საკმარისია თუ არა ელექტრონული ხელმოწერა პერსონალის დოკუმენტებში? პერსონალის ელექტრონული დოკუმენტების მართვა

2019 წლის 26 ივლისი, 12:22 საათი

რა შეზღუდვებს აწესებს მოქმედი კანონმდებლობა, რითი უნდა იხელმძღვანელოს ახლა და რას უნდა ველოდოთ სამომავლოდ დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციისას?

რატომ არის საჭირო ტრანსფორმაცია?

ქაღალდის გარეშე სამუშაო პროცესის სარგებელი აშკარაა - ეს არის ხარჯების შემცირება, ძვირფასი სამუშაო საათების დაზოგვა და სამუშაოს გამჭვირვალობა.

ბიზნესი ცდილობს გაციფრულს ძირითადი პროცესებირაც გავლენას ახდენს მის მომგებიანობაზე. ამავდროულად, მასობრივი პროექტებიც ოპტიმიზებულია - პერსონალის მაქსიმალური ჩართულობით, ეს საშუალებას გაძლევთ შეამციროთ კომპანიის ხარჯები. შედეგად, გადარჩენილია ტონა ქაღალდი, წლების ადამიანური დრო და მილიონობით ადამიანის მილიარდობით ნერვული უჯრედი.

ზედა ხედი

რუსეთის ფედერაციის შრომის სამინისტროს მონაცემებით, კომპანიები იყენებენ დაახლოებით 40 ტიპის პერსონალის დოკუმენტს სხვადასხვა ვარიაციით. კომპანიის თანამშრომლების 100% მათთან ურთიერთობს, ამიტომ ამ ნაშრომების ელექტრონულ ფორმად გადაქცევა და შემდგომი პროცესების ავტომატიზაცია დაუყოვნებლივ დაზოგავს უამრავ რესურსს.

მაგრამ ეშმაკი დეტალებშია. უპირველეს ყოვლისა, რაც გასათვალისწინებელია არის პერსონალის დოკუმენტების მნიშვნელოვნების უზრუნველყოფის აუცილებლობა. ისინი შეიძლება მოითხოვონ როგორც თავად თანამშრომელმა, ასევე ათეულმა გარე ორგანიზაციამ (რუსეთის შრომის სამინისტრო, საპენსიო და სავალდებულო სამედიცინო დაზღვევის ფონდები, სასამართლოები და სხვა ორგანოები).

ქაღალდზე ყველაფერი ნათელია: ხელთ უნდა იყოს ასლი ბეჭდით და ხელმოწერით. რაც შეეხება ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობას, ჯერჯერობით დიდი პრაქტიკა არ არის.

ჩარჩოების დიგიტალიზაცია, საიდან დავიწყოთ?

ყველა პერსონალის დოკუმენტი პირობითად შეიძლება დაიყოს 2 ნაწილად:

1. პირადი ხასიათის - ეს არის შრომითი ხელშეკრულება და ბრძანებები, რომლებიც ეხება მხოლოდ ერთ თანამშრომელს (შრომითი ხელშეკრულების დებულებების შეცვლაზე, სამსახურიდან გათავისუფლებაზე, მიღებაზე, გადაცემაზე და ა.შ.).

2. მასა – ყველა სახის ინსტრუქცია, ბრძანება, დებულება, რომელიც უნდა იყოს ნაცნობი ორგანიზაციის ან შესაბამისი განყოფილების ყველა თანამშრომლისთვის.

დოკუმენტის ელექტრონული ფორმის შექმნა არც ისე რთულია, რომ მომავალში მისი სამართლებრივი მნიშვნელობის უზრუნველყოფა. ერთის მხრივ, არის ფედერალური კანონი No63 04/06/2011 "ელექტრონული ხელმოწერის შესახებ". ის იძლევა ელექტრონული ხელმოწერის (ES) გამოყენების საშუალებას და ავალდებულებს აღიაროს მის მიერ ხელმოწერილი და ხელნაწერი დოკუმენტები ეკვივალენტად. Მეორეს მხრივ - შრომის კოდექსირუსეთის ფედერაცია, რომელიც საშუალებას აძლევს ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენებას მხოლოდ დისტანციური თანამშრომლების მიერ და მხოლოდ გაძლიერებული კვალიფიკაციის გამოყენებით ელექტრონული ხელმოწერა- UKEP.

UKEP ძვირია!

კვალიფიციური ხელმოწერის მოწმობის მისაღებად, თქვენ უნდა დაუკავშირდეთ აკრედიტებულ სერტიფიცირების ცენტრს (შემდგომში CA). ის შექმნის გასაღების წყვილს, რომლითაც იქმნება და დამოწმებულია ხელმოწერა.

ქაღალდზე საკუთარი ხელით ხელმოწერისგან განსხვავებით, UKEP სერთიფიკატის გაცემა ფასიანი მომსახურებაა. ამიტომ ბიზნესები არ ჩქარობენ ახალი წესებით თანამშრომლების დისტანციურ სამუშაოზე გადაყვანას - პერსონალის ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასვლა უშედეგოა.

ყველა ადგა, სასამართლო სხდომაზეა

განვიხილოთ ბოლო იურისპრუდენცია. შეგიძლიათ შენიშნოთ Საინტერესო ფაქტებიშრომის სამართლის სფეროში ელექტრონული საშუალებების გამოყენების შესახებ:

  • სასამართლომ ლეგიტიმურად მიიჩნია თანამშრომლებისთვის ადგილობრივი რეგულაციების (შემდგომში – LNA) გაცნობა ელექტრონული ფოსტით: პრიმორსკის რაიონული სასამართლოს 2014 წლის 6 მარტის განჩინება საქმეზე No33-1126;
  • დასაშვებია მარტივი ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენება ელექტრონული დოკუმენტების წაკითხვისას: ყაზანის ნოვო-სავინოვსკის რაიონული სასამართლოს 2014 წლის 16 იანვრის გადაწყვეტილება საქმეზე No2-1091/14.

ამრიგად, მთელი საკადრო ნაკადის დიგიტალიზაციაზე ყურადღება უნდა გადაიტანოს მასობრივ დოკუმენტებზე. ყოველ შემთხვევაში, სანამ შრომის კოდექსში ცვლილებები შეიტანება.

გაცნობა ახალზე

რა იქნება საჭირო საბოლოოდ LNA-სთან ქაღალდის გარეშე გაცნობის „დაკანონებისთვის“? პროცესის ორგანიზება ადგილობრივი აქტებიშესაძლებელია ელექტრონული ფოსტით.

ამისთვის საჭიროა:

  • დაამტკიცოს შესაბამისი დებულება ელექტრონული ფოსტით მუშაობის პროცედურის შესახებ;
  • თანამშრომლის წერილობით გაცნობა ხელმოწერის ქვეშ;
  • დააფიქსირეთ ელექტრონული ფოსტის მისამართები შრომით ხელშეკრულებაში ან დასაქმებულის მიერ ხელმოწერილ სხვა დოკუმენტში.

დებულება უნდა შეიცავდეს:

  • თანამშრომლების მიერ ელექტრონული ფოსტის გამოყენების წესები;
  • წერილებზე რეაგირებისა და მიღებული და გაგზავნილი შეტყობინებების შენახვის ვადები;
  • თანამშრომლის ვალდებულება, აცნობოს გამგზავნს წერილის მიღების შესახებ და რეგულარულად შეამოწმოს ელ.ფოსტის მიღება განსაზღვრული ვადით;
  • პუნქტი, სადაც ნათქვამია, რომ დამსაქმებელსა და დასაქმებულს შორის მიმოწერა უტოლდება დოკუმენტების ქაღალდზე გაცვლას.

უფრო საიმედო იქნება ინფორმაციის ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებით ჩაწერა.

ხელმოწერა. ელექტრონული. მისი

ელექტრონული ხელმოწერა არის დამატებითი ინფორმაცია, რომელიც საჭიროა ხელმომწერის, დოკუმენტის უცვლელობისა და მისი დეტალების დასადგენად. ES-ის მთავარი უპირატესობა კორპორატიული სისტემების გაცნობასთან შედარებით არის ის, რომ ნებისმიერი სხვა, გასაღების მფლობელის გარდა, ინფორმაციის ერთი და იგივე ნაკრების ჩამოყალიბების შეუძლებლობაა.

