط به یک گروه جلسات منظم: هیئت مدیره، پروژه، کمیته و غیره).
• آموزش کارکنان (برگزاری یک کلاس کارشناسی ارشد).

در واقع اهداف هسته اصلی برنامه هستند. گاهی اوقات نیازی نیست آنها را با چیزی تکمیل کنید. پس از تدوین هدف، مهم است که در نظر بگیرید: شاید بتوانید مشکل / کار را بدون جلسه حل کنید یا فقط به یک نفر برای انجام آن نیاز دارید.

مثلا,این شرکت با سرعت پایین پردازش درخواست های مشتریان مشکل دارد. مدیر کل - مشتری، اهداف "برگزاری یک طوفان فکری و طرح کلی گزینه های امیدوار کننده برای حل مشکل" و "بحث در مورد گزینه راه حل پیشنهاد شده توسط ایوانوف P." را ثبت می کند. در مرحله بعد، مشتری وظیفه تهیه دستور جلسه را به رئیس بخش مشتری محول می کند.

فرد مسئول سازماندهی و انجام، انطباق دستور کار با مقررات داخلی را کنترل می کند. مثلا، اجرای قانون را بررسی کنید «مسائل جزئی را که می‌توان بین دو شرکت‌کننده جلسه یا در سطح مدیر زیردستان حل و فصل کرد، یعنی بدون دخالت همه شرکت‌کنندگان، درج نکنید».. این رویکرد به شما این امکان را می دهد که روی مسائل استراتژیک تمرکز کنید و اتلاف وقت را به حداقل برسانید.

در دستور کار، حتما مطالبی را که شرکت کنندگان باید قبل از شروع جلسه مطالعه کنند، قرار دهید.

مثال دستور کار:

1. ارائه مدل جدیدکار با پروژه های مشتری به سوالات پاسخ دهید (مسئول: الکسی اسمیرنوف).

مطالعه مواد قبل از کنفرانس توسط همه شرکت کنندگان (پیوندهای هر سند پیوست شده است):

• شرح مفهوم.
• نمونه فرمت طرح جدید 1 ماهه.
• مثال برنامه استراتژیکبه مدت 6 ماه

2. یک نسخه پیش نویس از یک برنامه استراتژیک برای جذب مشتری از اینترنت به مدت 6 ماه برای مشتری "ایوانف و شرکا" (مسئول: الکسی اسمیرنوف) تهیه کنید.

3. در عمل یک طرح جدید برای جمع آوری یک تیم پروژه برای بحث و ترسیم برنامه های ماهانه آزمایش کنید. جمع آوری بازخورد بر اساس نتایج (مسئول: پیتر ایوین).

3. شرکت کنندگان را تعیین کنید

بر اساس اهداف و دستور کار، باید مشخص شود که چه افرادی برای بحث مورد نیاز خواهند بود.

اگر کارمندی ملزم به مشارکت فعال در بحث موضوع نیست، اما مشارکت فعال او در اجرا برنامه ریزی شده است، منطقی است که او را به جلسه دعوت کنیم تا:

1. از مجریان بازخورد دریافت کنید (به شما امکان می دهد از ساختن قلعه هایی در هوا که قابل اجرا نیستند اجتناب کنید).
2. انتقال اهداف و اصول برای به حداقل رساندن تحریف ها هنگام حل مشکلات در عمل به مجریان.

تشکیل تعداد شرکت کنندگان فقط از آنهایی که برای رسیدن به اهداف جلسه ضروری و در عین حال کافی است، کاری است که مهارت خاصی را می طلبد. هر چه کارمندان بیشتر مشکل/وظیفه را از نزدیک بشنوند، تحریف کمتری وجود خواهد داشت، اما احتمال حضور افراد اضافی و اتلاف وقت و انرژی آنها بیشتر می‌شود.

بر اساس تجربه شخصی، من به یک هک زندگی رسیدم: به شرکت کنندگان در جلسات قبلی در مورد موضوع/مشکل مشابه نگاه کنید. اگر شخصی در جلسه ای منفعت قابل توجهی ارائه نکرده باشد و مشارکت او تأثیر مثبتی بر کار بعدی او نداشته باشد، او کاندیدای اصلی برای حذف از جلسات آینده است. در اینجا مهم است که بین آنهایی که زیاد حرف می زنند و کسانی که به موضوع حرف می زنند تمایز قائل شویم.

