क्या कर्मियों के दस्तावेजों में एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर्याप्त है? कार्मिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन
वर्तमान कानून द्वारा क्या प्रतिबंध लगाए गए हैं, अब क्या निर्देशित किया जाना चाहिए और भविष्य में दस्तावेज़ प्रवाह को स्वचालित करते समय किसी को क्या उम्मीद करनी चाहिए?
कायापलट की आवश्यकता क्यों है?
पेपरलेस वर्कफ़्लो के लाभ स्पष्ट हैं - यह लागत में कमी, कीमती मानव-घंटे की बचत और काम की पारदर्शिता है।
व्यवसाय डिजिटाइज़ करने की कोशिश कर रहा है प्रमुख प्रक्रियाएँजो इसकी लाभप्रदता को प्रभावित करता है। साथ ही, बड़े पैमाने पर परियोजनाओं को भी अनुकूलित किया जाता है - कर्मियों की अधिकतम भागीदारी के साथ, यह आपको कंपनी की लागत कम करने की अनुमति देता है। नतीजतन, टन कागज, मानव समय के वर्षों और लाखों लोगों के अरबों तंत्रिका कोशिकाओं को बचाया जाता है।
शीर्ष दृश्य
रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के अनुसार, कंपनियां विभिन्न रूपों में लगभग 40 प्रकार के कार्मिक दस्तावेजों का उपयोग करती हैं। कंपनी के 100% कर्मचारी उनके साथ बातचीत करते हैं, इसलिए इन कागजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में बदलने और बाद में प्रक्रियाओं के स्वचालन से बहुत सारे संसाधनों की बचत होती है।
लेकिन शैतान विवरण में है। सामना करने वाली पहली बात कर्मियों के दस्तावेजों के महत्व को सुनिश्चित करने की आवश्यकता है। उन्हें स्वयं कर्मचारी और एक दर्जन बाहरी संगठनों (रूसी श्रम मंत्रालय, पेंशन और अनिवार्य चिकित्सा बीमा कोष, अदालतों और अन्य प्राधिकरणों) द्वारा आवश्यकता हो सकती है।
कागज के साथ, सब कुछ स्पष्ट है: हाथ में एक मुहर और एक हस्ताक्षर के साथ एक प्रति होनी चाहिए। जहाँ तक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने की बात है, अभी बहुत अभ्यास नहीं है।
डिजिटाइज़िंग फ़्रेम, कहाँ से शुरू करें?
सभी कर्मियों के दस्तावेजों को सशर्त रूप से 2 भागों में विभाजित किया जा सकता है:
1. एक व्यक्तिगत प्रकृति का - यह एक रोजगार अनुबंध और आदेश है जो केवल एक कर्मचारी को प्रभावित करता है (रोजगार अनुबंध, बर्खास्तगी, स्वीकृति, स्थानांतरण, आदि के प्रावधानों को बदलने पर)।
2. मास - सभी प्रकार के निर्देश, आदेश, विनियम, जिनसे संगठन या संबंधित विभागों के सभी कर्मचारियों को परिचित होना चाहिए।
भविष्य में इसके कानूनी महत्व को सुनिश्चित करने के लिए किसी दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक रूप बनाना इतना मुश्किल नहीं है। एक ओर, 04/06/2011 का संघीय कानून संख्या 63 "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" है। यह एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ES) के उपयोग की अनुमति देता है और इसके द्वारा हस्ताक्षरित और हस्तलिखित दस्तावेजों को समकक्ष के रूप में पहचानने के लिए बाध्य करता है। दूसरी ओर - श्रम कोडरूसी संघ, जो केवल दूरस्थ कर्मचारियों द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के उपयोग की अनुमति देता है और केवल उन्नत योग्यता के उपयोग के साथ इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर- यूकेईपी।
यूकेईपी महंगा है!
एक योग्य हस्ताक्षर प्रमाणपत्र प्राप्त करने के लिए, आपको एक मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्र (बाद में सीए के रूप में संदर्भित) से संपर्क करना होगा। यह एक कुंजी जोड़ी उत्पन्न करेगा जिसके साथ हस्ताक्षर बनाया और सत्यापित किया गया है।
अपने हाथों से कागज पर हस्ताक्षर करने के विपरीत, यूकेईपी प्रमाणपत्र जारी करना एक सशुल्क सेवा है। यही कारण है कि व्यवसायों को नए नियमों के तहत कर्मचारियों को दूरस्थ कार्य में स्थानांतरित करने की कोई जल्दी नहीं है - इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए संक्रमण निरर्थक लगता है।
सभी उठो, अदालत सत्र में है
हाल के न्यायशास्त्र पर विचार करें। आप नोट कर सकते हैं रोचक तथ्यश्रम कानून के क्षेत्र में इलेक्ट्रॉनिक साधनों के उपयोग पर:
- अदालत ने ई-मेल द्वारा कर्मचारियों को स्थानीय विनियमों (इसके बाद - LNA) से परिचित कराना वैध पाया: मामला संख्या 33-1126 में 6 मार्च, 2014 के प्रिमोर्स्की क्षेत्रीय न्यायालय का निर्णय;
- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को पढ़ते समय एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करने की अनुमति है: केस संख्या 2-1091/14 में कज़ान के नोवो-सविनोव्स्की जिला न्यायालय का दिनांक 16 जनवरी, 2014 का निर्णय।
इस प्रकार, संपूर्ण कर्मियों के प्रवाह के डिजिटलीकरण से ध्यान बड़े पैमाने पर दस्तावेजों में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। कम से कम श्रम संहिता में परिवर्तन किए जाने तक।
एक नए पर परिचित
बिना कागज के LNA के साथ परिचित को "वैध" करने के लिए अंततः क्या आवश्यक होगा? के साथ प्रक्रिया को व्यवस्थित करें स्थानीय कृत्यईमेल से संभव है।
इसके लिए आपको चाहिए:
- ईमेल के साथ काम करने की प्रक्रिया पर प्रासंगिक प्रावधान को मंजूरी दें;
- उसके साथ हस्ताक्षर के तहत लिखित रूप में कर्मचारी को परिचित करने के लिए;
- रोजगार अनुबंध या कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित अन्य दस्तावेज़ में ई-मेल पते ठीक करें।
प्रावधान में शामिल होना चाहिए:
- कर्मचारियों द्वारा ई-मेल के उपयोग के लिए विनियम;
- पत्रों का जवाब देने और प्राप्त और भेजे गए संदेशों को संग्रहीत करने की समय सीमा;
- पत्र की प्राप्ति के प्रेषक को सूचित करने और निर्दिष्ट अवधि के लिए नियमित रूप से ई-मेल की प्राप्ति की जांच करने के लिए कर्मचारी का दायित्व;
- एक खंड जिसमें कहा गया है कि नियोक्ता और कर्मचारी के बीच पत्राचार कागज पर दस्तावेजों के आदान-प्रदान के बराबर है।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके जानकारी रिकॉर्ड करना अधिक विश्वसनीय होगा।
हस्ताक्षर। इलेक्ट्रोनिक। इसका
एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर अतिरिक्त जानकारी है जो हस्ताक्षरकर्ता, दस्तावेज़ की अपरिवर्तनीयता और उसके विवरण को निर्धारित करने के लिए आवश्यक है। कॉरपोरेट सिस्टम के माध्यम से परिचित होने पर ईएस का मुख्य लाभ यह है कि कुंजी के मालिक के अलावा किसी और के लिए जानकारी का एक ही सेट बनाने की असंभवता है।
अधिक किफायती विकल्प उन्नत अयोग्य (यूएनईपी) और सरल इलेक्ट्रॉनिक (एसईएस) हस्ताक्षर हैं।
संघीय कानून संख्या 63 एक योग्य के बराबर एक अयोग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के उपयोग की अनुमति देता है, लेकिन कुछ अंतरों के साथ।
यूएनईपी के मामले में प्रमाणन केंद्र मान्यता प्राप्त नहीं हो सकता है। उसी समय, नियोक्ता स्वतंत्र रूप से ईएस बुनियादी ढांचे को बनाए रखने के लिए सेवाओं को तैनात कर सकता है। वे कुंजी जोड़े उत्पन्न करेंगे और उन्हें कर्मचारियों को जारी करेंगे ताकि कर्मचारी सूचना प्रणाली में दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर कर सकें।
इस प्रकार, कंपनी "अपना स्वयं का प्रमाणन प्राधिकरण" बनाती है। लेकिन यूएनईपी का उपयोग करने के लिए केवल इतना ही काफी नहीं है। नियोक्ता को भी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के सही आवेदन के लिए दस्तावेजों का एक सेट तैयार करना और लागू करना चाहिए:
- सीए की जिम्मेदारी और संचालन प्रक्रियाओं के क्षेत्र;
- चाबियों का उपयोग करने के नियम;
- गठन और सत्यापन की शर्तें और साधन;
- मीडिया और चाबियों को पंजीकृत करने, जारी करने, वापस लेने और नष्ट करने की प्रक्रिया।
बदले में, कर्मचारी को पता होना चाहिए:
- ईएस कुंजी प्राप्त करने की प्रक्रिया;
- इसे कहां लागू करें;
- सिस्टम में कौन सी कार्रवाइयाँ एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाएगी।
और उसे यह भी समझना चाहिए कि उसे जारी की गई कुंजी जोड़ी के लिए वह व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार है, और ES हस्तलिखित हस्ताक्षर का एक एनालॉग है।
क्या यह आसान हो सकता है?