უფრო ეკონომიური ვარიანტებია გაუმჯობესებული არაკვალიფიცირებული (UNEP) და მარტივი ელექტრონული (SES) ხელმოწერები.

ფედერალური კანონი No63 იძლევა არაკვალიფიცირებული ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებას კვალიფიციურთან შედარებით, მაგრამ გარკვეული განსხვავებებით.

UNEP-ის შემთხვევაში, სერტიფიცირების ცენტრი შეიძლება არ იყოს აკრედიტებული. ამავდროულად, დამსაქმებელს შეუძლია დამოუკიდებლად განათავსოს სერვისები ES ინფრასტრუქტურის შესანარჩუნებლად. ისინი გამოიმუშავებენ საკვანძო წყვილებს და გადასცემენ მათ თანამშრომლებს, რათა თანამშრომლებმა ხელი მოაწერონ დოკუმენტებს საინფორმაციო სისტემაში.

ამრიგად, კომპანია ქმნის „საკუთარი სერტიფიცირების ორგანოს“. მაგრამ მხოლოდ ეს არ არის საკმარისი UNEP-ის გამოყენება. დამსაქმებელმა ასევე უნდა მოამზადოს და ამოქმედდეს დოკუმენტების ნაკრები ელექტრონული ხელმოწერის სწორი გამოყენებისთვის:

  • სკ-ის პასუხისმგებლობის სფეროები და სამოქმედო პროცედურები;
  • გასაღებების გამოყენების წესები;
  • ფორმირებისა და გადამოწმების პირობები და საშუალებები;
  • განაცხადების რეგისტრაციის, მედიისა და გასაღებების გაცემის, ამოღებისა და განადგურების პროცედურა.

თავის მხრივ, თანამშრომელმა უნდა იცოდეს:

  • ES გასაღებების მიღების პროცედურა;
  • სად გამოიყენოს იგი;
  • რა ქმედებებით სისტემაში ჩამოყალიბდება ელექტრონული ხელმოწერა.

ასევე მან უნდა გააცნობიეროს, რომ ის პირადად არის პასუხისმგებელი მისთვის გაცემული გასაღების წყვილზე, ხოლო ES არის ხელნაწერი ხელმოწერის ანალოგი.

შეიძლება უფრო ადვილი იყოს?

UNEP-ის გარდა, კანონი ითვალისწინებს მარტივი ელექტრონული ხელმოწერის (SES) გამოყენებას. მისი გამოყენების პირობები აღწერილია ფედერალური კანონის მე-63 მუხლში.

PEP-ის გამოყენებისას ვარაუდობენ, რომ:

  • ეს არის ინფორმაცია, რომელიც თან ერთვის ან უკავშირდება ხელმოწერილ დოკუმენტს;
  • მისი ამოცანაა ხელმომწერის ცალსახად იდენტიფიცირება;
  • არის განსხვავება გაძლიერებული ES-ისგან - ის არ უზრუნველყოფს ინფორმაციის მთლიანობას;
  • UNEP-ის ან UKEP-ის მსგავსად, ის იქმნება პირად გასაღებზე;
  • ორგანიზაციულ-ტექნიკურს უნდა ჰქონდეს ვალიდაციის წესები და დამადასტურებელი ქმედება, რომელიც უნდა დამონტაჟდეს დოკუმენტზე.

ყოველივე ზემოაღნიშნული უნდა იყოს აღწერილი და დაფიქსირებული ელექტრონული ხელმოწერების გამოყენების წესებში, რომელიც შემუშავებულია ES-ის გამოყენების შესახებ შეთანხმების პარალელურად. ეს დოკუმენტები თანამშრომლებს უნდა გაეცნონ წერილობით ხელმოწერით.

მოქმედი კანონმდებლობა არ იძლევა პერსონალთან ყველა სამუშაოს დიგიტალიზაციას. მაგრამ ადგილობრივ დოკუმენტებთან გაცნობის ელექტრონულ ფორმაში გადატანა და სისტემების მომზადება უკვე თქვენს პროცესებს უფრო ეფექტურს გახდის.

2018 წლის 23 მარტიდან 1 ოქტომბრის ჩათვლით, შრომისა და სოციალური დაცვის სამინისტრომ ჩაატარა ექსპერიმენტი საკითხებზე დასაქმებულთა შესახებ დოკუმენტებისა და ინფორმაციის ელექტრონულ ფორმაში გადაყვანის მიზნით. შრომითი ურთიერთობები. მისი განხორციელების წესები რეგულირდება 2018 წლის 26 მარტის №194 ბრძანებით, კერძოდ, ნათქვამია, რომ მუშაობის ახალი წესები შემოწმდება ასეთზე. ეტაპები, როგორც შრომითი ხელშეკრულებების დადება და მივლინების შესრულება, სამუშაო ნებართვის გაცემა, დასაქმებულის შვებულების განრიგის გაცნობა და დამსაქმებლის ზოგიერთი LNA.

საპილოტე პროექტში 11 მსხვილი კომპანია მონაწილეობდა: რუსული რკინიგზა, გაზპრომბანკი სს, AvtoVAZ PJSC, Rosbank PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, SIBUR LLC, Alfa-Bank JSC, Tatneft PJSC, LLC "Agrotorg" მათ დავალებებს შორის იყო:

  • პერსონალის დოკუმენტების შენახვის შესაძლებლობის მექანიზმის შესამოწმებლად ელექტრონულ ფორმატში;
  • პერსონალის ჩანაწერების შენახვის ახალი წესების ხარჯებისა და შედეგების შეფასება;
  • იდენტიფიცირება პრობლემები და რისკები პერსონალის სამუშაო ნაკადის შენარჩუნებით ელფოსტაში. ფორმა;
  • დამსაქმებლისთვის საჭირო დოკუმენტაციის ოპტიმიზაციის წინადადებების მომზადება;
  • უზრუნველყოს ინიციატივები კანონმდებლობაში ცვლილებების შეტანის მიზნით, რათა მოხდეს ელექტრონული პერსონალის დოკუმენტების მართვის (EKD) ჩატარება.

შრომის სამინისტროს 19.10.2018 წლის მონაცემებით, გამოვლინდა გარკვეული სირთულეები, რომლებიც მთავრობას მოუწევს გადაჭრას, სანამ არ გამოცხადდება კონკრეტული რეგულაციები ECD-ზე. აქ არის რამოდენიმე პრობლემა, რომელიც ბიზნესმა აღნიშნა:

  1. შეძენისა და გამოყენების მაღალი ღირებულება ციფრული ხელმოწერა. ვარაუდობენ, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ყოველწლიურად მინიმუმ 1 ციფრული ხელმოწერის შეძენას მოითხოვს. ახლა მისი ღირებულება ერთ ადამიანზე 1000-დან 5000 რუბლამდეა. თუ ეს ფასი არ შემცირდება, მაშინ ECD-ის დანერგვის ეკონომიკური ეფექტი უმნიშვნელო იქნება.
  2. უნივერსალური ციფრული ხელმოწერის ერთიანი მოთხოვნების არარსებობა. ამჟამად, კანონით დამტკიცებულია EDS-ის რამდენიმე სახეობა, რომლებიც გამოიყენება სხვადასხვა სიტუაციებში. ყველაზე მოთხოვნადი არის გაძლიერებული კვალიფიციური ხელმოწერა, რადგან ის შეიძლება გამოყენებულ იქნას სამართლებრივი ურთიერთობების უფრო ფართო სპექტრში. თუმცა, პერსონალის ჩანაწერების მართვისთვის, კანონი ჯერ არ არის დადგენილი EDS-ის ტიპი, რომელიც უნდა იქნას გამოყენებული და მისი მახასიათებლები.
  3. ტექნიკური პრობლემები. ექსპერიმენტში მონაწილე კომპანიები მივიდნენ დასკვნამდე, რომ დოკუმენტების ექსკლუზიურად ონლაინ ფორმატში შენახვა დამსაქმებლისთვის წამგებიანია. მაღალი რისკისდაჯარიმდება ტექნიკური პრობლემების გამო. ასე რომ, მონაცემთა დაკარგვის, მესამე მხარის მიერ არაავტორიზებული გამოყენებისთვის, შეცდომები პროგრამული უზრუნველყოფაინფორმაციის გადაცემის ან დამუშავებისას პასუხის გაცემა სწორედ დამსაქმებელს მოუწევს. თუ სასამართლოს ან მარეგულირებელ ორგანოებს სჭირდებათ დაკარგული დოკუმენტები, მაშინ დაზარალდება არა მხოლოდ კომპანია, არამედ თანამშრომელი, რომლის ინფორმაციაც დაიკარგა. ეს ნიშნავს, რომ როგორც თანამშრომელი, ასევე ზედამხედველობის ორგანოები შეძლებენ პასუხისმგებლობის აღებას.
  4. დამსაქმებლის მიერ საბუთების დაკარგვის შემთხვევაში რისკებია დასაქმებულებისთვისაც. დოკუმენტების გარეშე ისინი თავიანთ უფლებებს ვერ დაიცავენ.