برای هر یک از شرکت کنندگان، لازم است مدرک تحصیلی مورد نیاز (در صورت متفاوت بودن) از مطالعه دستور جلسه و مطالب پیوست تعیین و ابلاغ شود. یک اشتباه معمولی: وقتی مدیر معتقد است که "آنها به تنهایی آن را متوجه خواهند شد، اما این عمل ظالمانه است: کسانی که نیازی به مطالعه دقیق دستور کار ندارند، قطعاً 2 ساعت را صرف آن خواهند کرد." همانطور که قبلاً در طول جلسه مشخص شد ، "فقط با یک چشم نگاه کرد."

مقطع تحصیلی می تواند:

• جزئیات - مشارکت فعال انسانی هنگام بحث / جستجو برای راه حل برای یک مشکل یا در اجرای بعدی مورد نیاز است.
• متوسط ​​- مطالعه بدون غوطه وری قطعات کوچک، اما با جزئیات کافی برای شرکت فعال در بحث.
• سطحی (مشاهده سریع) - ایده کلی، افکار کلیدی، استراتژی را درک کنید. چنین شخصی موظف است به اطلاعاتی که شرکت کنندگان قبلاً در طول بحث بیان کرده اند واکنش نشان دهد.

نمونه ای از تمرین من:

یکی از شرکت های بازرگانی جلسه ای را برای برگزاری تبلیغات برگزار کرد. مدیر عامل شامل حسابداران، وکلا و متخصصان منابع انسانی در میان شرکت کنندگان بود. برای چی؟ تا نظر مستقل آنها را بشنوند.

با این حال ، یک ماه بعد معلوم شد که مدیر کل هنوز بنر و تبلیغ را دوست ندارد. ما سعی کردیم بفهمیم چه کسی مسئول نتیجه است و چه کسی تغییرات خاصی در مفهوم ایجاد کرده است. معلوم شد، البته، طبق اصل "پیروزی هزار پدر دارد، اما شکست همیشه یتیم است" - هیچ فردی وجود نداشت که مایل به مسئولیت باشد.

در چنین حالتی کار درست چیست؟ مدیر کل باید یک گروه پروژه برای انجام عمل ایجاد کند و رهبر آن را منصوب کند (او باید حرف آخر را بزند و پاسخگوی نتیجه نهایی باشد). تیم پروژه فقط باید شامل متخصصانی باشد که بر اساس صلاحیت های حرفه ای خود باید فعالانه در توسعه کمپین شرکت کنند: رهبر گروه، بازاریاب، طراح، رئیس بخش تبلیغات. در صورت تمایل، مدیر عامل می تواند در اولین جلسه تیم پروژه شرکت کند تا اصول و دیدگاه های خود را بدون تحریف به مجریان منتقل کند.

4. کار اداری جلسه را سازماندهی کنید

توصیه می کنم از اسناد آنلاین (Google Docs، Microsoft365 و غیره) استفاده کنید. آنها دارند مزیت غیر قابل انکار: همه شرکت کنندگان تغییرات سند را در زمان واقعی مشاهده می کنند، همه همیشه نسخه فعلینتایج (این امر همچنین به برنامه اقدام پس از جلسه اجازه می دهد تا فوراً ارجاعاتی را به وظایف محول شده توسط افراد مسئول برای اجرای آنها ثبت کند).

اگر نیاز به جمع‌آوری امضا از شرکت‌کنندگان بر اساس نتایج دارید، همیشه می‌توانید سند آنلاین را چاپ کرده و آن را در مقابل امضا بررسی کنید.