यूएनईपी के अलावा, कानून एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (एसईएस) के उपयोग के लिए प्रदान करता है। इसके आवेदन की शर्तें संघीय कानून -63 के अनुच्छेद 9 में वर्णित हैं।
पीईपी लागू करते समय, यह माना जाता है कि:
- यह हस्ताक्षरित दस्तावेज़ से जुड़ी या जुड़ी हुई जानकारी है;
- इसका कार्य स्पष्ट रूप से हस्ताक्षरकर्ता की पहचान करना है;
- उन्नत ईएस से अंतर है - यह सूचना की अखंडता सुनिश्चित नहीं करता है;
- यूएनईपी या यूकेईपी की तरह, यह एक निजी कुंजी पर बनता है;
- संगठनात्मक और तकनीकी में सत्यापन नियम और दस्तावेज़ पर स्थापित होने के लिए एक पुष्टिकरण क्रिया होनी चाहिए।
उपरोक्त सभी को वर्णित किया जाना चाहिए और ईएस के उपयोग पर समझौते के साथ सममूल्य पर विकसित इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के उपयोग के नियमों में तय किया जाना चाहिए। इन दस्तावेजों को हस्ताक्षर के तहत लिखित रूप में कर्मचारियों से परिचित होना चाहिए।
वर्तमान कानून कर्मियों के साथ सभी कार्यों को डिजिटाइज़ करने की अनुमति नहीं देता है। लेकिन स्थानीय दस्तावेजों के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिचित होने का स्थानांतरण और सिस्टम की तैयारी पहले से ही आपकी प्रक्रियाओं को और अधिक कुशल बना देगी।
23 मार्च से 1 अक्टूबर, 2018 तक, श्रम और सामाजिक सुरक्षा मंत्रालय ने मुद्दों पर कर्मचारियों के दस्तावेजों और सूचनाओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित करने के लिए एक प्रयोग किया। श्रमिक संबंधी. इसके कार्यान्वयन के नियम 26 मार्च, 2018 के आदेश संख्या 194 द्वारा विनियमित हैं। इसमें कहा गया है, विशेष रूप से, काम के नए नियमों का परीक्षण इस तरह किया जाएगा मील के पत्थर, रोजगार अनुबंधों के समापन और व्यापार यात्राओं के निष्पादन के रूप में, वर्क परमिट जारी करना, छुट्टी कार्यक्रम के साथ कर्मचारी का परिचय और नियोक्ता के कुछ LNA।
पायलट प्रोजेक्ट में 11 बड़ी कंपनियों ने लिया हिस्सा: रूसी रेलवे, गज़प्रॉमबैंक जेएससी, एव्टोवाज पीजेएससी, रोसबैंक पीजेएससी, मेकेल पीजेएससी, सेवरस्टल मैनेजमेंट जेएससी, रोस्टेलकॉम पीजेएससी, सिबुर एलएलसी, अल्फा-बैंक जेएससी, टाटनेफ्ट पीजेएससी, एलएलसी "एग्रोटॉर्ग" उनके कार्यों में से थे:
- कर्मियों के दस्तावेजों को बनाए रखने की संभावना के तंत्र का परीक्षण करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में;
- कर्मियों के रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए नए नियमों की लागत और प्रभाव का मूल्यांकन करें;
- ईमेल में कर्मियों के कार्यप्रवाह को बनाए रखने से होने वाली समस्याओं और जोखिमों की पहचान करें। प्रपत्र;
- नियोक्ताओं के लिए आवश्यक दस्तावेजों के अनुकूलन के लिए प्रस्ताव तैयार करें;
- इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक दस्तावेज़ प्रबंधन (EKD) के संचालन की अनुमति देने के लिए कानून में संशोधन करने की पहल प्रदान करें।
10/19/2018 के श्रम मंत्रालय के अनुसार, कुछ कठिनाइयों की पहचान की गई है जिन्हें सरकार को ECD पर विशिष्ट नियमों के सामने आने से पहले हल करना होगा। व्यवसाय द्वारा इंगित की गई कुछ समस्याएं यहां दी गई हैं:
- अधिग्रहण और उपयोग की उच्च लागत अंगुली का हस्ताक्षर. यह माना जाता है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सालाना कम से कम 1 डिजिटल हस्ताक्षर के अधिग्रहण की आवश्यकता होगी। अब इसकी प्रति व्यक्ति लागत 1000 से 5000 रूबल तक है। यदि यह कीमत घटती नहीं है, तो ईसीडी की शुरूआत का आर्थिक प्रभाव नगण्य होगा।
- सार्वभौमिक डिजिटल हस्ताक्षर के लिए एकीकृत आवश्यकताओं का अभाव। वर्तमान में, कई प्रकार के ईडीएस कानून द्वारा अनुमोदित हैं, जिनका उपयोग किया जाता है विभिन्न परिस्थितियाँ. सबसे अधिक मांग एक बढ़ा हुआ योग्य हस्ताक्षर है, क्योंकि इसका उपयोग कानूनी संबंधों की एक विस्तृत श्रृंखला में किया जा सकता है। हालांकि, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए, कानून ने अभी तक ईडीएस के प्रकार और इसकी विशेषताओं को स्थापित नहीं किया है।
- तकनीकी समस्याएँ। प्रयोग में भाग लेने वाली कंपनियां इस निष्कर्ष पर पहुंचीं कि दस्तावेजों को विशेष रूप से ऑनलाइन प्रारूप में बनाए रखना नियोक्ता के लिए लाभहीन है भारी जोखिमतकनीकी समस्याओं के कारण दंडित किया जा सकता है। तो, डेटा हानि के लिए, तृतीय पक्षों द्वारा अनधिकृत उपयोग, त्रुटियां सॉफ़्टवेयरसूचना को स्थानांतरित या संसाधित करते समय, यह नियोक्ता है जिसे जवाब देना होगा। यदि अदालत या नियामक अधिकारियों को खोए हुए दस्तावेजों की आवश्यकता होती है, तो न केवल कंपनी को नुकसान होगा, बल्कि उस कर्मचारी को भी जिसकी जानकारी खो गई थी। इसका मतलब है कि कर्मचारी और पर्यवेक्षी प्राधिकरण दोनों जवाबदेह होने में सक्षम होंगे।
- नियोक्ता द्वारा दस्तावेजों के खो जाने की स्थिति में कर्मचारियों के लिए भी जोखिम हैं। दस्तावेजों के बिना, वे अपने अधिकारों की रक्षा करने में सक्षम नहीं होंगे।