ვინაიდან პრობლემები მნიშვნელოვანია, შრომის სამინისტრომ, რუსეთის მრეწვეელთა და მეწარმეთა კავშირმა და დამოუკიდებელი პროფკავშირების ფედერაციამ შესთავაზეს, რომ ჯერ იპოვონ მათი გადაჭრის ვარიანტები და შემდეგ თანდათან განახორციელონ ყველა ინიციატივა. გარდა ამისა, ოფიციალური პირები თვლიან, რომ ჯერ უნდა დაველოდოთ ცვლილებებს IT სფეროში, რათა არსებობდეს წესები უნივერსალური ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის, მონაცემთა საარქივო შენახვის, მონაცემთა გადაცემის დაცვის, ელექტრონული დოკუმენტების სამართლებრივი მნიშვნელობის შესახებ. მათ შორის სასამართლოშიც. მთავრობის გეგმის მიხედვით, შესაბამისი კანონპროექტები უნდა მომზადდეს შემდეგ ვადებში:

  • 2020 წლის დეკემბრამდე - ელექტრონული ხელმოწერის ფორმირებასთან, მოპოვებასა და გამოყენებასთან დაკავშირებული ინიციატივები, მასზე ერთიანი მოთხოვნების დადგენა, მისი ვიზუალიზაცია ელექტრონულ დოკუმენტში;
  • 2020 წლის ივლისამდე - პროექტები, სადაც დაზუსტდება ელექტრონული დოკუმენტის ცნებები, ელექტრონული დოკუმენტების შენახვისა და დამუშავების პროცედურები და მათი დუბლიკატები (ელექტრონული სურათები).

შრომის სამინისტრო დარწმუნებულია, რომ მხოლოდ ამ ყველაფრის მიღების შემდეგ სამართლებრივი ჩარჩოშესაძლებელია დაიწყოს კანონპროექტის აქტიური შემუშავება, რომელიც დამსაქმებლებს საშუალებას აძლევს შეინახონ საკადრო დოკუმენტაცია მხოლოდ ელექტრონული ფორმით. ოფიციალური პირების პროგნოზით, დოკუმენტი გამოჩნდება არა უადრეს 2021 წელს.

რატომ არის საჭირო კიდევ ერთი ექსპერიმენტი?

შრომის სამინისტრომ გადაწყვიტა, ელექტრონულ ციფრულ ხელმოწერასთან დაკავშირებით კანონმდებლობაში მომდევნო ცვლილებებს არ დაელოდო. ამას გარდა, ოფიციალური პირები თვლიან პრაქტიკული გამოცდილებაელექტრონულ დოკუმენტებზე გადასვლა ბევრად უფრო სასარგებლოა კანონპროექტის შემქმნელებისთვის, ვიდრე ინფორმაციის შეგროვების სხვა ვარიანტები. ამიტომ, მომდევნო სამი წლის განმავლობაში დაგეგმილია მორიგი ექსპერიმენტის ჩატარება ECD-ზე გადასვლაზე. შესაბამისი კანონპროექტი უკვე მომზადებულია და მალე სახელმწიფო დუმაში უნდა მოხვდეს.

მეორე საპილოტე პროექტის მიზანია იდენტიფიცირება და, თუ ეს შესაძლებელია, გადაჭრის გზები, რომლებიც დაკავშირებულია ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებასთან, ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო შენახვასთან და სხვა ასპექტებთან ECD-თან მუშაობისას. უფრო მეტიც, ბიზნესებს, რომლებიც დათანხმდებიან მონაწილეობას ექსპერიმენტში, მოუწევთ მუშაობა იმ დროს, როდესაც სხვა რეგულაციები იცვლება. შრომის სამინისტროს განცხადებით, 2020 წლისთვის უნდა დამტკიცდეს ცვლილებები შემდეგ ფედერალურ კანონებში:

  • „საბუთების სავალდებულო ასლის შესახებ“;
  • „ინფორმაციის შესახებ საინფორმაციო ტექნოლოგიადა ინფორმაციის დაცვის შესახებ“;
  • სხვა მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტები, რომლებიც შეიცავს მითითებებს ელექტრონულ დოკუმენტებზე, დოკუმენტის ან თავად დოკუმენტის ელექტრონული დუბლიკატის (ელექტრონული გამოსახულების) შენახვისა და გამოყენების პროცედურებს.

რაც შეეხება პროექტის მონაწილეებს, ისინი ჯერჯერობით უცნობია, თუმცა იგეგმება, რომ სამუშაოში ცვლილებებისთვის მზად 10-მდე ორგანიზაცია იქნება. ყველა ხარჯი, რაც დამსაქმებლებს მოუწევთ, მთლიანად მათ აკისრიათ. ამავდროულად, მათ შეეძლებათ აირჩიონ რა ტიპის ელექტრონული ხელმოწერა გამოიყენონ და პერსონალის რომელი დოკუმენტები შეინახონ ექსკლუზიურად ელექტრონული ფორმით. ერთადერთი წესი არის გაძლიერებული კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენება, თუ:

  • შრომითი ხელშეკრულება;
  • პასუხისმგებლობის ხელშეკრულება;
  • სტუდენტური შეთანხმება.

ან თუ მათში ცვლილებები განხორციელდა.

ასევე განმარტებულია, რომ ექსპერიმენტის ფარგლებში კომპანიებს მოუწევთ შეიმუშაონ და უზრუნველყონ საკუთარი საინფორმაციო სისტემის ფუნქციონირება, რომელიც საშუალებას მისცემს შეინახონ ელექტრონული დოკუმენტები, უზრუნველყონ მათზე წვდომა სხვადასხვა კატეგორიის მომხმარებლებთან. სხვადასხვა აქტივობები(ცვლილებები, კონტროლი, ამონაწერის მიღება (ასლი) და ა.შ.).

ჩინოვნიკებს არ დავიწყებიათ მშრომელთა უფლებები. კომპანიებს, რომლებიც მიიღებენ მონაწილეობას საპილოტე პროექტში, მოეთხოვებათ კოლექტიურ ხელშეკრულებებში ან ცალკეულ ხელშეკრულებებში განაცხადონ თანამშრომლებთან, რომ ისინი არ არიან წინააღმდეგი დოკუმენტების ონლაინ ფორმატში გადატანაზე.

შრომის სამინისტროს გეგმების მიხედვით, ექსპერიმენტი უნდა ჩატარდეს 01.01.2019 წლიდან 31.12.2022 წლამდე. მაგრამ თუ სახელმწიფო სათათბიროს დეპუტატებს დრო არ აქვთ კანონპროექტის დასამტკიცებლად, ვადები შეიძლება შეიცვალოს. მიჰყევით ჩვენს სიახლეებს.

რა გადაწყვიტეთ ელექტრონულ სამუშაო წიგნზე

თავდაპირველად, ოფიციალურ პირებს სურდათ გაეერთიანებინათ ინიციატივა ელექტრონულ სამუშაო წიგნზე გადასვლისა და დამსაქმებლების ECD-ში სრულად გადაყვანის იდეით. თუმცა, როგორც ექსპერიმენტმა აჩვენა - ნიმუში, ელექტრონული დოკუმენტების მართვა პერსონალის ჩანაწერების მართვაში ცალკე უნდა შემუშავდეს. ამაზე დაჟინებით მოითხოვდნენ პროფკავშირების გაერთიანებები და დამსაქმებელთა რუსულენოვანი გაერთიანებები.