بخور دو گزینه برای ذخیره برنامه های جلسه و نتایجدر اسناد آنلاین (اسناد LOG):

1. از یک سند جداگانه برای جلسه استفاده کنید. به شما امکان می دهد فقط دسترسی به اعضا را محدود کنید. معایب: اقدامات اضافی برای ایجاد فایل ها، تجزیه و تحلیل دینامیک دشوار است.
2. یک سند برای یک موضوع خاص ایجاد کنید، به عنوان مثال. از یک فایل چندین بار استفاده کنید و آن را با اطلاعات مربوط به جلسات جدید تکمیل کنید. این برای تجزیه و تحلیل دینامیک، مشاهده سریع تمام جلسات به مدت یک ماه و غیره بسیار راحت است. فرض بر این است که شرکت کنندگان کلیدی و عادی به کل سند دسترسی دارند.

برای گروه‌های دائمی (چنین گروه‌هایی را می‌توان از مدیران ارشد در حوزه‌های کلیدی کسب‌وکار تشکیل داد)، من توصیه می‌کنم یک سند LOG کنفرانس مشترک ایجاد کنید. مثلا, گروه منابع انسانی شامل: رئیس بخش منابع انسانی، مدیران اجرایی و کل است. موافقم، تجزیه و تحلیل نتایج ده کنفرانس گذشته در یک سند LOG بسیار ساده تر از باز کردن و کلیک کردن روی 10 فایل مختلف است.

اگر ترکیب شرکت کنندگان دائما در حال تغییر است (به عنوان مثال، افراد جدید متصل شده اند)، می توانید حقوق دسترسی به سند LOG را در سطح گروه مدیریت کنید. این امر به ویژه زمانی ارزشمند است که سایر اسناد در طول جلسات به اشتراک گذاشته شود. یعنی باید یک گروه در سرویس اسناد آنلاین ایجاد کنید و شرکت کنندگان را در آنجا اضافه کنید.

اجازه دسترسی به سند LOG و فایل‌های مرتبط را به گروه بدهید، نه به کاربران. اکنون تنها کاری که باید انجام دهید این است که کاربران را به گروه اضافه و حذف کنید. آنها به طور خودکار دسترسی پیدا می کنند یا از دست می دهند.

اگر جلسه حوزه شامل افراد دیگری باشد که نمی خواهند به نتایج جلسات قبلی و بعدی دسترسی داشته باشند چه؟ دستور کار و نتایج حاصل از سند LOG را در کار کپی کنید (در ادامه در این مورد بیشتر توضیح دهید) یا به عنوان آخرین راه حل، آن را روی کاغذ چاپ کنید.

5. یک ساختار وظیفه برای جلسه ایجاد کنید

این نقطه برای کسانی مناسب است که از سیستم های تنظیم وظایف رسمی (Bitrix24، Megaplan، Trello و غیره) استفاده می کنند. هنوز این کار را نمی کنی؟ دوره آنلاین من "" به شما کمک می کند تا تنها تصمیم درست را بگیرید.

بنابراین، به هر شرکت کننده جلسه باید یک وظیفه جداگانه اختصاص داده شود، که در آن آنها باید پیوندی را به دستور کار نشان دهند (یا فایلی را با آن به کار ضمیمه کنند).

شرکت‌کننده در حین آماده‌سازی برای کنفرانس و مطالعه دستور کار و مطالب ضمیمه، نتیجه به‌دست‌آمده و زمان صرف شده برای آماده‌سازی و همچنین پیشنهادات/نظرات خود را در تفسیر کار ثبت می‌کند.

به عنوان مثال، در Bitrix24 باید این کار را انجام دهید:

1. یک کار ایجاد کنید و به عنوان اولین مجری، مسئول سازماندهی و برگزاری کنفرانس (OOPC)، و همچنین مجریان مشترک - همه شرکت کنندگان دیگر را مشخص کنید. وظایف آنها به طور خودکار به وظایف فرعی وظیفه OOPS تبدیل می شود. این هم برای سازمان دهنده (او می تواند چنین ارتباطی را مدیریت کند) و هم برای مشتری راحت خواهد بود (دیدن تصویر بزرگ آسان است).
2. شرط لازم برای عنوان کار (عنوان در سند LOG یکسان خواهد بود): کنفرانس از DD.MM.YY: موضوع و هدف اصلی کنفرانس. مثال:کنفرانس مورخ 18/08/20: در مورد گزینه‌های راه‌حل‌های مشکل بحث کنید "پاسخ آهسته به درخواست‌های مشتری"، شخصی را که مسئول اجراست انتخاب کنید (یا شاید تجزیه و تحلیل دقیق‌تر مشکل، تهیه طرح).