चूंकि समस्याएं महत्वपूर्ण हैं, श्रम मंत्रालय, उद्योगपतियों और उद्यमियों के रूसी संघ और स्वतंत्र ट्रेड यूनियनों के संघ ने सुझाव दिया कि वे पहले उनके समाधान के लिए विकल्प खोजें, और फिर धीरे-धीरे सभी पहलों को लागू करें। इसके अलावा, अधिकारियों का मानना है कि पहले आईटी के क्षेत्र में बदलाव के लिए इंतजार करना जरूरी है, ताकि सार्वभौमिक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर, डेटा के अभिलेखीय भंडारण, डेटा ट्रांसफर की सुरक्षा, ई-दस्तावेजों के कानूनी महत्व के संबंध में नियम हों, सहित अदालत में। सरकार की योजनाओं के अनुसार, संबंधित बिलों को निम्नलिखित समय-सीमाओं के भीतर तैयार किया जाना चाहिए:
- दिसंबर 2020 तक - इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के गठन, अधिग्रहण और उपयोग से संबंधित पहल, इसके लिए एकीकृत आवश्यकताओं की स्थापना, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में इसका दृश्य;
- जुलाई 2020 तक - ऐसी परियोजनाएँ जहाँ एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अवधारणाएँ, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के भंडारण और प्रसंस्करण की प्रक्रियाएँ और उनके डुप्लिकेट (इलेक्ट्रॉनिक चित्र) स्पष्ट किए जाएंगे।
श्रम मंत्रालय को भरोसा है कि इन सभी को अपनाने के बाद ही कानूनी ढांचानियोक्ताओं को केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप में कर्मियों के दस्तावेज रखने की अनुमति देने वाले बिल का सक्रिय विस्तार शुरू करना संभव है। दस्तावेज़ दिखाई देगा, अधिकारियों के पूर्वानुमान के अनुसार, 2021 से पहले नहीं।
दूसरे प्रयोग की आवश्यकता क्यों है?
श्रम मंत्रालय ने इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के संबंध में कानून में अगले बदलाव की प्रतीक्षा नहीं करने का निर्णय लिया। इसके अलावा अधिकारियों का मानना है व्यावहारिक अनुभवजानकारी एकत्र करने के किसी भी अन्य विकल्प की तुलना में बिल के ड्राफ्टर्स के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर जाना अधिक उपयोगी है। इसलिए, अगले तीन वर्षों में, ईसीडी में संक्रमण पर एक और प्रयोग करने की योजना है। प्रासंगिक विधेयक पहले ही तैयार किया जा चुका है और इसे जल्द ही राज्य ड्यूमा में लाया जाना चाहिए।
दूसरी पायलट परियोजना का उद्देश्य ईसीडी के साथ काम करते समय इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, ई-दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण और अन्य पहलुओं के उपयोग से संबंधित समस्याओं की पहचान करना और यदि संभव हो तो उनका समाधान खोजना है। इसके अलावा, जो व्यवसाय प्रयोग में भाग लेने के लिए सहमत हैं, उन्हें ऐसे समय में काम करना होगा जब अन्य नियम बदल रहे हों। श्रम मंत्रालय के अनुसार, 2020 तक निम्नलिखित संघीय कानूनों में संशोधन को मंजूरी दी जानी चाहिए:
- "दस्तावेजों की अनिवार्य प्रति पर";
- "जानकारी के बारे में सूचान प्रौद्योगिकीऔर सूचना के संरक्षण पर";
- अन्य विनियामक कानूनी कार्य जिनमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के संदर्भ होते हैं, किसी दस्तावेज़ या स्वयं दस्तावेज़ के इलेक्ट्रॉनिक डुप्लिकेट (इलेक्ट्रॉनिक छवि) को संग्रहीत करने और उपयोग करने की प्रक्रियाएँ।
परियोजना प्रतिभागियों के लिए, वे अभी भी अज्ञात हैं, लेकिन यह योजना है कि लगभग 10 संगठन काम में बदलाव के लिए तैयार होंगे। नियोक्ताओं को वहन करने वाली सभी लागतें पूरी तरह से उनके द्वारा वहन की जाती हैं। साथ ही, वे यह चुनने में सक्षम होंगे कि किस प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करना है और किन कार्मिक दस्तावेजों को विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखना है। एक उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करने का एकमात्र नियम है यदि:
- रोजगार अनुबंध;
- दायित्व समझौता;
- छात्र समझौता।
या अगर उनमें बदलाव किए जाते हैं।
यह भी स्पष्ट किया जाता है कि प्रयोग के ढांचे के भीतर, कंपनियों को अपनी स्वयं की सूचना प्रणाली का विकास और संचालन सुनिश्चित करना होगा, जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की अनुमति देगा, जिससे उपयोगकर्ताओं की विभिन्न श्रेणियों तक पहुंच प्रदान की जा सकेगी। विभिन्न गतिविधियाँ(परिवर्तन, नियंत्रण, एक अर्क की प्राप्ति (प्रतिलिपि), आदि)।
अधिकारी श्रमिकों के अधिकारों को नहीं भूले हैं। पायलट परियोजना में भाग लेने वाली कंपनियों को सामूहिक समझौतों या कर्मचारियों के साथ अलग-अलग समझौतों में यह बताना होगा कि वे दस्तावेजों को ऑनलाइन प्रारूप में स्थानांतरित करने के खिलाफ नहीं हैं।
श्रम मंत्रालय की योजनाओं के अनुसार, प्रयोग 01/01/2019 से 12/31/2022 तक होना चाहिए। लेकिन अगर राज्य ड्यूमा के प्रतिनिधियों के पास बिल को मंजूरी देने का समय नहीं है, तो समय सीमा बदल सकती है। हमारी खबर का पालन करें।
आपने इलेक्ट्रॉनिक वर्क बुक पर क्या निर्णय लिया?