ასე რომ, შრომის სამინისტრომ გადაწყვიტა დაეხმარა კანონპროექტს ელექტრონულ სამუშაო წიგნზე, რათა 2020 წელს შიდა კომპანიებში დაინერგოს ვებ დოკუმენტი. ოფიციალური პირების თქმით, ინიციატივა მზად არის და ვარაუდობს, რომ (ციტატა შრომის სამინისტროს 19.10.2018 წლის ინფორმაციით):

დამსაქმებლები გამოგიგზავნიან Საპენსიო ფონდირუსეთი ელექტრონული ფორმით არის ინფორმაცია თანამშრომლების შრომითი საქმიანობის შესახებ, ანუ დაქირავების, სხვაზე გადაყვანის შესახებ სამუშაო ადგილი, თანამდებობიდან გათავისუფლება. პროექტი მასშტაბურია, რადგან ის ყველა დამსაქმებელს ეხება. თანამშრომლებს საშუალება ექნებათ ნებისმიერ დროს ნახონ საინფორმაციო სისტემაში დამსაქმებლის მიერ გაკეთებული ჩანაწერები, ასევე ელექტრონულად გაუგზავნონ თავიანთი მონაცემები დამსაქმებელს, მაგალითად, სამუშაოზე განაცხადის დროს, მათ შორის, დისტანციური მუშაობისთვის სხვა სფეროში.

ელექტრონული სამუშაო წიგნის დადებითი და უარყოფითი მხარეების შესახებ შეგიძლიათ წაიკითხოთ ჩვენს მასალაში.

როგორ უყურებენ ოფიციალური პირები რეფორმას ზოგადად?

როგორც ადრე განაცხადა რუსეთის ფედერაციის შრომისა და სოციალური დაცვის მინისტრის მოადგილემ ლიუბოვ ელცოვამ, შრომის სამინისტრო მზადაა მოისმინოს მეწარმეებისა და პროფკავშირების პოზიცია გარდამავალ საკითხთან დაკავშირებით. რუსული კომპანიები ECD-ზე.

ლიუბოვ ელცოვამ განმარტა (ციტატა შრომის სამინისტროს ოფიციალური ვებ-გვერდიდან - რედ.):

„ჩვენი წინადადებების მთავარი არსი არის ის, რომ ქაღალდის დოკუმენტების მართვასთან ერთად კომპანიებს ჰქონდეთ შესაძლებლობა განახორციელონ საკადრო დოკუმენტაციის ელექტრონული მართვა. კერძოდ, შემოთავაზებულია დამსაქმებელს მიენიჭოს უფლება გადაწყვიტოს დოკუმენტებთან დაკავშირებული დოკუმენტების სრული ან ნაწილობრივი შენარჩუნება. პერსონალის მუშაობა, ელექტრონული ფორმით. ამ გადაწყვეტილებას დამსაქმებელი მიიღებს მხოლოდ დასაქმებულთა წარმომადგენლობითი ორგანოს აზრის გათვალისწინებით.

ელექტრონული ფორმით დოკუმენტების შენახვის ყველა ხარჯი მხოლოდ დამსაქმებელს ეკისრება. დასაქმებულს არ უნდა დაეკისროს ხარჯები, რომლებიც დაკავშირებულია პერსონალის ნაწილობრივ ან სრულ ელექტრონულ ჩანაწერებთან. ამასთან, დამსაქმებელი ვალდებულია დასაქმებულის მოთხოვნით მიაწოდოს მას ელექტრონული ფორმით შექმნილი დოკუმენტები ქაღალდზე.

ვინც მზად არის გადაადგილებისთვის

სამინისტრო ხაზს უსვამს, რომ საბანკო სექტორისა და IT ტექნოლოგიების კომპანიები, „სადაც ძირითადად ვერტიკალურად ინტეგრირებული სტრუქტურებია და სამუშაოები დაკავშირებულია ინფორმაციული ტექნოლოგიების გამოყენებასთან“, ემხრობა ECD-ის დანერგვას. ამიტომ ისინი გახდნენ საპილოტე პროექტის პირველი მონაწილეები. ამავდროულად, ბევრმა კომპანიამ უკვე დააფასა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უპირატესობები, ასე რომ, თუ ხელისუფლება დააკანონებს მას პერსონალის ჩანაწერების მართვაში, ისინი ნელ-ნელა დაიწყებენ მუშაობის ახალ წესებზე გადასვლას.

KlubaTK ექსპერტის, Ares-ის დასაქმების სააგენტოს იურისტის, ტატიანა მაგერას თქმით, პერსონალის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვა აუცილებელი და ბუნებრივი პროცესია. შესაძლოა, პირველ ეტაპზე მასზე გადასვლა მართლაც შეიძლება იყოს ექსკლუზიურად ნებაყოფლობითი როგორც დამსაქმებლებისთვის, ასევე თანამშრომლებისთვის. უფრო მეტიც, ფაქტობრივად, საკადრო დოკუმენტაციის შექმნა და აღრიცხვა უკვე რამდენიმე წელია ციფრული ფორმით მიმდინარეობს. დოკუმენტის ქაღალდზე დაბეჭდვა და დუბლირება სავალდებულოა დასაქმებულისა და დამსაქმებლის პირადი ხელმოწერით დამოწმების მოთხოვნის გამო. შრომითი ურთიერთობის მონაწილე მხარეებისთვის ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის ლეგალიზაციამ შეიძლება გადაჭრას ეს პრობლემა.

ტატიანა მაგერა ასევე იხსენებს, რომ ისეთი პორტალების გამოყენება, როგორიცაა nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru, ყოველდღიურად უფრო პოპულარული და ეფექტური ხდება. ასე რომ, არაფერი უშლის ხელს პერსონალის ჩანაწერებში ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის დანერგვას, მათ შორის არსებული პლატფორმებისა და განვითარებების გამოყენებას.

რა შეიძლება ითარგმნოს ონლაინ ფორმატში ახლა

რუსეთის კანონმდებლობა შეიცავს ბევრ რეგულაციას, რომელიც კომპანიებს საშუალებას აძლევს გაციფრონ გარკვეული HR დოკუმენტები. კომპანიის მენეჯმენტის გადაწყვეტილებით, შიდა საბუთების შედგენა შესაძლებელია უშუალოდ სამუშაო კომპიუტერებზე. საჭიროების შემთხვევაში, მათი დაბეჭდვა და ხელმოწერა შესაძლებელია. თუ ისინი ციფრულად იგზავნება თანამშრომლებთან ან სამთავრობო უწყებებთან, მათი ავთენტურობა უნდა დადასტურდეს ელექტრონული ციფრული ხელმოწერით.

ელექტრო მოწყობილობების აღრიცხვის ჟურნალი და სხვ.).

თანამშრომელთა პირადი ბარათები, პერსონალის ბრძანებები, სამუშაო წიგნები და მათი რეესტრი, სამუშაო ხელშეკრულებები და მათზე დამატებითი ხელშეკრულებები, აგრეთვე. უმეტესობაპერსონალის ჟურნალები კვლავ უნდა ინახებოდეს ქაღალდზე.

ამჟამად, ეკონომიკის ყველა სექტორში პროცესების ოპტიმიზაცია და ავტომატიზაცია ერთ-ერთი ყველაზე განხილული თემაა ექსპერტთა საზოგადოებაში. ყურადღებას არც სახელმწიფო ართმევს: 2017 წელს „განვითარების სტრატეგია. საინფორმაციო საზოგადოებარუსეთის ფედერაციაში 2017 - 2030 წლებში“, რომლის ფარგლებშიც პროგრამა „ციფრული ეკონომიკა“ ხორციელდება.

ამ პროგრამის ერთ-ერთი აქტივობაა თანამშრომლებსა და დამსაქმებლებს შორის ქაღალდის გარეშე ურთიერთობაზე გადასვლა. ეს ნიშნავს, რომ უახლოეს მომავალში უნდა იყოს საკანონმდებლო ჩარჩო, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ პერსონალის დოკუმენტები ელექტრონული ფორმით.

როგორი უნდა იყოს HR სამუშაო პროცესის მომავალი?

ცხადია, სამომავლოდ დამსაქმებელს და დასაქმებულს უნდა შეეძლოს ნებისმიერი მოწყობილობიდან მსოფლიოს ნებისმიერი წერტილიდან ელექტრონულად ხელი მოაწერონ პერსონალის ნებისმიერ დოკუმენტს. ქაღალდის დოკუმენტები და მათზე არსებული „ცოცხალი“ ხელმოწერები თანდათან უნდა გასულიყო ბიზნეს მიმოქცევიდან. ამავდროულად, რა თქმა უნდა, უზრუნველყოფილი უნდა იყოს საკადრო დოკუმენტაციის ხელმომწერ პირთა სათანადო იდენტიფიკაცია, ასევე ინფორმაციის ელექტრონული ფორმით გადაცემისა და შენახვის უსაფრთხოება.