کلمه "کنفرانس" در عنوان به یک مدیر ارشد این امکان را می دهد که تمام کنفرانس های برگزار شده در یک ماه را به مدت 3 ماه در یک گزارش وظیفه نمایش دهد و اثربخشی آنها را ارزیابی کند.

پیوندی در LOG به یک کار مشترک (ایجاد شده برای اولین مجری) ایجاد کنید، به طوری که هنگام مطالعه LOG ها بتوانید به راحتی از زمان صرف شده برای انجام وظایف توسط همه شرکت کنندگان جلسه مطلع شوید: در تهیه و مطالعه مواد، در خود جلسه، در تعیین وظایف بر اساس نتایج

6. از شرکت کنندگان بخواهید دستور جلسه و مطالب پیوست شده را مطالعه کنند

اثربخشی یک جلسه با سطح آمادگی شرکت کنندگان آن رابطه مستقیم دارد. شما می توانید وظایف جداگانه ای برای مطالعه دستور کار و مواد جلسه ایجاد کنید، یا می توانید از موارد ایجاد شده برای جلسه استفاده کنید (استفاده از نظرات برای نمایش نتایج هر یک از آنها و ثبت زمان صرف شده به طور جداگانه مهم است).

هرکسی که برنامه جلسه و مطالب ضمیمه را مطالعه کرده است باید پیشنهادات، بازخوردها، سوالات اولیه و سایر نظرات خود را تنظیم کند. پیشنهادها یا با استفاده از عملکرد "نظرات در مورد کار" نوشته می شوند، یا می توان آنها را در بخش ایجاد شده ویژه در دستور کار (سند LOG) ثبت کرد که نشان می دهد چه کسی و چه زمانی مشارکت داشته است. انتخاب روش را به صلاحدید شما می سپارم.

OOPS بازخورد دریافت شده را تجزیه و تحلیل می کند و در صورت لزوم، آن را با مشتری در میان می گذارد. اگر اضافات مهم در نظر گرفته شوند، به همه شرکت کنندگان در جلسه اعلام می شود. گاهی وقت‌گذاری مجدد جلسه یا تغییر ترکیب موضوعات و شرکت‌کنندگان منطقی است.

چرا مطالعه دستور کار و مواد ضروری است؟

• به طوری که شرکت کنندگان برای جلسه آماده باشند و شما سهم زیادی از وقت خود را صرف صحبت های مقدماتی نکنید.
• اجازه دادن به افراد برای غوطه ور شدن در زمینه از قبل (از جمله تهیه داده ها و اطلاعات لازم، تجزیه و تحلیل تجربیات آنها) باعث می شود آنها در جلسه بسیار سازنده و مؤثرتر شوند.
• تا شرکت کنندگان بتوانند از قبل به ایده ها، راه حل ها و ... فکر کنند. (مغز انسان توانایی تفکر در پس زمینه را دارد، بی جهت نیست که وجود دارد حکمت عامیانه"صبح عاقل تر از شام است").

7. جلسه داشته باشید

نقش کلیدی که موفقیت یا شکست یک جلسه را تعیین می کند، ناظم است. این می تواند توسط مشتری، شخصی که مسئول سازماندهی و اجرای جلسه است، یا یکی دیگر از شرکت کنندگان منتخب بازی کند.

نه مشتری، نه ناظم (به ویژه روی نقش هایی که می توانند توسط مدیران ارشد اجرا شوند تمرکز می کنم)، و نه سخنرانان نباید برای شروع جلسه دیر بیایند. به یاد داشته باشید که هرگونه تاخیر بر نظم کاری تاثیر منفی می گذارد و وقت شرکت کنندگان را تلف می کند (آنها نشسته اند و منتظر شما هستند).