प्रारंभ में, अधिकारी नियोक्ताओं को ईसीडी में पूरी तरह से स्थानांतरित करने के विचार के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक वर्क बुक पर स्विच करने की पहल को जोड़ना चाहते थे। हालाँकि, जैसा कि प्रयोग ने दिखाया - एक नमूना, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को अलग से विकसित किया जाना चाहिए। ट्रेड यूनियनों के संघों और नियोक्ताओं के अखिल रूसी संघों ने इस पर जोर दिया।
इसलिए श्रम मंत्रालय ने 2020 में घरेलू कंपनियों में एक वेब दस्तावेज़ पेश करने के लिए अब इलेक्ट्रॉनिक वर्क बुक पर बिल को बढ़ावा देने का फैसला किया है। अधिकारियों के अनुसार, पहल तैयार है, और यह मानता है कि (श्रम मंत्रालय की सूचना दिनांक 10/19/2018 से उद्धरण):
नियोक्ता भेजेंगे पेंशन निधिरूस इलेक्ट्रॉनिक रूप में कर्मचारियों की श्रम गतिविधि के बारे में जानकारी, अर्थात्, काम पर रखने, दूसरे को स्थानांतरित करने के बारे में कार्यस्थल, छंटनी। परियोजना बड़े पैमाने पर है, क्योंकि यह सभी नियोक्ताओं को प्रभावित करती है। कर्मचारी किसी भी समय सूचना प्रणाली में नियोक्ता द्वारा बनाए गए रिकॉर्ड को देखने में सक्षम होंगे, साथ ही अपना डेटा नियोक्ता को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेज सकेंगे, उदाहरण के लिए, किसी अन्य क्षेत्र में दूरस्थ कार्य सहित नौकरी के लिए आवेदन करते समय।
आप हमारी सामग्री में इलेक्ट्रॉनिक वर्क बुक के पेशेवरों और विपक्षों के बारे में पढ़ सकते हैं।
अधिकारी सामान्य रूप से सुधार को कैसे देखते हैं?
जैसा कि रूसी संघ के श्रम और सामाजिक संरक्षण उप मंत्री कोंगोव येल्तसोवा ने पहले कहा था, श्रम मंत्रालय संक्रमण के मुद्दे पर उद्यमियों और ट्रेड यूनियनों की स्थिति को सुनने के लिए तैयार है। रूसी कंपनियांईसीडी पर।
कोंगोव येल्तसोवा ने समझाया (श्रम मंत्रालय की आधिकारिक वेबसाइट से उद्धरण - एड।):
"हमारे प्रस्तावों का मुख्य सार यह है कि, पेपर दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ, कंपनियों के पास इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक दस्तावेज़ प्रबंधन करने का अवसर है। विशेष रूप से, इससे संबंधित दस्तावेजों के पूर्ण या आंशिक रखरखाव पर निर्णय लेने का अधिकार नियोक्ता को देने का प्रस्ताव है कार्मिक काम करते हैं, इलेक्ट्रॉनिक रूप में। यह निर्णय नियोक्ता द्वारा केवल कर्मचारियों के प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए किया जाएगा।
दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए रखने की सभी लागतें केवल नियोक्ता द्वारा वहन की जाती हैं। कर्मचारी को आंशिक या पूर्ण इलेक्ट्रॉनिक कर्मियों के रिकॉर्ड को बनाए रखने से जुड़ी कोई भी लागत नहीं उठानी चाहिए। इसके अलावा, नियोक्ता कर्मचारी के अनुरोध पर, उसे कागज पर इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ प्रदान करने के लिए बाध्य है।
कौन चलने को तैयार है
मंत्रालय इस बात पर जोर देता है कि बैंकिंग क्षेत्र और आईटी प्रौद्योगिकियों की कंपनियां, "जहां मुख्य रूप से लंबवत एकीकृत संरचनाएं हैं, और काम सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग से संबंधित है," ईसीडी की शुरूआत के पक्ष में हैं। इसलिए, वे पायलट प्रोजेक्ट में पहले भागीदार बने। इसी समय, कई कंपनियों ने पहले ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों की सराहना की है, इसलिए यदि अधिकारी इसे कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में वैध करते हैं, तो वे धीरे-धीरे काम के नए नियमों पर स्विच करना शुरू कर देंगे।
KlubaTK विशेषज्ञ के अनुसार, एरेस भर्ती एजेंसी तातियाना मागेरा के वकील, कर्मियों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत एक आवश्यक और प्राकृतिक प्रक्रिया है। शायद, पहले चरण में, इसके लिए संक्रमण वास्तव में नियोक्ताओं और कर्मचारियों दोनों के लिए विशेष रूप से स्वैच्छिक हो सकता है। इसके अलावा, वास्तव में, कर्मियों के दस्तावेजों का निर्माण और लेखा-जोखा कई वर्षों से डिजिटल रूप में चल रहा है। कर्मचारी और नियोक्ता के व्यक्तिगत हस्ताक्षर के साथ इसे प्रमाणित करने की आवश्यकता के कारण कागज पर दस्तावेज़ की छपाई और दोहराव अनिवार्य है। श्रम संबंधों के पक्षकारों के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का वैधीकरण इस समस्या को हल कर सकता है।
तात्याना मागेरा यह भी याद करती हैं कि nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru जैसे पोर्टलों का उपयोग हर दिन अधिक लोकप्रिय और प्रभावी होता जा रहा है। इसलिए मौजूदा प्लेटफॉर्म और विकास का उपयोग करने सहित कर्मियों के रिकॉर्ड में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरुआत से कुछ भी नहीं रोकता है।
जिसका अब ऑनलाइन प्रारूप में अनुवाद किया जा सकता है
रूसी कानून में कई नियम शामिल हैं जो कंपनियों को कुछ मानव संसाधन दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करने की अनुमति देते हैं। कंपनी के प्रबंधन के निर्णय से, आंतरिक कागजी कार्रवाई सीधे काम कर रहे कंप्यूटरों पर तैयार की जा सकती है। यदि आवश्यक हो, तो उन्हें मुद्रित और हस्ताक्षरित किया जा सकता है। यदि उन्हें कर्मचारियों या सरकारी एजेंसियों को डिजिटल रूप से भेजा जाता है, तो उनकी प्रामाणिकता की इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर से पुष्टि की जानी चाहिए।
बिजली के उपकरण, आदि के लिए जर्नल ऑफ अकाउंटिंग)।
कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड, कर्मियों पर आदेश, कार्य पुस्तकें और उनके रजिस्टर, रोजगार अनुबंध और उनके लिए अतिरिक्त समझौते, साथ ही साथ के सबसेकर्मियों के लॉग को अभी भी कागज पर रखा जाना चाहिए।
वर्तमान में, अर्थव्यवस्था के सभी क्षेत्रों में प्रक्रियाओं का अनुकूलन और स्वचालन विशेषज्ञ समुदाय में सबसे अधिक चर्चित विषयों में से एक है। राज्य इसे या तो ध्यान से वंचित नहीं करता है: 2017 में, "विकास रणनीति सुचना समाज 2017 - 2030 के लिए रूसी संघ में", जिसके ढांचे के भीतर "डिजिटल अर्थव्यवस्था" कार्यक्रम लागू किया जा रहा है।
इस कार्यक्रम की गतिविधियों में से एक कर्मचारियों और नियोक्ताओं के बीच पेपरलेस बातचीत के लिए संक्रमण है। इसका मतलब है कि निकट भविष्य में होना चाहिए विधायी ढांचा, जो आपको कर्मियों के दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखने की अनुमति देता है।
एचआर वर्कफ़्लो का भविष्य कैसा दिखना चाहिए?
जाहिर है, भविष्य में, नियोक्ता और कर्मचारी किसी भी उपकरण से दुनिया में कहीं से भी इलेक्ट्रॉनिक रूप से किसी भी कार्मिक दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने में सक्षम होंगे। कागजी दस्तावेज और उन पर "लाइव" हस्ताक्षर धीरे-धीरे व्यावसायिक प्रचलन से बाहर हो जाने चाहिए। उसी समय, निश्चित रूप से, कर्मियों के दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों की उचित पहचान, साथ ही साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप में सूचना के प्रसारण और भंडारण की सुरक्षा सुनिश्चित की जानी चाहिए।
यह महत्वपूर्ण क्यों है?