Რატომ არის ეს მნიშვნელოვანი?

დასაქმებულსა და დამსაქმებელს შორის ქაღალდის გარეშე ურთიერთქმედების დანერგვის უპირატესობები აშკარაა:

თანამშრომლებისთვის დროის დაზოგვა (და შესაბამისად კომპანიისთვის ფულის);

თანამშრომლების მობილურობის გაზრდა - დოკუმენტების გაფორმება შესაძლებელია ლეპტოპიდან ან სმარტფონიდან მსოფლიოს ნებისმიერი წერტილიდან;

საკადრო დოკუმენტაციის დამტკიცებისა და ხელმოწერის პროცესების დაჩქარება;

საკადრო დოკუმენტაციის ხელმოწერის კონტროლის პროცესის გამარტივება;

პერსონალის სამუშაო პროცესის გამჭვირვალობის გაზრდა;

დოკუმენტების უსაფრთხოების გაუმჯობესება ქაღალდთან შედარებით;

საოფისე/საარქივო სივრცის შენახვა დოკუმენტების შესანახად;

ქაღალდის ხარჯების შემცირება და გარემოზე ზრუნვა;

დოკუმენტის გაყალბების რისკის შემცირება (გაძლიერებული კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებისას);

უფრო სწრაფად უზრუნველყოფა და მარტივად ხელმისაწვდომიდოკუმენტების არქივში;

გარანტირებულია დოკუმენტების უფრო სწრაფი წარდგენა მარეგულირებელ ორგანოებში.

რა კეთდება სახელმწიფო დონეზე?

დასაქმებულსა და დამსაქმებელს შორის ქაღალდის გარეშე ურთიერთქმედების დანერგვის მიზნით, რუსეთის შრომის სამინისტრომ უკვე დაიწყო ექსპერიმენტი შრომით ურთიერთობებზე დასაქმებულის შესახებ დოკუმენტებისა და ინფორმაციის ელექტრონულ ფორმაში გადაქცევის მიზნით.

ექსპერიმენტში მონაწილეობდნენ რუსეთის მსხვილი დამსაქმებლები: რუსეთის რკინიგზა სს, გაზპრომბანკი სს, AvtoVAZ PJSC, ROSBANK PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, Yandex LLC.

ექსპერიმენტი უნდა დაეხმაროს:

დამსაქმებლის მიერ პერსონალის დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით შენახვის მექანიზმის ტესტირება;

განხორციელების ხარჯების და მიღებული ეფექტის შეფასება;

პრობლემებისა და რისკების იდენტიფიცირება ქაღალდის გარეშე ურთიერთქმედებაზე გადასვლისას.

ექსპერიმენტის შედეგებიდან გამომდინარე, დაგეგმილია წინადადებების მომზადება იმ დოკუმენტების ოპტიმიზაციისთვის, რომლებიც დამსაქმებლისთვის სავალდებულოა შრომითი ურთიერთობების სფეროში, ასევე შემუშავებული და შესაბამისი ცვლილებების შეტანა რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობაში.

საკანონმდებლო ცვლილებები დაგეგმილია არა უადრეს 2018 წლის მეოთხე კვარტალში.

შრომის სამინისტროს ექსპერიმენტის გეგმა

პირველი ეტაპი

ორგანიზაციაში ექსპერიმენტის ჩასატარებლად საჭირო პროექტების მომზადება და ადგილობრივი რეგულაციების დამტკიცება, რომელიც შეიცავს მისი ჩატარების პროცედურებს, ექსპერიმენტის ჩატარების პასუხისმგებელ პირთა სიას;

პირველადი პროფკავშირის ორგანიზაციასთან ან (პირველადი პროფკავშირის ორგანიზაციის არარსებობის შემთხვევაში) ექსპერიმენტში მონაწილე მშრომელთა სხვა წარმომადგენლებთან ურთიერთობის ორგანიზება.

მეორე ფაზა

კორპორატიული საინფორმაციო სისტემების მომზადება, ასევე სხვა ტექნიკური სწავლება (საჭიროების შემთხვევაში);

ექსპერიმენტის ადგილობრივი რეგულაციების დაზუსტება (საჭიროების შემთხვევაში).

მესამე ეტაპი

ექსპერიმენტის განხორციელება შერჩეულ კომპანიებში;

თითოეული მონაწილის მიერ წარსული ექსპერიმენტის შედეგების საფუძველზე შეჯამება და ინფორმაციის გაგზავნა რუსეთის შრომის სამინისტროში, რომელიც შეიცავს ფინანსური ხარჯების, დროის ხარჯების, ექსპერიმენტთან დაკავშირებული რისკების შეფასებას, პერსონალის დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით შენახვის ეფექტების ანალიზს. , ასევე მათი გავლენა შრომის პროდუქტიულობაზე და საკონტროლო - საზედამხედველო საქმიანობაზე.

მეოთხე ეტაპი

გასული ექსპერიმენტის შედეგების ზოგადი შეჯამება და შეფასება რუსეთის შრომის სამინისტროში.

ექსპერიმენტში შემავალი პერსონალის დოკუმენტებთან მუშაობის სახეები:

შრომითი ხელშეკრულებების გაფორმება;

მივლინების რეგისტრაცია;

დატოვე შეთანხმებები;

შეტყობინება თანამშრომლების შესახებ შემადგენელი ნაწილები ხელფასებიმათ გამო შესაბამისი პერიოდისთვის;

პერსონალის აღრიცხვის სფეროში, მათ შორის, ვინც ციფრულ ეპოქაში შედის "დაბალი სიჩქარით". სახელმწიფო დონეზე ტარდება ექსპერიმენტები, რის შედეგებმაც უნდა დააფუძნოს მომავალი კანონპროექტები პერსონალის EDI-ს სფეროში. ასეთი ხანგრძლივი ზრდის მთავარი მიზეზი შრომით ურთიერთობებში ყველა მონაწილის დიგიტალიზაციაში 100%-იანი ჩართვაა. მაგრამ დაბალი სიჩქარე არ ნიშნავს, რომ პროცესი არ მიმდინარეობს. მოწინავე კომპანიები უკვე ახორციელებენ HR ოპერაციების გაციფრულებას. რა საკადრო დოკუმენტაცია შეიძლება უკვე გადაკეთდეს ელექტრონულ ფორმაში, რა სარგებელი მოაქვს ამას? დეტალები ჩვენს სტატიაში.

სახელმწიფო ატარებს ექსპერიმენტებს პერსონალის EDI-ზე

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა გარდაუვალი მომავალია. EDI-ის ფლაგმანი არის საზედამხედველო ორგანოების აღრიცხვა. ექსპერტების შეფასებით, ელექტრონული ფორმით დოკუმენტების დაახლოებით 90% არის ბუღალტრული დოკუმენტები. სახელმწიფო სიფრთხილით უახლოვდება საკადრო ჩანაწერების დიგიტალიზაციას. სანამ ოპტიმალური გადაწყვეტილებების ძიებაშია, ის ექსპერიმენტებს ატარებს: ერთი საპილოტე პროექტიდასრულდა, გზად მეორე.

პერსონალის სფეროში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვის პირველი საპილოტე პროექტი 2018 წლის 23 მარტიდან 1 ოქტომბრის ჩათვლით გაიმართა. მას 11 მსხვილი რუსული კომპანია ესწრებოდა, მათ შორის რუსეთის რკინიგზა, ავტოვაზი, გაზპრომბანკი და სხვა. ექსპერიმენტმა აჩვენა შემდეგი შედეგები: უნივერსალური ციფრული ხელმოწერის ერთიანი მოთხოვნების არარსებობა, თანამშრომლების 100-ე დაფარვის მაღალი ღირებულება ციფრული ხელმოწერებით, ტექნიკური მიზეზების გამო მონაცემთა დაკარგვის რისკი.