اعتدال و مشارکت مشارکت کنندگان

یک مدیر خوب به راحتی پیدا نمی شود. برای ایفای این نقش، شایستگی های مدیریتی زیر باید به خوبی توسعه داده شوند: «تصمیم گیری»، «مدیریت تیم» و «ارتباطات». در غیر این صورت، حتی یک جلسه خوب برنامه ریزی شده می تواند به راحتی تبدیل به یک مسخره، یک ملاقات بی فایده و مایه کینه متقابل شود.

وظایف اصلی ناظم:

1. شرکت کنندگان را در کار فعال در جلسه درگیر کنید: سؤالات را تنظیم کنید. بیان نظرات و پیشنهادات؛ در توسعه تصمیمات شرکت کنید (در حالی که فعالیت را تشویق می کنید، باید با کسانی که سکوت می کنند تماس بگیرید. به این ترتیب، هیچ یک از شرکت کنندگان نمی توانند در فعالیت های موازی شرکت کنند). یک تکنیک خوب این است که نشان دهیم یک موضوع خاص در دستور کار چگونه بر کار شرکت کنندگان تأثیر می گذارد یا با آن ارتباط دارد (این جایی است که همه قطعاً با دقت گوش خواهند داد!).
2. به دستور جلسه برگردید (در صورت مطرح شدن موضوعات مهم، شرح آنها را به عنوان یک کار جداگانه درج کنید).
3. هرگونه درگیری را متوقف کنید و آنها را به سمتی سازنده سوق دهید.
4. در صورت لزوم، شرکت کنندگان را از نظرات به واقعیت ها تغییر دهید (ترجمه انتقاد به انتقاد سازنده: حقایق بدون شخصی سازی بیان می شوند).
5. شرکت کنندگان را به جای یافتن مقصر، بر روی یافتن راه حل برای مشکلات پیش آمده متمرکز کنید.
6. فضایی از احترام متقابل و صراحت ایجاد کنید (بدون موضوعات تابو، تمایل به بحث در مورد نکات "دردناک").
7. زمان کنترل: مدت زمان جلسه و تصمیم گیری ها مسائل خاص; زمان برای نظرات و ارائه توسط شرکت کنندگان.
8. جلسه را خلاصه کنید: مسائل و تصمیمات کلیدی اتخاذ شده را یادداشت کنید. ارزیابی اثربخشی جلسه؛ نکات مثبت و منفی را یادداشت کنید، نقاط رشد را شناسایی کنید. ارائه بازخورد در مورد عملکرد و مشارکت شرکت کنندگان.

همانطور که می بینید، لیست وظایف ناظر به دور از اهمیت است. آیا برای نقش ناظم آماده هستید؟

اگر یک استاندارد شرکتی در شرکت شما ایجاد شود و مورد توجه همه کارکنان قرار گیرد، برای ناظم بسیار آسان تر خواهد بود. "قوانین بحث سازنده در مورد موقعیت های کاری"، که شامل مواردی مانند:

• درباره اقدامات، نه شخصیت کارمند بحث کنید ("عدم غوطه ور شدن در جزئیات مشکل منجر به نارضایتی مشتری می شود" به جای "شما نمی دانید چگونه با مشتریان کار کنید").
• با حقایق کار کنید، نه نظرات ("فروش ما 20٪ کاهش یافته است" به جای "فروش ما شکست خورده است").
• هنگام ابراز نظر، روی این نکته تمرکز کنید که این یک نظر است ("به نظر من، شما باید مشکل تحویل طولانی مدت کالا به خریدار را حل کنید" به جای "کار بدی انجام می دهید").
• بر اساس منافع کسب و کار هدایت شوید، نه منافع خودتان.
• انتقاد نکنید، اما واقعیت ها را یادداشت کنید و راه حل ارائه دهید (سوالات: دقیقاً چه چیزی را اشتباه می بینید؟ در این شرایط چه راه حلی پیشنهاد می کنید؟).
• هر فردی بر این باور است که دنیا حول محور آنها می چرخد، بنابراین به نظرات بیان شده توسط دیگران احترام بگذارید، حتی اگر به نظر شما نامناسب باشد.
• اشتباهات خود را بپذیرید، به این فکر کنید که چگونه از آنها و اشتباهات دیگران برای توسعه شرکت و بهبود فرآیندها استفاده کنید.
• و خیلی بیشتر.