कर्मचारी और नियोक्ता के बीच कागज रहित संपर्क शुरू करने के फायदे स्पष्ट हैं:
कर्मचारियों के लिए समय की बचत (और इसलिए कंपनी के लिए पैसा);
कर्मचारियों की गतिशीलता में वृद्धि - दस्तावेजों पर दुनिया में कहीं से भी लैपटॉप या स्मार्टफोन से हस्ताक्षर किए जा सकते हैं;
कर्मियों के दस्तावेजों के अनुमोदन और हस्ताक्षर की प्रक्रियाओं का त्वरण;
कर्मियों के दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने पर नियंत्रण की प्रक्रिया का सरलीकरण;
कार्मिक कार्यप्रवाह की पारदर्शिता बढ़ाना;
कागज की तुलना में दस्तावेजों की सुरक्षा में सुधार;
दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए कार्यालय / अभिलेखीय स्थान की बचत;
कागज की लागत कम करें और पर्यावरण की देखभाल करें;
दस्तावेज़ जालसाजी के जोखिम को कम करना (जब एक उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करना);
तेजी से और प्रदान करना आसान पहुंचदस्तावेजों के संग्रह के लिए;
नियामक प्राधिकरणों को दस्तावेजों के अधिक शीघ्र प्रस्तुत करने की गारंटी।
राज्य स्तर पर क्या किया जा रहा है?
एक कर्मचारी और एक नियोक्ता के बीच कागज रहित बातचीत शुरू करने के लिए, रूस के श्रम मंत्रालय ने श्रम संबंधों पर एक कर्मचारी के बारे में दस्तावेज़ों और सूचनाओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित करने के लिए पहले ही एक प्रयोग शुरू कर दिया है।
प्रमुख रूसी नियोक्ताओं ने प्रयोग में भाग लिया: रूसी रेलवे JSC, Gazprombank JSC, AvtoVAZ PJSC, ROSBANK PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, रोस्टेलकॉम PJSC, Yandex LLC।
प्रयोग में मदद करनी चाहिए:
नियोक्ता द्वारा इलेक्ट्रॉनिक रूप में कर्मियों के दस्तावेजों को बनाए रखने के तंत्र का परीक्षण करें;
कार्यान्वयन की लागत और प्राप्त प्रभाव का अनुमान लगाएं;
पेपरलेस इंटरेक्शन के संक्रमण में आने वाली समस्याओं और जोखिमों की पहचान करें।
प्रयोग के परिणामों के आधार पर, यह उन दस्तावेजों के अनुकूलन के लिए प्रस्ताव तैयार करने की योजना है जो नियोक्ता के लिए श्रम संबंधों के क्षेत्र में बनाए रखने के लिए अनिवार्य हैं, साथ ही रूसी संघ के कानून में उचित परिवर्तन विकसित और पेश करते हैं।
2018 की चौथी तिमाही से पहले विधायी परिवर्तन की योजना नहीं है।
श्रम मंत्रालय के प्रयोग के लिए योजना
प्रथम चरण
एक संगठन में एक प्रयोग करने के लिए आवश्यक परियोजनाओं की तैयारी और स्थानीय नियमों का अनुमोदन, जिसमें इसके संचालन के लिए प्रक्रियाएँ होती हैं, एक प्रयोग करने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की सूची;
प्रयोग में भाग लेने के लिए श्रमिकों के अन्य प्रतिनिधियों के साथ प्राथमिक ट्रेड यूनियन संगठन या (प्राथमिक ट्रेड यूनियन संगठन की अनुपस्थिति में) के साथ बातचीत का संगठन।
दूसरा चरण
कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली तैयार करना, साथ ही साथ अन्य तकनीकी प्रशिक्षण (यदि आवश्यक हो);
प्रयोग के लिए स्थानीय नियमों का स्पष्टीकरण (यदि आवश्यक हो)।
तीसरा चरण
चयनित कंपनियों में प्रयोग का कार्यान्वयन;
पिछले प्रयोग के परिणामों के आधार पर प्रत्येक प्रतिभागी द्वारा सारांशित करना और रूस के श्रम मंत्रालय को जानकारी भेजना जिसमें वित्तीय लागतों, समय की लागतों, प्रयोग से जुड़े जोखिमों का आकलन, इलेक्ट्रॉनिक रूप में कर्मियों के दस्तावेजों को बनाए रखने के प्रभावों का विश्लेषण शामिल है। , साथ ही श्रम उत्पादकता और नियंत्रण - पर्यवेक्षी गतिविधियों पर उनका प्रभाव।
चौथा चरण
रूस के श्रम मंत्रालय में पिछले प्रयोग के परिणामों का सामान्य योग और मूल्यांकन।
प्रयोग में शामिल कर्मियों के दस्तावेजों के साथ काम के प्रकार:
रोजगार अनुबंधों का निष्कर्ष;
व्यापार यात्राओं का पंजीकरण;
छुट्टी की व्यवस्था;
के बारे में कर्मचारियों को नोटिस घटक भाग वेतनप्रासंगिक अवधि के लिए उनके कारण;
कर्मियों के लेखांकन के क्षेत्र में, "कम गति से" डिजिटल युग में प्रवेश करने वालों में से। राज्य स्तर पर प्रयोग किए जा रहे हैं, जिसके परिणाम कार्मिक ईडीआई के क्षेत्र में भविष्य के बिलों का आधार बनने चाहिए। इतने लंबे बिल्डअप का मुख्य कारण श्रम संबंधों में सभी प्रतिभागियों का डिजिटलीकरण में 100% भागीदारी है। लेकिन धीमी गति का मतलब यह नहीं है कि प्रक्रिया नहीं चल रही है। उन्नत कंपनियां पहले से ही कई मानव संसाधन कार्यों को डिजिटाइज़ कर रही हैं। किन कर्मियों के दस्तावेजों को पहले से ही इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित किया जा सकता है, इससे क्या लाभ मिलते हैं? हमारे लेख में विवरण।
राज्य कार्मिक ईडीआई के साथ प्रयोग कर रहा है
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन अपरिहार्य भविष्य है। EDI का प्रमुख पर्यवेक्षी प्राधिकरणों के लिए लेखांकन है। विशेषज्ञ अनुमानों के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक रूप में लगभग 90% दस्तावेज़ लेखांकन दस्तावेज़ हैं। राज्य सावधानी के साथ कर्मियों के रिकॉर्ड के डिजिटलीकरण के लिए संपर्क करता है। जबकि यह इष्टतम समाधानों की तलाश में है, यह प्रयोग कर रहा है: एक आरंभिक परियोजनापूरा, रास्ते में दूसरा।
कार्मिक क्षेत्र में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत के लिए पहली पायलट परियोजना 23 मार्च से 1 अक्टूबर, 2018 तक आयोजित की गई थी। इसमें रूसी रेलवे, AvtoVAZ, Gazprombank और अन्य सहित 11 प्रमुख रूसी कंपनियों ने भाग लिया। प्रयोग ने निम्नलिखित परिणाम दिखाए: सार्वभौमिक डिजिटल हस्ताक्षर के लिए एकीकृत आवश्यकताओं की अनुपस्थिति, डिजिटल हस्ताक्षर वाले कर्मचारियों की 100 वीं कवरेज की उच्च लागत, तकनीकी कारणों से डेटा हानि का जोखिम।
यह उम्मीद की जाती है कि इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत पर दूसरा संघीय पायलट प्रोजेक्ट 1 जनवरी, 2020 को शुरू होगा और दो साल तक चलेगा। शुरुआती जानकारी के मुताबिक इस प्रोजेक्ट में करीब 10 कंपनियां हिस्सा लेंगी। वे यह चुनने में सक्षम होंगे कि कौन से कर्मियों के दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित किया जाए (कागज पर दोहराव के बिना), किस प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ES) का उपयोग किया जाए, एक शर्त के साथ कि एक रोजगार अनुबंध, दायित्व के लिए एक उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग किया जाना चाहिए समझौता और छात्र समझौता (यूकेईपी)। इस प्रयोग का उद्देश्य पहले प्रयोग के दौरान पहचानी गई बाधाओं को दूर करना है। एक और महत्वपूर्ण शर्त- इन कंपनियों के कर्मचारियों को प्रयोग में भाग लेने के लिए "आगे बढ़ना" चाहिए, उनकी सहमति परिलक्षित होनी चाहिए रोजगार संपर्क.