მოსალოდნელია, რომ მეორე ფედერალური საპილოტე პროექტი ელექტრონული პერსონალის დოკუმენტების მართვის დანერგვის შესახებ 2020 წლის 1 იანვრიდან დაიწყება და ორი წლის განმავლობაში გაგრძელდება. წინასწარი ინფორმაციით, პროექტში 10-მდე კომპანია მიიღებს მონაწილეობას. მათ შეეძლებათ აირჩიონ პერსონალის რომელი დოკუმენტები გადაიყვანონ ელექტრონულ ფორმაში (ქაღალდზე დუბლირების გარეშე), ელექტრონული ხელმოწერის (ES) რა ტიპები გამოიყენონ, ერთი პირობით, რომ გაძლიერებული კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერა უნდა იყოს გამოყენებული შრომითი ხელშეკრულებისთვის, პასუხისმგებლობა. ხელშეკრულება და სტუდენტური ხელშეკრულება (UKEP). ამ ექსპერიმენტის მიზანია პირველი ექსპერიმენტის დროს გამოვლენილი ბარიერების მოხსნა. სხვა მნიშვნელოვანი პირობა- ამ კომპანიების თანამშრომლებმა ექსპერიმენტში მონაწილეობის მიღების უფლება უნდა „დასცენ, თანხმობა უნდა აისახოს მათში. შრომითი ხელშეკრულებები.

დასაქმების ჩანაწერები "ციფრულში"

პერსონალის EDF-ში ცალკე ხაზია სამუშაო წიგნის დიგიტალიზაცია. მისი ელექტრონულ ფორმაში გადაყვანის გლობალური ექსპერიმენტი გათვალისწინებულია მთავრობის მიერ დამტკიცებულ ციფრული ეკონომიკის ეროვნულ პროექტში.

შესაძლებელია, რომ 2020 წლის 1 იანვრიდან სავალდებულო გახდეს დასაქმებულთა შრომითი საქმიანობის შესახებ ინფორმაციის გადაცემა რუსეთის ფედერაციის საპენსიო ფონდის საინფორმაციო სისტემაში. პერსონალის შიდა სამუშაო ნაკადის ორგანიზებისას, დამსაქმებელი თავად აირჩევს "ნომერს" და ქაღალდს. ხოლო 2021 წლის 1 იანვრიდან ელექტრონული ფორმატი სამუშაო წიგნებიმთავარი უნდა იყოს. შრომის სამინისტროს ინფორმაციით, ინოვაცია 58,7 მილიონ ადამიანს და 4,7 მილიონ იურიდიულ პირს შეეხება.

ელექტრონული დოკუმენტი შეიცავს შემდეგ მონაცემებს: ინფორმაციას დასაქმებულის შესახებ, მის მიერ შესრულებული სამუშაოს შესახებ, სხვა მუდმივ სამუშაოზე გადაყვანას, სამსახურიდან გათავისუფლებას და მის საფუძველს. მონაცემები განათლებისა და ჯილდოების შესახებ ელექტრონულ ფორმაში არ გადადის.

დოკუმენტის ფორმა ჯერ არ არის საჯაროდ წარმოდგენილი (2019 წლის სექტემბრის მდგომარეობით), ის უნდა იყოს შემუშავებული რუსეთის ფედერაციის საპენსიო ფონდის მიერ და დამტკიცებული შრომის სამინისტროს მიერ.

2021 წლიდან ქაღალდის სამუშაო წიგნების გაუქმება იგეგმება. თანამშრომლებს, რომლებიც პირველად დასაქმდებიან 2021 წლის 1 იანვრის შემდეგ, არ ექნებათ ქაღალდის სამუშაო წიგნი.

2020 წლის 1 იანვრიდან მოქალაქის ინდივიდუალური პირადი ანგარიში, რომელიც ინახება სავალდებულო სისტემაში. საპენსიო დაზღვევა, დაემატება განყოფილება „ინფორმაცია შრომითი საქმიანობის შესახებ“, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას სამუშაო ადგილის, შესრულებული სამუშაოს და მისი პერიოდების შესახებ.

თუმცა შესაძლებელია სხვა სცენარიც. ფაქტია, რომ შრომის სამინისტრო Ბოლო დროსაქტიურად აცხადებს ცვლას სამუშაო წიგნების დიგიტალიზაციაში ერთი წლით. არსებობს შესაძლებლობა, რომ 2019 წლის 29 ოქტომბრამდე შრომის სამინისტრომ დასამტკიცებლად წარადგინოს კანონპროექტი შესწორებით - რომელიც გვთავაზობს რუსეთის ფედერაციის საპენსიო ფონდის საფუძველზე შრომითი საქმიანობის ელექტრონული აღრიცხვის დაწყებას არა 2020 წლიდან. მაგრამ 2021 წლიდან, ხოლო ქაღალდის შრომა ელექტრონულის პარალელურად კიდევ რამდენიმე წელი უნდა არსებობდეს. ამ საკითხის გადაწყვეტა შორს არ არის.

HR EDI-ს უპირატესობები:

  • მცირდება საკადრო დოკუმენტაციის ხელმოწერის ვადა.
  • არსებობს დოკუმენტების განუსაზღვრელი არქივის შესაძლებლობა.
  • შემცირდა დოკუმენტების ძიების დრო.
  • ქაღალდის დოკუმენტებით დაკავებული სივრცე თავისუფლდება.
  • შეამცირეთ ქაღალდისა და ბეჭდვის ხარჯები.
  • მოხსენების სიჩქარის გაზრდა, მისი ხარისხის გაუმჯობესება.

რომელი HR დოკუმენტების გაციფრება უკვე შესაძლებელია

იმისდა მიუხედავად, რომ სახელმწიფოს მიერ პერსონალის EDI-ს მასიური დიგიტალიზაციის დაწყება ჯერ არ დაწყებულა, კანონმდებლობა უკვე იძლევა საშუალებას გამოიყენოს ზოგიერთი პერსონალის დოკუმენტი ელექტრონული ფორმით.

რა პერსონალის დოკუმენტები უკვე შეიძლება გაციფრულდეს:

  • ელექტრონული ავადმყოფი შვებულება,
  • შრომითი ხელშეკრულება დისტანციურ მუშაკთან,
  • სამოქალაქო სამართლის ხელშეკრულებით შესრულებული სამუშაოს აქტები,
  • ინფორმაცია პერსონალური აღრიცხვისა და გადახდილი სადაზღვევო პრემიების შესახებ.
  • სხვა დოკუმენტები, რომლებიც არ საჭიროებს თანამშრომლის ხელმოწერას.

როგორ შეგიძლიათ გააუმჯობესოთ თქვენი HR სამუშაო პროცესი ახლა? მისი დიგიტალიზაცია კომპანიის დონეზე, ანუ შექმენით შიდა პერსონალის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა. VLIS EDI სერვისის გამოყენებით, თქვენ თავად შეგიძლიათ გასცეთ ელექტრონული ხელმოწერა თანამშრომელს და გამოიყენოთ იგი კომპანიაში შიდა დოკუმენტების გასაფორმებლად. შემოვლითი ფურცელიც კი, რომელსაც თანამშრომელი ავსებს სამსახურიდან გათავისუფლებისთანავე, ელექტრონული ხდება VLSI-ში.

რა დოკუმენტები უნდა სთხოვოთ ადამიანს სამუშაოზე განაცხადის დროს, რომელი მონაცემები უნდა შევიდეს სისტემაში, რომელი დოკუმენტები და მოხსენებები დაიბეჭდოს და რომელი შეიძლება გაიგზავნოს ელექტრონულად - VLIS EDI გეტყვით, როგორ გააკეთოთ ყველაფერი სწორად.

VLSI გაითვალისწინებს სამუშაო დროთანამშრომლებს, აკონტროლებენ ჩამოსვლისა და გამგზავრების დროს, ადგენენ შვებულების განრიგს. გარდა ამისა, სერვისის გამოყენებით შეგიძლიათ სერიოზულად გაზარდოთ თანამშრომელთა არამატერიალური მოტივაცია - მილოცვის, შიდა კონკურსების ჩატარების გზით და ა.შ.

თქვენ შეგიძლიათ გაიგოთ მეტი ელექტრონული ხელმოწერების შესახებ ჩვენს EDS მაღაზიაში, სადაც არის ელექტრონული ხელმოწერები კომპანიის ნებისმიერი ამოცანისთვის.

თითქმის ყველა კომპანიას ჰყავს დისტანციური თანამშრომლები, რომლებიც ფიზიკურად „მიუწვდომელია“ დამსაქმებლისთვის - როგორ ურჩევენ ექსპერტები ხელშეკრულებების გაფორმებას და მათთან მოქმედებას, განსაკუთრებით სამუშაოს აღწერილობას?