ثبت توافقات و نتایج

هنگام برگزاری جلسه، منشی هم وارد بازی می شود. وظیفه او ضبط برای هر شماره است:

1. همه پیشنهادات ارائه شده و مشکلات بیان شده برای حل مشکلات و نویسندگان آنها.
2. موضوعاتی که برای بررسی جداگانه در خارج از جلسه مطرح شد
3. تصمیمات نهایی و برنامه عمل با کسانی که مسئول تکمیل وظایف هستند.

نقش منشی برای پیگیری جلسه بسیار مهم است. منشی باید بتواند جزئیات مهم را در آنچه می شنود تشخیص دهد و سریع تایپ کند. در جایی که منشی وجود ندارد، حتی جلساتی که به خوبی برگزار می شود می تواند وقت تلف کردن باشد. ما صحبت کردیم، بحث کردیم، اما هیچ کس نمی داند بر اساس نتایج چه باید بکند.

چگونه نتایج کنفرانس را پردازش کنیم؟ شما می توانید یک کار جداگانه در Bitrix24 ایجاد کنید (مرتبط با وظیفه کلی کنفرانس)، یا می توانید آن را در همان وظیفه ای که برای کنفرانس ایجاد شده است در نظر بگیرید. اگر پردازش نتایج (تنظیم وظایف برنامه ریزی شده) به زمان کمی نیاز داشته باشد، گزینه دوم راحت است. فراموش نکنید که در کامنت وظیفه ثبت کنید که چقدر زمان صرف شده است.

8. اقداماتی را برای اجرای تصمیمات اتخاذ شده در نظر بگیرید

بالاخره به دردناک ترین و "تاریک" ترین موضوع رسیدیم. در بسیاری از الگوریتم ها از نظر دیپلماتیک حذف شده است. من معتقدم مشکل بزرگ نه در برگزاری درست جلسه، بلکه در اجرای تصمیمات اتخاذ شده است. کمترین توجه به اجرا می شود و به همین دلیل است که بسیاری از جلسات به گفتگو و تبادل نظر بیهوده می ماند.

برای برخی از مدیران، تنبل یا بی‌صلاحیت، نیاز به وارد کردن چیزی در فعالیت‌های روزانه شرکت باعث ترس واقعی می‌شود. آن‌ها سعی می‌کنند از هر کاری پس از جلسات طفره بروند یا این ایده را بی‌حرمت کنند. برای شناسایی مدیران احتمالی، چک لیست را توصیه می کنم. روز قیامت” از مقاله ” ” .

البته، در عرض چند پاراگراف به سختی می توان موضوع تکمیل وظایف برنامه ریزی شده را پوشش داد، که حجم های ضخیم را پر می کند. بنابراین، در چارچوب جلسات بر آن تمرکز خواهم کرد.

الگوریتم مختصری از اقدامات برای پیاده سازی راه حل در عمل:

1. راه حلی پیدا کن.
2. یک فناوری برای انجام / حل مشکل توسعه دهید.
3. راه حل را اجرا کنید.
4. کنترل میانی و نهایی را انجام دهید.

چرا اکثر راه حل ها در عمل اجرا نمی شوند؟ از آنجا که در پایان جلسه، به عنوان یک قاعده، تنها نکات زیر تکمیل می شود: "یافتن راه حل" و "کنترل میانی" تنها 10٪ از موفقیت است، بسیار دشوارتر است در عمل

برای کارهای ساده ای که باید بر اساس نتایج جلسه کاری تکمیل شوند، کافی است پیوندی به وظیفه مربوطه در سیستم تنظیم وظایف خود (Bitrix24، Trello، Megaplan و غیره) در کنار آن قرار دهید. در آینده، هنگام نگاه کردن به گذشته، راحت است که روی آنها کلیک کنید تا ببینید با چه وضعیتی تکمیل شده اند (البته اگر بودند!).

متأسفانه، توسعه فناوری و اجرای یک راه حل، همیشه یک کار بی اهمیت و تک مرحله ای نیست. بلکه کار پیچیده ای است که حل آن مستلزم مشارکت متخصصان مختلف و مدیر مجزا برای سازماندهی فرآیند است.

یافتن راه حل برای یک کار یا مشکل تنها 10 درصد موفقیت است

ارزیابی در دسترس بودن منابع (انسانی، موقت، مادی) قبل از راه اندازی بسیار مهم است. فن آوری برای مدیریت پروژه های داخلی و نمونه کارها آنها (همه راه اندازی شده) در اینجا کمک خواهد کرد. برای مطالعه آن، توصیه می کنم با مقاله "" شروع کنید.

نمونه ای از تمرین من:

یک شرکت تولیدی بزرگ به طور منظم هیئت مدیره ای دارد که در آن مالکان و مدیران ارشد شرکت می کنند. هیئت مدیره بسیار عالی سازماندهی شده است. هم منشی هست و هم ناظم. یکی از مالکان کلیدی در مقطعی متوجه شد که بسیاری از موضوعات از جلسه ای به جلسه دیگر با منظمی رشک برانگیز مورد بحث قرار می گیرد، اما عملاً هیچ پیشرفتی در حل آنها وجود ندارد.

بازنگری در فن آوری برای مدیریت پروژه های داخلی و وضعیت آنها کمک کرد. تبدیل وظایف مرکب بزرگ به پروژه ها؛ بررسی مسئولیت ها و حجم کار کارکنان شرکت کننده در پروژه های داخلی؛ توسعه یک برنامه انطباق و آموزش برای مدیریت پروژه.

9. به طور منظم جلسات گذشته نگر را برگزار کنید

بررسی گذشته نگر می تواند توسط مدیر فوری (برگزاری جلسات) یا توسط یک مافوق انجام شود. در LOG، می توانید یک مکان جداگانه را برای یک گذشته نگر اختصاص دهید یا یک جدول ویژه با گذشته نگرها و پیوندهایی به جلسات در حال ارزیابی ایجاد کنید (مزیت جدول این است که ردیابی دینامیک و انتقال سریع به داده های لازم آسان تر است).

اهداف کلیدی گذشته نگر ارزیابی و سازماندهی است. نتیجه گیری:

1. گزارش های جلسه را مشاهده کنید، کیفیت سازمان و رفتار را ارزیابی کنید. رعایت مقررات.
2. چقدر با کیفیت و راه حل های موثربر اساس نتایج پذیرفته می شوند.
3. تصمیمات اتخاذ شده چگونه در عمل اجرا می شوند و آیا اجرا می شوند یا خیر. دلیل ترمز گرفتن چیه؟
4. شرکت کنندگان: چه کسی اضافی است، چه کسی گم شده است.

بر اساس نتایج، اقداماتی را برای اصلاح وضعیت مشخص کنید. فعال ترین کارمندانی که شایسته تشویق هستند را شناسایی کنید.

جلسات منظم: ویژگی ها

جلسات منظم رویدادهایی هستند که با یک موضوع و معمولاً با شرکت کنندگان یکسان برگزار می شوند. به عنوان مثال: هیئت مدیره، جلسه منابع انسانی (کمیته)، گروه های پروژه، کمیته ها.

هنگامی که پروژه یک برنامه در حال انجام است (به عنوان مثال: یک کمیته مالی) یک کمیته نوعی از گروه پروژه است. همچنین می توان آن را "گروه منطقه کلیدی" نامید (به عنوان مثال: گروه مالی).

هنگامی که ترکیب شرکت کنندگان ثابت است، در زمان و منابع در سازماندهی و برگزاری جلسه صرفه جویی می شود:

• نقش ها توزیع می شوند.
• بخشی از دستور کار دائمی است.
• زمان بندی ها نیز منظم است.

شما می توانید سوالات تکراری برای بحث (وظایف) را برای یک گروه خاص شناسایی کنید و آنها را در آیین نامه شرح دهید. مثلا، به برنامه جلسه مدیر کلو رئیس بخش منابع انسانی می تواند شامل موارد زیر باشد:

• در مورد لیست برنامه های آموزشی راه اندازی شده برای مدیران ارشد و وضعیت فعلی آنها بحث کنید.
• حل مشکلاتی که هنگام جستجوی کارمندانی که قابل حل نبودند به وجود می آیند. هر مشکل دیگری
• در مورد دستاوردهای بخش منابع انسانی در طول دوره بحث کنید. یک سازمان درست کنید. نتیجه گیری
• پیشنهادهایی را برای توسعه فرآیندهای منابع انسانی در نظر بگیرید. اقدامات بعدی را در مورد آنها تعیین کنید.
• در مورد مسائل و وظایف دیگر بحث کنید.

جلسات از راه دور: ویژگی ها

در جلسات از راه دور، اسناد آنلاین ارزش ویژه ای پیدا می کنند، زیرا همه می بینند که منشی چه چیزی را ضبط می کند و چه تغییراتی در سند ایجاد می شود، و در صورت لزوم، می توانند خودشان آن را تکمیل کنند (در صورتی که چنین حقی توسط قالب جلسه).

برای جلسات راه دور، مهم است که صفحه نمایش دهنده (یا سخنران فعلی) به اشتراک گذاشته شود. توصیه می شود هنگام گوش دادن به گوینده در یک جلسه از راه دور (اگر بیش از 2-3 نفر شرکت می کنند) میکروفون ها را خاموش کنید تا امواج رادیو با صداهای بیگانه مسدود نشود.

همچنین عملکرد تجهیزات را از قبل بررسی کنید: میکروفون، دوربین های وب (در صورت لزوم)، نرم افزار ضبط صفحه.

چگونه پایگاه دانش شرکت خود را از طریق جلسات گسترش دهید

جلسات گنجینه ای هستند. اطلاعات مفیدبرای پایگاه دانش شرکت و برنامه آموزش کارکنان. اگر رویکردهای حل یک مشکل خاص مورد بحث قرار می گیرد، فناوری در حال توسعه است، یا یک کلاس کارشناسی ارشد برگزار می شود، یک ویدیو ضبط کنید (در قالب از راه دور حتی راحت تر خواهد بود - برای ضبط صفحه کامپیوتر کافی است) و اضافه کنید آن را به پایگاه دانش و/یا برنامه آموزشی.

شما می توانید به سرعت کارمندان جدید را به سرعت بالا ببرید، در حالی که مقدار قابل توجهی در زمان صرفه جویی می کنید و همچنین میزان تحریف را به حداقل می رسانید. برای مالک، یک ملاقات ضبط شده با نقش اصلی او یکی از این موارد است راه های موثرانتقال نظرات خود در مورد کار شرکت به متخصصان خط، دور زدن بسیاری از واسطه ها در قالب مدیران ارشد و مدیران میانی.

نتیجه گیری: کیفیت مهمتر از کمیت است

یک جلسه به خوبی سازماندهی شده، اگر به طور کامل و حرفه ای مورد بررسی قرار گیرد، یک فرآیند بسیار پرهزینه برای همه انواع منابع است. فقط زمانی را که کارکنان برای آماده سازی، بررسی دستور کار، خود جلسه و آثار ممکنبا توجه به نتایج.

در برخی موارد، تنها با یک نفر (اما با استفاده از همان مدل) یک کنفرانس برگزار کنید.

به یاد داشته باشید که وقتی صحبت از جلسات می شود، کیفیت مهمتر از کمیت است. شما ترجیح می دهید 10 جلسه به خوبی سازماندهی شده داشته باشید تا کارها را انجام دهند تا 40 جلسه یک راه حل سریعبدون هیچ اقدامی بر اساس نتایج.

 

شاید خواندن آن مفید باشد:

• اشغال قلمرو اتحاد جماهیر شوروی توسط نیروهای رایش سوم در عکس های سربازان ورماخت;
• جعبه کیک با گل داودی زرد;
• بادمجان کره ای - خوشمزه ترین دستور غذا;
• مانترای بسیار قوی از لطافت و عشق انواع مانترا برای جذب عشق.;
• در مورد برنامه های گفتگوی سیاسی در تلویزیون روسیه چه می گذرد؟;
• طرز پخت آبگوشت بوقلمون;
• رویه اظهار کالاهای حمل شده توسط افراد رویه اظهار کالا توسط افراد;
• فال دوقلوها به صورت آنلاین;