रोजगार रिकॉर्ड "डिजिटल में"
कार्मिक EDF में एक अलग पंक्ति कार्यपुस्तिका का डिजिटलीकरण है। इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित करने के लिए एक वैश्विक प्रयोग सरकार द्वारा अनुमोदित डिजिटल अर्थव्यवस्था राष्ट्रीय परियोजना में निर्धारित है।
यह संभव है कि 1 जनवरी, 2020 से रूसी संघ के पेंशन कोष की सूचना प्रणाली में कर्मचारियों की श्रम गतिविधि के बारे में जानकारी स्थानांतरित करना अनिवार्य हो जाएगा। आंतरिक कार्मिक वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करते समय, नियोक्ता स्वयं "संख्या" और कागज के बीच चयन करेगा। और 1 जनवरी, 2021 से इलेक्ट्रॉनिक स्वरूप काम की किताबेंमुख्य होना चाहिए। श्रम मंत्रालय के अनुसार, नवाचार 58.7 मिलियन लोगों और 4.7 मिलियन कानूनी संस्थाओं को प्रभावित करेगा।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में निम्नलिखित डेटा होगा: कर्मचारी के बारे में जानकारी, उसके द्वारा किया गया कार्य, किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरण, बर्खास्तगी और उसका आधार। शिक्षा और पुरस्कारों पर डेटा इलेक्ट्रॉनिक रूप में स्थानांतरित नहीं किया जाता है।
दस्तावेज़ का रूप अभी तक सार्वजनिक रूप से प्रस्तुत नहीं किया गया है (सितंबर 2019 तक), इसे रूसी संघ के पेंशन फंड द्वारा विकसित किया जाना चाहिए और श्रम मंत्रालय द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।
2021 से पेपर वर्क बुक्स को खत्म करने की योजना है। एक जनवरी 2021 के बाद पहली बार नौकरी पाने वाले कर्मचारियों के पास पेपर वर्क बुक नहीं होगा।
1 जनवरी, 2020 से, एक नागरिक का व्यक्तिगत व्यक्तिगत खाता, जिसे अनिवार्य प्रणाली में बनाए रखा जाता है पेंशन बीमा, "श्रम गतिविधि पर सूचना" अनुभाग द्वारा पूरक होगा, जिसमें कार्य के स्थान, किए गए कार्य और उसकी अवधि के बारे में जानकारी होगी।
हालाँकि, एक अन्य परिदृश्य भी संभव है। तथ्य यह है कि श्रम मंत्रालय हाल तकसक्रिय रूप से कार्य पुस्तकों के डिजिटलीकरण में एक वर्ष के लिए बदलाव की घोषणा करता है। ऐसी संभावना है कि 29 अक्टूबर, 2019 से पहले, श्रम मंत्रालय एक संशोधन के साथ एक विधेयक को अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करेगा - जो 2020 से नहीं शुरू करने के लिए रूसी संघ के पेंशन फंड के आधार पर श्रम गतिविधि के इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन के लॉन्च का प्रस्ताव करता है, लेकिन 2021 से, जबकि कागजी श्रम इलेक्ट्रॉनिक के समानांतर कई और वर्षों तक मौजूद रहना चाहिए। इस मसले का हल दूर नहीं है।
एचआर ईडीआई के लाभ:
- कर्मियों के दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की शर्तें कम हो जाती हैं।
- दस्तावेजों के अनिश्चितकालीन संग्रह की संभावना है।
- दस्तावेजों की खोज के लिए कम समय।
- कागजी दस्तावेजों द्वारा कब्जा कर लिया गया स्थान जारी किया गया है।
- कागज और छपाई की लागत में कटौती।
- रिपोर्टिंग की गति बढ़ाना, इसकी गुणवत्ता में सुधार करना।
कौन से मानव संसाधन दस्तावेजों को पहले ही डिजिटाइज़ किया जा सकता है
इस तथ्य के बावजूद कि राज्य द्वारा कर्मियों के ईडीआई के बड़े पैमाने पर डिजिटलीकरण की शुरुआत अभी तक नहीं दी गई है, कानून पहले से ही इलेक्ट्रॉनिक रूप में कुछ कर्मियों के दस्तावेजों का उपयोग करना संभव बनाता है।
कर्मियों के कौन से दस्तावेज़ पहले से ही डिजिटाइज़ किए जा सकते हैं:
- इलेक्ट्रॉनिक बीमार छुट्टी,
- एक दूरस्थ कार्यकर्ता के साथ रोजगार अनुबंध,
- नागरिक कानून अनुबंधों के तहत किए गए कार्य के कार्य,
- व्यक्तिगत लेखांकन और भुगतान किए गए बीमा प्रीमियम की जानकारी।
- अन्य दस्तावेज जिन्हें कर्मचारी के हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है।
आप अभी अपने एचआर वर्कफ़्लो को कैसे सुधार सकते हैं? इसे कंपनी स्तर पर डिजिटाइज़ करें, यानी एक आंतरिक कार्मिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बनाएँ। वीएलआईएस ईडीआई सेवा का उपयोग करके, आप स्वयं किसी कर्मचारी को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी कर सकते हैं और कंपनी में आंतरिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए इसका इस्तेमाल कर सकते हैं। यहां तक कि बायपास शीट, जिसे एक कर्मचारी बर्खास्तगी पर भरता है, वीएलएसआई में इलेक्ट्रॉनिक बन जाती है।
नौकरी के लिए आवेदन करते समय किसी व्यक्ति से कौन से दस्तावेज मांगे जाने चाहिए, कौन से डेटा को सिस्टम में दर्ज किया जाना चाहिए, कौन से दस्तावेज और रिपोर्ट प्रिंट करने हैं, और कौन से इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजे जा सकते हैं - वीएलआईएस ईडीआई आपको बताएगा कि सब कुछ ठीक कैसे करना है।
वीएलएसआई ध्यान में रखेगा काम का समयकर्मचारी, आगमन और प्रस्थान के समय को नियंत्रित करते हैं, अवकाश कार्यक्रम तैयार करते हैं। इसके अलावा, सेवा का उपयोग करके, आप कर्मचारियों की गैर-भौतिक प्रेरणा को गंभीरता से बढ़ा सकते हैं - बधाई के माध्यम से, आंतरिक प्रतियोगिताओं को आयोजित करना आदि।
आप हमारे ईडीएस स्टोर में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बारे में अधिक जान सकते हैं, जहां कंपनी के किसी भी कार्य के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर होते हैं।
लगभग हर कंपनी में दूरस्थ कर्मचारी होते हैं जो नियोक्ता के लिए शारीरिक रूप से "पहुंच से बाहर" होते हैं - विशेषज्ञ अनुबंध पर हस्ताक्षर करने और उनके साथ कार्य करने की सलाह कैसे देते हैं, विशेष रूप से नौकरी विवरण?
दूरस्थ कार्यकर्ता के रूप में नौकरी के लिए आवेदन करते समय, कार्यप्रवाह की जटिलता से संबंधित कई प्रश्न होते हैं। इसलिए, कर्मियों के दस्तावेजों को संसाधित करने से पहले, कंपनी को यह तय करने की आवश्यकता है कि कार्मिक वर्कफ़्लो के दो विकल्पों में से कौन सा उपयोग किया जाएगा: पारंपरिक या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय।
विकल्प 1. पारंपरिक
इस विकल्प का उपयोग करते समय, कंपनी सभी कर्मियों के दस्तावेजों की मूल प्रति डाक से भेजेगी। कर्मचारी उन पर हस्ताक्षर करेगा (या परिचित होने पर हस्ताक्षर करेगा) और उन्हें मेल द्वारा वापस भेज देगा। इसी समय, परिचितों, सूचनाओं आदि के दौरान समय सीमा का उल्लंघन करने का जोखिम होता है।विकल्प 2. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान (रूसी संघ के श्रम संहिता का 312.1)
रूसी संघ का श्रम संहिता नियोक्ता को ई-मेल द्वारा कर्मचारी को कार्मिक दस्तावेज (आदेश, सूचनाएं, आवश्यकताएं, और इसी तरह) और अन्य दस्तावेज भेजने की अनुमति देता है। कर्मचारी को भी सभी को निर्देशित करने का अधिकार है आवश्यक दस्तावेज, जिसमें रोजगार के लिए आवश्यक दस्तावेज, इलेक्ट्रॉनिक रूप में विभिन्न आवेदन शामिल हैं। इस पद्धति के साथ, डाक अग्रेषण को व्यावहारिक रूप से बाहर रखा गया है, समय सीमा का कड़ाई से पालन करना और डाक खर्च को बचाना संभव है।हालांकि, एक दूरस्थ कार्यकर्ता और एक नियोक्ता के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए कानूनी होने के लिए, पार्टियों को एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करना चाहिए।
टिप्पणी, श्रम कानूनकर्मचारी के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र की प्राप्ति के लिए भुगतान करने के लिए नियोक्ता का दायित्व प्रदान नहीं किया गया है, इसलिए, हम मानते हैं कि यह मुद्दा पार्टियों के रोजगार अनुबंध के समझौते से हल हो गया है।
दूरस्थ श्रमिकों को स्वीकार करने से पहले, मैं अनुशंसा करता हूं कि कंपनी दूरस्थ कार्य के उपयोग और PWTR में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के उपयोग की विशेषताओं को दर्शाए। उदाहरण के लिए,जैसा कि आप जानते हैं, नियोक्ता नौकरी विवरण सहित रोजगार अनुबंध (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 68) पर हस्ताक्षर करने से पहले कर्मचारी को स्थानीय नियमों से परिचित कराने के लिए बाध्य है। यदि कंपनी ने इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करने का निर्णय लिया है, तो कर्मचारी को परिचित शीट पर हस्तलिखित हस्ताक्षर प्राप्त किए बिना, लेकिन इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सहायता से कर्मचारी को स्थानीय नियमों से परिचित कराना संभव है। कार्य योजना इस तरह दिख सकती है:
- यह अनुमान लगाना संभव है कि क्या कंपनी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करती है, जो इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्राप्त करने की लागत वहन करती है,
- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया क्या है, उनका प्रारूप क्या है, दस्तावेजों की प्राप्ति की पुष्टि करने की प्रक्रिया क्या है।
- PVTR, भुगतान विनियम, व्यक्तिगत डेटा संरक्षण विनियमों का स्कैन भेजें, नौकरी का विवरण, नियोक्ता की ओर से इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके ई-मेल द्वारा कर्मचारी के काम से संबंधित अन्य स्थानीय नियम;
- कर्मचारी को बदले में एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भेजना होगा। कला में। रूसी संघ के श्रम संहिता का 312.1 विशेष रूप से इंगित नहीं करता है कि यह किस प्रकार का इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ होना चाहिए। यह एक ईमेल हो सकता है जिसमें कहा गया हो कि कर्मचारी ने स्थानीय अधिनियम को पढ़ लिया है या कर्मचारी के हस्ताक्षर के साथ परिचय पत्र का स्कैन। भेजते समय कर्मचारी को एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का भी उपयोग करना चाहिए।
सवाल उठता है कि अगर पार्टियां रोजगार अनुबंध में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के उपयोग पर सहमत हों तो क्या करें। आखिरकार, रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले, उम्मीदवार को यह नहीं पता होगा कि उसे इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्राप्त करने की आवश्यकता है। इस मामले में कानूनी मानदंडों में कुछ विसंगति है। हमारा मानना है कि जब किसी उम्मीदवार को नौकरी पर रखने का निर्णय लिया जाता है, तो उसे स्थानीय कृत्यों से परिचित कराने और रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले एक अतिरिक्त चरण डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्राप्त करने पर पार्टियों द्वारा सहमत होने का चरण होना चाहिए। कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर।किसी दूरस्थ कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया क्या है? यदि पार्टियों द्वारा पारंपरिक तरीके से रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो कंपनी को कर्मचारी को मेल द्वारा रोजगार अनुबंध की दोनों प्रतियां भेजनी होंगी और हस्ताक्षर करने और एक प्रति नियोक्ता को वापस करने के अनुरोध के साथ एक कवर लेटर लिखना होगा।
यदि पार्टियां इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के आदान-प्रदान का उपयोग करती हैं, तो कई व्यावहारिक मुद्दे सामने आते हैं:
क्या नियोक्ता को कर्मचारी को WORD या PDF प्रारूप में हस्ताक्षर करने के लिए एक अनुबंध भेजना चाहिए?
क्या कर्मचारी को नियोक्ता को WORD प्रारूप ("पार्टियों के हस्ताक्षर" अनुभाग को इलेक्ट्रॉनिक रूप से पूरा करके) में दस्तावेज़ भेजना चाहिए? या मुझे पीडीएफ प्रारूप में एक दस्तावेज भेजना चाहिए? इस मामले में, उसे अनुबंध को प्रिंट करना होगा, उस पर अपने हाथ से हस्ताक्षर करना होगा, स्कैन की हुई प्रति बनानी होगी और उसके बाद ही उसे नियोक्ता को ई-मेल द्वारा भेजना होगा?
केवल ईमेलक्या पार्टियां या अन्य संचार चैनल व्हाट्सएप, स्काइप आदि का उपयोग कर सकते हैं?
किसी कर्मचारी से दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कैसे संग्रहीत किया जाना चाहिए?
मैं दस्तावेज़ पर कैसे देख सकता हूँ कि यह एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित है?
स्पष्टीकरण तक सरकारी एजेंसियोंया न्यायिक अभ्यासइन मुद्दों पर नहीं लेकिन नियामक अधिनियमों में दिए गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की परिभाषाओं के आधार पर इन मुद्दों पर टिप्पणी करना संभव है।
कला के पैरा 2। 434 दीवानी संहिताआरएफ:
एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक, चुंबकीय, ऑप्टिकल या इसी तरह के माध्यम से तैयार, भेजी, प्राप्त या संग्रहीत जानकारी है, जिसमें इलेक्ट्रॉनिक रूप और इलेक्ट्रॉनिक मेल में सूचना का आदान-प्रदान शामिल है।
पी . 11.1 कला। 2 संघीय विधानदिनांक 27 जुलाई, 2006 एन 149-एफजेड "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर":
एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत की गई प्रलेखित जानकारी है, जो कि इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटरों का उपयोग करके मानव धारणा के लिए उपयुक्त रूप में है, साथ ही सूचना और दूरसंचार नेटवर्क पर प्रसारण या सूचना प्रणाली में प्रसंस्करण के लिए है।
अर्थात्, इलेक्ट्रॉनिक को किसी भी आधुनिक संचार चैनल, ई-मेल, व्हाट्सएप या स्काइप आदि के माध्यम से प्राप्त (भेजा गया) कागजी दस्तावेज़ माना जाता है, साथ ही मूल रूप से इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाया और भेजा गया दस्तावेज़ और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर संग्रहीत किया जाता है।
तथ्य यह है कि दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित है, फ़ाइल लेबल पर दिखाई देगा। इसके अलावा, एक अतिरिक्त सेवा के रूप में, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्राप्त होने पर, आप दस्तावेज़ के पाठ पर ही विशेष चिह्नों का आदेश दे सकते हैं।
यहाँ सिफारिशें हो सकती हैं:कृपया ध्यान दें कि यदि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर किए गए हैं, तो नियोक्ता कर्मचारी को मेल द्वारा कागज पर रोजगार अनुबंध की एक प्रति भेजने के लिए बाध्य है। पंजीकृत मेल द्वाराअधिसूचना के साथ बाद में 3 से अधिक नहीं पंचांग दिवस(रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 312.2 का भाग 2)। हालांकि, कानून कर्मचारी के अपने हाथ से हस्ताक्षरित रोजगार अनुबंध को वापस करने के दायित्व के लिए प्रदान नहीं करता है, क्योंकि वह पहले ही यूकेईपी की मदद से हस्ताक्षर कर चुका है।
- कर्मचारी को पीडीएफ प्रारूप में नियोक्ता द्वारा हस्ताक्षरित एक अनुबंध भेजें;
- अनुबंध को प्रिंट करें, उस पर अपने हाथ से हस्ताक्षर करें, स्कैन की हुई प्रति बनाएं और इसे नियोक्ता को पीडीएफ प्रारूप में भेजें;
- अनुबंध को प्रिंट करें और दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षरित अनुबंध को एक व्यक्तिगत फ़ाइल में रखें;
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके भेजी गई फ़ाइलों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत करता है। शायद, सत्यापन के मामले में, कर्मचारी द्वारा अनुबंध पर हस्ताक्षर करने को साबित करने के लिए उन्हें प्रस्तुत करना होगा;
- नियोक्ता को स्थानीय नियमों में तय करना चाहिए, उदाहरण के लिए, पीवीटीआर में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया, उनका प्रारूप, उनके भंडारण की प्रक्रिया, उपयोग किए जाने वाले संचार चैनल आदि)।
इसी तरह की समस्याएं न केवल एक रोजगार अनुबंध तैयार करते समय या स्थानीय कृत्यों से परिचित होने पर उत्पन्न होती हैं, बल्कि कर्मियों के दस्तावेज तैयार करते समय भी होती हैं। कार्मिक अधिकारी, हमेशा की तरह, कर्मचारी से व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए एक सहमति पर हस्ताक्षर करने के लिए कहेगा (यदि इसे तीसरे पक्ष से जानकारी प्राप्त करने या इसे तीसरे पक्ष को स्थानांतरित करने की योजना है), व्यापार रहस्यों का खुलासा न करने का दायित्व (यदि कंपनी के पास एक व्यापार रहस्य शासन है), एक प्रश्नावली भरें (यदि कंपनी प्रश्नावली का उपयोग करती है), रोजगार के लिए एक आदेश जारी करें, कर्मचारी का एक व्यक्तिगत कार्ड।
परिणाम
किसी दूरस्थ कार्यकर्ता के साथ कार्यप्रवाह के चुने हुए क्रम के आधार पर, आप यह कर सकते हैं:विकल्प 1। उपरोक्त सभी दस्तावेज मेल द्वारा और को भेजें कवर लेटरकर्मचारी को सही जगहों पर हस्ताक्षर करने और डाक से वापस आने के लिए कहें। कर्मचारी तदनुसार दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करता है और उन्हें नियोक्ता को मेल द्वारा भेजता है।
विकल्प 2. UKEP का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में दस्तावेज़ भेजें। हमारी राय में, यह अधिक सुविधाजनक है यदि दस्तावेज़ पीडीएफ प्रारूप में भेजे जाते हैं, तो कर्मचारी दस्तावेजों को प्रिंट करता है, अपने हाथों से हस्ताक्षर करता है, स्कैन की गई प्रतियां बनाता है और उन्हें यूकेईपी का उपयोग करके नियोक्ता को पीडीएफ प्रारूप में भेजता है। कार्मिक कार्यकर्ता प्राप्त दस्तावेजों को प्रिंट करेगा, एक व्यक्तिगत फ़ाइल में पेपर संस्करण और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक विशेष फ़ोल्डर में संग्रहीत करेगा। आखिरकार, यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज है इस मामले मेंमूल दस्तावेज होंगे, और हार्ड कॉपी - केवल प्रतियां।
इसके अलावा, कृपया ध्यान दें, कला के भाग 4 के आधार पर। रूसी संघ के श्रम संहिता के 312.1, प्रत्येक पक्ष दूरस्थ कार्य के लिए रोजगार अनुबंध द्वारा निर्दिष्ट समय अवधि के भीतर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्राप्ति की पुष्टि करने वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में भेजने के लिए बाध्य है। अर्थात्, हस्ताक्षर करने के लिए दस्तावेज प्राप्त करने के बाद, कर्मचारी को, उदाहरण के लिए, उत्तर देना चाहिए ईमेलकि दस्तावेज प्राप्त हो गए हैं। बदले में, नियोक्ता, कर्मचारी से हस्ताक्षरित दस्तावेजों की प्राप्ति पर, दस्तावेजों की प्राप्ति के जवाब में एक पत्र भी भेजना चाहिए। इन पुष्टिकरणों का विवरण (न केवल शब्द, बल्कि, उदाहरण के लिए, पुष्टिकरण का पाठ, समस्याओं के मामले में कार्रवाई, प्राप्ति में विफलता आदि) रोजगार अनुबंधों और स्थानीय विनियमों में प्रदान किया जाना चाहिए।
एक और संभावित संस्करणदूरस्थ कार्य के लिए कर्मचारी का पंजीकरण करते समय।
विकल्प 3 - यह पंजीकरण के लिए नियोक्ता के स्थान पर उपस्थिति है। यदि पार्टियां सहमत हैं और परिवहन लागत कम है, तो यह एक स्वीकार्य विकल्प है। इस मामले में, आप कर्मचारी के दस्तावेजों की जांच कर सकते हैं, कर्मचारी को स्थानीय कृत्यों से परिचित करा सकते हैं और एक समझौते पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, साथ ही एक आदेश, एक व्यक्तिगत कार्ड आदि।
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