დისტანციური თანამშრომლის სამუშაოზე განაცხადისას, ბევრი კითხვა ჩნდება სამუშაო პროცესის სირთულესთან დაკავშირებით. ამიტომ, პერსონალის დოკუმენტების დამუშავების დაწყებამდე, კომპანიამ უნდა გადაწყვიტოს პერსონალის სამუშაო ნაკადის ორი ვარიანტიდან რომელი იქნება გამოყენებული: ტრადიციული თუ ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა.

ვარიანტი 1. ტრადიციული

ამ პარამეტრის გამოყენებისას კომპანია ფოსტით გაგზავნის პერსონალის ყველა დოკუმენტის ორიგინალს. თანამშრომელი ხელს მოაწერს მათ (ან დადებს ხელმოწერას გაცნობაზე) და გამოგიგზავნით უკან ფოსტით. ამასთან, არსებობს გაცნობის, შეტყობინებების და ა.შ. ვადების დარღვევის რისკები.

ვარიანტი 2. ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 312.1)

რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი დამსაქმებელს საშუალებას აძლევს დასაქმებულს გაუგზავნოს პერსონალის დოკუმენტები (ბრძანებები, შეტყობინებები, მოთხოვნები და ა.შ.) და სხვა დოკუმენტები ელექტრონული ფოსტით. თანამშრომელს ასევე აქვს უფლება წარმართოს ყველა Საჭირო საბუთები, მათ შორის დასაქმებისთვის საჭირო დოკუმენტები, სხვადასხვა განაცხადები ელექტრონული ფორმით. ამ მეთოდით ფოსტის გადაგზავნა პრაქტიკულად გამორიცხულია, შესაძლებელია მკაცრად დაიცვან ვადები და დაზოგოთ საფოსტო გადასახადი.

თუმცა, იმისათვის, რომ ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა დისტანციურ მუშაკსა და დამსაქმებელს შორის იყოს ლეგალური, მხარეებმა უნდა გამოიყენონ ელექტრონული ხელმოწერა.

Შენიშვნა, შრომის კოდექსიდამსაქმებლის ვალდებულება გადაიხადოს დასაქმებულის ელექტრონული ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატის მიღების საფასური არ არის გათვალისწინებული, შესაბამისად, მიგვაჩნია, რომ ეს საკითხი წყდება შრომითი ხელშეკრულების მხარეთა შეთანხმებით.

დისტანციური მუშაკების მიღებამდე, მე გირჩევთ, რომ კომპანიამ ასახოს დისტანციური მუშაობის გამოყენება და ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენების მახასიათებლები PWTR-ში. Მაგალითად,
  • შესაძლებელია განჭვრიტოთ, იყენებს თუ არა კომპანია ელექტრონულ ხელმოწერას, რომელიც ეკისრება ელექტრონული ხელმოწერის მოპოვების ხარჯებს,
  • როგორია ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის პროცედურა, როგორია მათი ფორმატი, როგორია დოკუმენტების მიღების დადასტურების პროცედურა.
მოგეხსენებათ, დამსაქმებელი ვალდებულია შრომითი ხელშეკრულების გაფორმებამდე გააცნოს დასაქმებულს ადგილობრივი რეგულაციები (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 68-ე მუხლი), სამუშაოს აღწერილობის ჩათვლით. თუ კომპანიამ გადაწყვიტა ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენება, მაშინ შესაძლებელია თანამშრომლის გაცნობა ადგილობრივ რეგულაციებთან გაცნობის ფურცელზე თანამშრომლის ხელნაწერი ხელმოწერის მოპოვების გარეშე, მაგრამ ელექტრონული ხელმოწერის დახმარებით. სამოქმედო გეგმა შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს:
  • გაგზავნეთ PVTR-ის სკანირება, გადახდის წესები, პერსონალური მონაცემების დაცვის წესები, სამსახურის აღწერა, დამსაქმებლის ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებით ელექტრონული ფოსტით დასაქმებულის მუშაობასთან დაკავშირებული სხვა ადგილობრივი რეგულაციები;
  • დასაქმებულმა სანაცვლოდ ელექტრონული დოკუმენტი უნდა გამოაგზავნოს. ხელოვნებაში. რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 312.1 კონკრეტულად არ არის მითითებული, თუ რა სახის ელექტრონული დოკუმენტი უნდა იყოს. ეს შეიძლება იყოს ელ.წერილი, რომელშიც ნათქვამია, რომ თანამშრომელმა წაიკითხა ადგილობრივი აქტი ან გაცნობის ფურცლის სკანირება თანამშრომლის ხელმოწერით. თანამშრომელმა გაგზავნისას ასევე უნდა გამოიყენოს ელექტრონული ხელმოწერა.
ჩნდება კითხვა, თუ რა უნდა გააკეთონ, თუ მხარეები შეთანხმდნენ შრომით ხელშეკრულებაში ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებაზე. ბოლოს და ბოლოს, შრომითი ხელშეკრულების გაფორმებამდე კანდიდატმა არ იცის, რომ მას ელექტრონული ხელმოწერის მიღება სჭირდება. ამ საკითხში სამართლებრივ ნორმებში არის გარკვეული შეუსაბამობა. მიგვაჩნია, რომ როდესაც გადაწყვეტილება მიიღება კანდიდატის სამსახურზე დაქირავებაზე, დამატებითი ეტაპი ადგილობრივი აქტების გაცნობამდე და შრომითი ხელშეკრულების გაფორმებამდე უნდა იყოს მხარეთა შეთანხმების ეტაპი ციფრული ხელმოწერის გამოყენებაზე და ელექტრონულის მოპოვებაზე. თანამშრომლის ხელმოწერა.
როგორია დისტანციურ მუშაკთან შრომითი ხელშეკრულების გაფორმების პროცედურა? თუ შრომით ხელშეკრულებას მხარეები ხელს აწერენ ტრადიციული წესით, მაშინ კომპანიას მოუწევს დასაქმებულს ფოსტით გაუგზავნოს შრომითი ხელშეკრულების ორივე ეგზემპლარი და დაწეროს სამოტივაციო წერილი თხოვნით, მოაწეროს ხელი და დააბრუნოს დამსაქმებელს ერთი ეგზემპლარი.

თუ მხარეები იყენებენ ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლას და ელექტრონულ ხელმოწერას, წარმოიქმნება მთელი რიგი პრაქტიკული საკითხები:

უნდა გაუგზავნოს თუ არა დამსაქმებელმა თანამშრომელს ხელმოწერის ხელშეკრულება WORD ან PDF ფორმატში?

უნდა გაუგზავნოს თუ არა დასაქმებულმა დოკუმენტი დამსაქმებელს WORD ფორმატში (ნაწილების ხელმოწერების განყოფილების ელექტრონულად შევსებით)? ან PDF ფორმატში უნდა გავაგზავნო დოკუმენტი? ამ შემთხვევაში მან უნდა დაბეჭდოს ხელშეკრულება, ხელი მოაწეროს ხელით, გააკეთოს დასკანირებული ასლი და მხოლოდ ამის შემდეგ გაუგზავნოს დამსაქმებელს ელექტრონული ფოსტით?

მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ელშეუძლიათ თუ არა მხარეებს ან სხვა საკომუნიკაციო არხების გამოყენება WhatsApp, Skype და ა.შ.

თანამშრომლისგან დოკუმენტის მიღების შემდეგ როგორ უნდა ინახებოდეს ელექტრონული ხელმოწერით ხელმოწერილი ელექტრონული დოკუმენტი?

როგორ ვნახო დოკუმენტზე, რომ ხელმოწერილია ელექტრონული ხელმოწერით?

დაზუსტებამდე სამთავრობო სააგენტოებიან სასამართლო პრაქტიკაარა ამ საკითხებზე. მაგრამ ამ საკითხებზე კომენტარის გაკეთება შესაძლებელია მარეგულირებელ აქტებში მოცემული ელექტრონული დოკუმენტის განმარტებებზე დაყრდნობით.

ხელოვნების მე-2 პუნქტი. 434 Სამოქალაქო კოდექსი RF:

ელექტრონული დოკუმენტი არის ინფორმაცია მომზადებული, გაგზავნილი, მიღებული ან შენახული ელექტრონული, მაგნიტური, ოპტიკური ან მსგავსი საშუალებებით, მათ შორის ინფორმაციის გაცვლა ელექტრონული ფორმით და ელექტრონული ფოსტით.

პ . 11.1 ხელოვნება. 2 ფედერალური კანონი 2006 წლის 27 ივლისის N 149-FZ „ინფორმაციის, საინფორმაციო ტექნოლოგიებისა და ინფორმაციის დაცვის შესახებ“:

ელექტრონული დოკუმენტი არის დოკუმენტირებული ინფორმაცია, რომელიც წარმოდგენილია ელექტრონული ფორმით, ანუ ისეთი ფორმით, რომელიც შესაფერისია ადამიანის აღქმისთვის ელექტრონული კომპიუტერების გამოყენებით, ასევე ინფორმაციისა და სატელეკომუნიკაციო ქსელებით გადაცემისთვის ან საინფორმაციო სისტემებში დამუშავებისთვის.

ანუ ელექტრონულად ითვლება როგორც ქაღალდის დოკუმენტი მიღებული (გაგზავნილი) ნებისმიერი თანამედროვე საკომუნიკაციო არხის გამოყენებით, ელექტრონული ფოსტით, WhatsApp-ით ან Skype-ით და ა.შ., ასევე ორიგინალურად შექმნილი და ელექტრონული ფორმით გაგზავნილი და ელექტრონულ მედიაში შენახული დოკუმენტი.

ის ფაქტი, რომ დოკუმენტი ხელმოწერილია ელექტრონული ხელმოწერით, გამოჩნდება ფაილის ეტიკეტზე. გარდა ამისა, როგორც დამატებითი სერვისი, ელექტრონული ხელმოწერის მიღებისთანავე შეგიძლიათ შეუკვეთოთ სპეციალური ნიშნები თავად დოკუმენტის ტექსტზე.

აქ რეკომენდაციები შეიძლება იყოს:
  • თანამშრომელს გაუგზავნეთ დამსაქმებლის მიერ ხელმოწერილი ხელშეკრულება PDF ფორმატში;
  • დაბეჭდეთ ხელშეკრულება, მოაწერეთ ხელი საკუთარი ხელით, გააკეთეთ დასკანირებული ასლი და გაუგზავნეთ დამსაქმებელს PDF ფორმატში;
  • დაბეჭდეთ ხელშეკრულება და შეინახეთ ორივე მხარის მიერ ხელმოწერილი ხელშეკრულება პირად საქმეში;
  • ინახავს ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებით გაგზავნილ ფაილებს. შესაძლოა, გადამოწმების შემთხვევაში, მათ წარდგენა მოუწიოს დასაქმებულის მიერ ხელშეკრულების გაფორმების დასადასტურებლად;
  • დამსაქმებელმა ადგილობრივ რეგულაციებში უნდა დააფიქსიროს, მაგალითად, PVTR-ში, ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის პროცედურა, მათი ფორმატი, შენახვის წესი, გამოყენებული საკომუნიკაციო არხები და ა.შ.).
გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ თუ შრომითი ხელშეკრულება გაფორმებულია ელექტრონული ხელმოწერის გამოყენებით, დამსაქმებელი ვალდებულია დასაქმებულს გაუგზავნოს შრომითი ხელშეკრულების ასლი ქაღალდზე ფოსტით. რეგისტრირებული ფოსტითშეტყობინებით არაუგვიანეს 3 კალენდარული დღეები(რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 312.2 მუხლის მე-2 ნაწილი). თუმცა, კანონმდებლობა არ ითვალისწინებს დასაქმებულის ვალდებულებას, დააბრუნოს საკუთარი ხელით გაფორმებული შრომითი ხელშეკრულება, რადგან მას უკვე მოაწერეს ხელი UKEP-ის დახმარებით.

მსგავსი პრობლემები წარმოიქმნება არა მხოლოდ შრომითი ხელშეკრულების გაფორმების ან ადგილობრივი აქტების გაცნობისას, არამედ საკადრო დოკუმენტაციის შედგენისას. პერსონალის ოფიცერმა, ჩვეულებისამებრ, უნდა სთხოვოს თანამშრომელს ხელი მოაწეროს თანხმობას პერსონალური მონაცემების დამუშავებაზე (თუ იგეგმება ინფორმაციის მიღება მესამე პირებისგან ან მისი გადაცემა მესამე პირებისთვის), სავაჭრო საიდუმლოების არ გამჟღავნების ვალდებულება (თუ კომპანიას აქვს კომერციული საიდუმლოების რეჟიმი), შეავსეთ კითხვარი (თუ კომპანია იყენებს კითხვარებს), გასცემს დასაქმების ბრძანებას, თანამშრომლის პერსონალურ ბარათს.

შედეგები

დისტანციურ მუშაკთან მუშაობის პროცესის არჩეული თანმიმდევრობიდან გამომდინარე, შეგიძლიათ:

ვარიანტი 1. ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი დოკუმენტი გაგზავნეთ ფოსტით და მისამართზე სამოტივაციო წერილისთხოვეთ თანამშრომელს ხელი მოაწეროს სწორ ადგილებში და დაბრუნდეს ფოსტით. თანამშრომელი ხელს აწერს შესაბამის დოკუმენტებს და ფოსტით უგზავნის დამსაქმებელს.

ვარიანტი 2. გაგზავნეთ დოკუმენტები ელექტრონული დოკუმენტების სახით UKEP-ის გამოყენებით. ჩვენი აზრით, უფრო მოსახერხებელია, თუ დოკუმენტები PDF ფორმატში გაიგზავნება, თანამშრომელი ბეჭდავს დოკუმენტებს, ხელს აწერს საკუთარი ხელით, აკეთებს დასკანირებულ ასლებს და UKEP-ის გამოყენებით PDF ფორმატში უგზავნის დამსაქმებელს. პერსონალის თანამშრომელი ამობეჭდავს მიღებულ დოკუმენტებს, შეინახავს ქაღალდის ვერსიებს პირად საქმეში, ელექტრონულ დოკუმენტებს კი სპეციალურ საქაღალდეში ელექტრონული ფორმით. ყოველივე ამის შემდეგ, ეს არის ელექტრონული დოკუმენტები ამ საქმესიქნება ორიგინალი დოკუმენტები, ხოლო ნაბეჭდი ასლები - მხოლოდ ასლები.

გარდა ამისა, გთხოვთ გაითვალისწინოთ, ხელოვნების მე-4 ნაწილის ძალით. რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის 312.1, თითოეული მხარე ვალდებულია ელექტრონული დოკუმენტის სახით გაგზავნოს ელექტრონული დოკუმენტის მიღების დადასტურება დისტანციური მუშაობისთვის შრომითი ხელშეკრულებით განსაზღვრულ ვადაში. ანუ, ხელმოწერისთვის დოკუმენტების მიღების შემდეგ, თანამშრომელმა, მაგალითად, უნდა უპასუხოს ელრომ საბუთები მიღებულია. თავის მხრივ, დამსაქმებელმა, თანამშრომლისგან ხელმოწერილი დოკუმენტების მიღებისას, ასევე უნდა გამოაგზავნოს წერილი დოკუმენტების მიღების საპასუხოდ. ამ დადასტურებების დეტალები (არა მხოლოდ ვადა, არამედ, მაგალითად, დადასტურების ტექსტი, ქმედებები პრობლემების შემთხვევაში, წარუმატებლობის შემთხვევაში და ა.შ.) უნდა იყოს გათვალისწინებული შრომითი ხელშეკრულებებითა და ადგილობრივი რეგულაციებით.

სხვა შესაძლო ვარიანტიდისტანციურ სამუშაოზე დასაქმებულის რეგისტრაციისას.

ვარიანტი 3 - ეს არის გამოჩენა დამსაქმებლის ადგილზე რეგისტრაციისთვის. თუ მხარეები შეთანხმდნენ და ტრანსპორტირების ხარჯები დაბალია, ეს მისაღები ვარიანტია. ამ შემთხვევაში შეგიძლიათ შეამოწმოთ თანამშრომლის დოკუმენტები, გაეცნოთ თანამშრომელს ადგილობრივ აქტებს და მოაწეროთ ხელშეკრულება, ასევე შეკვეთა, პირადი ბარათი და ა.შ.

 

შეიძლება სასარგებლო იყოს წაკითხვა: