Особиста картка фт 2 бланк. Заповнюємо особисту картку працівника

Як правильно заповнити особисту картку працівника Т-2:

Зібрати потрібні папери.
Переписати відомості з них у картку.
Покласти заповнений документ у спеціальну папку.

Що це за форма і коли вона потрібна

Перш ніж розбирати зразок заповнення форми Т-2, зазначимо, що її бланк затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. Документ ведуть кожного окремого співробітника. Це зручно, оскільки дозволяє роботодавцю мати повне досьє на співробітника. Справа в тому, що в картку записуються відомості:

про дату та місце народження;
громадянство;
освіту, в тому числі додаткову, та професійну підготовку;
знання іноземних мов;
стаж роботи;
склад сім'ї;
адресу реєстрації та проживання;
ставлення до військової служби;
результати атестацій;
нагородження;
відпустки;
пільги;
інші відомості.

Усі ці дані акумулюються роботодавцем до виконання обов'язків, передбачених законом. Наприклад, інформація про склад сім'ї дозволить включити дітей працівника до списку одержувачів новорічних подарунківабо путівок до літні табори. Відомості про наявність додаткової освіти або знання іноземних мов дадуть змогу запропонувати співробітнику іншу посаду або відправити її до закордонного відрядження. Дані про нагородження та стаж розглядаються як підстава для направлення документів колеги на нагородження на більш високому рівні. Звідси висновок: особиста картка співробітника – дуже зручне та корисне джерело інформації для роботодавців.

Хто має вести картки

Деякі роботодавці вважають, що й наведені у постанові Держкомстату Росії первинні форми обліку є обов'язковими, то заводити в організації не варто. Але не все так просто. Трудовий кодекс, справді, безпосередньо не зобов'язує керівників вести та заповнювати ці бланки. Але у пункті 12 постанови уряду від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» йдеться, що роботодавець зобов'язаний знайомити співробітника з усіма змінами, які вносяться до трудової книжки. Працівник зобов'язаний підтвердити свою згоду підписом в особистій картці, в яку дублюються всі записи, що вносяться в трудову книжку.

Крім того, треба знати, що форма Т-2 є одним із документів військового обліку, за пунктом 27 постанови уряду РФ від 27.11.2006 № 719. Таким чином, ведення цього документа є обов'язковим для всіх організацій та підприємців.

Загальні правила заповнення

Невелика ремарка перед тим, як обговорювати, як заповнити картку Т-2 та зразок заповнення кожного пункту цього документа. Існує уніфікована форма бланка, що рекомендується використовувати. Роботодавець має можливість його змінювати, а точніше доповнювати тією інформацією, якої, на його думку, не вистачає. Водночас важливо розуміти, що затверджений на державному рівнібланк розроблявся з урахуванням забезпечення захисту особистих даних громадянина. І роботодавцю, якщо він хоче внести доповнення до форми Т-2, слід враховувати особливості законодавства у цій галузі. Поданий у статті приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 дається з урахуванням уніфікованого бланка.

Наступний момент, який потрібно знати, — особисту картку веде особа, уповноважена на ведення кадрового обліку в організації. Документ оформляється у паперовому варіанті. Якщо зручно дублювати відомості з нього в електронному форматі, скористайтеся комп'ютером. Але поки цифрові підписиу Росії у межах трудових взаємин не поширені, і працівники підписуються власноруч. Картки Т-2 ведуть на папері та вписують у них усі дані вручну. У зв'язку з цим зазначимо, що вимог до кольору чорнила, що використовується, немає.

Щодо помилок та виправлень, від них, на жаль, не втекти. Якщо при заповненні допустили неточність, неправильний запис необхідно закреслити однією лінією (запис повинен залишатися читаним), поруч написати коректне формулювання, потім дописати «Виправленому вірити» та розписатися.

Як заповнити за пунктами

Припустимо, у ТОВ «Світлий шлях» у лютому 2020 року влаштовується економіст Іванов Іван Іванович. При прийомі працювати від нового співробітника знадобляться такі документи (з їхньої підставі записуються дані у форму):

посвідчення особи;
трудова книжка(при наявності);
СНІЛС;
документи військового обліку;
документи про здобуту освіту та кваліфікацію;
інші папери, якщо вони потрібні для допуску до виконання трудової функції.

Також кадровик потрібен наказ про прийом на роботу.

Коли всі папери зібрані, починайте оформлення бланка. Повністю заповнений документ доступний для скачування наприкінці статті, а поки що розберемо, як заповнити картку Т-2: зразок заповнення кожного пункту наочно покаже правила занесення відомостей.

Починаємо заповнювати бланк із шапки. Тут слід зазначати:

повне та скорочене найменування організації-роботодавця;
дату складання картки;
табельний номер, ІПН (за наявності) та СНІЛС нового співробітника, його стать (скорочено — «М» або «Ж»);
характер роботи - постійний чи тимчасовий;
вид роботи - основна або за сумісництвом. У цьому осередку слова треба писати повністю, скорочення неприпустимо;
поле «Алфавіт» заповнюється тією літерою, з якої починається прізвище працівника (у прикладі це «І»).

Розділ I зветься «Загальні відомості». Тут зазначаються:

номер трудового договорута дата його укладання;
П.І.Б. співробітника, дата та місце його народження, громадянство;
ступінь володіння іноземною мовою(Одним або декількома);
інформація про освіту та професію.

Вже з другого рядка у кадровиків виникають складнощі, тому що вони не розуміють, які коди необхідно вписувати та звідки їх брати. Код ОКАТО - номер населеного пункту (його району) в загальноросійському класифікаторі об'єктів адміністративно-територіального поділу. До нього часто вносять зміни, тому при заповненні бажано дізнатися про точні відомості з перевірених джерел.

Що стосується абревіатури ОКІН, то вона розшифровується як загальноросійський класифікатор інформації про населення. З цього списку кодів, які поділені на 293 категорії, та беруть відомості для заповнення. Для зручності читачів наведемо приклад заповнення картки Т-2: зведену таблицю кодів, які знадобляться при оформленні рядків 4, 5 та 6.

Що писати у рядку	Який код за ОКІН вказувати
Рядок «Громадянство»
Громадянин РФ
Громадянин РФ та іноземної держави (Республіки Білорусь) (у дужках вказати ту країну, підданим якої є працівник)
Іноземний громадянин Республіки Білорусь (указати ту країну, підданим якої є працівник)
Особа без громадянства
Іноземні мови
Англійська
Іспанська
Італійська
Китайська
Німецька
Французька
Японська
Інші мови (якщо їх немає у класифікаторі)
Ступінь знання мови
Вільно володію
Читаю і можу пояснювати
Читаю та перекладаю зі словником
Освіта
Початкове (загальне)
Основне загальне
Середня загальна
Середнє професійне
Вища - бакалаврат
Вища - спеціаліст, магістратура
Вища – підготовка кадрів вищої кваліфікації
Професійне навчання
Додаткове професійне

Відомості про освіту треба доповнити подробицями з диплома: хто та коли його видав, за якою спеціальністю. Обов'язково заповнюється хоча б один рядок. Якщо надалі працівник принесе дипломи щодо додаткової освіти, цю інформацію додають.

При заповненні табличної частини знадобиться ще код із ОКСО - класифікатора спеціальностей за освітою. У цій частині дозволяється писати слова скорочено, але таким чином, щоб запис залишався зрозумілим. Наприклад, «ім.» замість "імені".

У наступному рядку – сьомий – необхідно вказати професію. Для цього доведеться скористатися ОКПДТР — класифікатором професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів. Професія економіста має код 27728.

У полі «Стаж роботи» заповнюють усі рядки (по можливості). Якщо її немає, то заповнюється лише перший рядок — про загальний стаж на момент укладання трудового договору із трудової книжки.

Нагадаємо, що загальний стаж – це період діяльності, який дає право на пенсію за старістю. Безперервний враховує лише період, який використовують при призначенні допомоги, а стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, — це робота у певних державних організаціях на певних державних посадах (детальний список подано у розділі II положення, затвердженого наказом МОЗ від 27.12.2007 № 808).

Дані в дев'ятому рядку – «Стан у шлюбі» – вказують з урахуванням кодів з ОКІН. Зразок заповнення картки Т-2, що заповнюється нами, оформлений на одруженого чоловіка. Тому ми поставили код 2. Всі можливі коди вказані в таблиці.

Наступний рядок – відомості про склад сім'ї – заповнюється за словами самого працівника. У ній вказують будь-яких родичів за бажанням роботодавця. Але якщо співробітник одружений, зазвичай вписують подружжя та дітей. Якщо неодружений — батьків.

Рядки 11 та 12 треба заповнювати за паспортними даними. Адресу реєстрації виписують з посвідчення особи, а якщо вона не збігається з фактичним, то дозволяється вказати й іншу, але теж зі слів співробітника. При заповненні цих даних складнощів виникнути не повинно.

Дуже багато питань виникає у кадровиків, коли заповнюють розділ II форми Т-2. Ми підготували приклад заповнення відомостей про військовий облік в особистій картці, який допоможе вам розібратися в усіх тонкощах. По-перше, треба розуміти, що документ заповнюють по-різному для призовників і тих, хто перебуває в запасі. Призовники мають посвідчення про заклик, а громадяни, які перебувають у запасі, — військові квитки. З цих паперів і записуються дані. Розглянемо окремо кожен із цих випадків.

Якщо громадянин пред'являє посвідчення, щодо нього розділ II заповнюється так:

перший, третій, четвертий та сьомий пункти заповнювати не треба;
у пункті 2 пишемо, що особа підлягає заклику;
до пункту 5 переписуємо інформацію із приписного свідоцтва. Там вказано один із символів:
- А (придатний до військової служби);
- Б (придатний до військової служби з незначними обмеженнями);
- В (обмежено придатний до військової служби);
- Р (тимчасово не придатний до військової служби);
- Д (не придатний до військової служби);
пункт 6 заповнюють із приписного;
у пункті 7 міститься запис, якщо особа заброньована або є мобілізаційний припис (штамп про видачу, вилучення);
останній пункт — 8 — заповнюють, якщо з військкомату надішлють довідку про зняття з обліку.

Усі відомості, зазначені у цьому розділі, засвідчуються двома особами: самим працівником та кадровиком. Обов'язково ставиться дата ознайомлення працівника із документом.

Якщо співробітник перебуває в запасі і має військовий квиток, то всі дані виписуються з нього. Кадровик робить таке:

не заповнює пункт 1;
звання вказують відповідно до даних пункту 5 військового квитка;
у пункті 3 вказують склад (профіль), згадка про який є у військовому квитку — командний або солдати. Скорочувати слова у цьому рядку не можна;
пункт 4 («Повне кодове позначення ВУС») містить і літери, і цифри. Цю інформацію слід без помилок переписати із військового квитка;
заповнення пунктів 5-8 нічим не відрізняється від правил, що описані для призовників.

Розділ III (прийом на роботу та переклади) зазвичай складнощів не викликає, оскільки в ньому дублюють деталі з відповідних наказів. Єдине, що треба пам'ятати: переклади на тимчасову роботу не фіксуються. Також не вносять запис при зміні окладу.

Розділи IV-VII залишаються незаповненими, якщо працівник не проходив атестацію та перепідготовку, не має нагород чи почесних звань. Але якщо працівник був спрямований на перепідготовку та підвищення кваліфікації та приніс документ про освіту, у форму Т-2 потрібно внести нові відомості – приклад заповнення виду підвищення кваліфікації у картці Т-2 покаже, як це зробити.

А ось наступний розділ, де міститься інформація про відпустки, заповнюється регулярно. Цей розділ має такий вигляд:

Зазначимо, що у таблицю необхідно вписувати всі види відпусток, які надають людині:

додатковий оплачуваний;
щорічний оплачуваний;
за власний рахунок;
у зв'язку з вагітністю та пологами;
з догляду за дитиною;
навчальний.

Якщо в цьому розділі закінчиться місце, щоб вписати всі періоди відпочинку, необхідно доклеїти лист і вписати нові відомості вже до нього.

Розділи «Соціальні пільги» та «Додаткові відомості» кадровику слід заповнювати за потребою.

Останній розділ "Підстава припинення трудового договору (звільнення)" заповнюється лише після офіційного оформлення звільнення людини. До нього вписують інформацію з наказу про розірвання трудового договору. Зразок заповнення особистої картки під час звільнення містить посилання на статтю До РФ, за якою звільняють співробітника. Цю сторінку обов'язково підписують кадровик та сам працівник.

Як і скільки зберігати форми Т-2

Особливих правил щодо зберігання особистих карток працівників у законодавстві не встановлено. Але зазначено, що їх слід зберігати у місцях, недоступних для третіх осіб. Для них заводяться спеціальні номенклатурні папки, і зберігати картки з особистими справами та (або) наказами про прийом на роботу не можна.

Ще одне правило: зберігають форми Т-2 чинного та звільненого персоналу окремо. Після звільнення людини роботодавець зобов'язаний зберігати її картку ще 75 років.

На кожного працівника підприємства посадові особи відділу кадрів заводять такий документ, як особиста картка працівника. Вона є складовоюйого особової справи та заповнюється на підставі всіх поданих ним копій, оригіналів документів. До неї також вносяться відомості, які стосуються виконання працівником своїх професійних обов'язків.

Особиста картка співробітника – це основний бланк з кадрового обліку всіх працюючих для підприємства.Саме вона є головною формою з військового обліку, при цьому за достовірність даних, що містяться в ній, несе відповідальність інспектор з кадрів.

Всю інформацію, що вноситься, працівник перевіряє після здійснення записів, а потім підтверджує їх своїм підписом.

Росстат пропонує нею використовувати бланк форма т-2. Кожне підприємство має право її доопрацьовувати чи прибирати непотрібні поля відповідно до особливостей своєї діяльності.

Програми з кадрового обліку містять у складі своїх документів. Бланк можна роздруковувати, а потім заповнювати вручну, або вбити відповідну інформацію в довідники програми, а особиста картка т 2 формуватиметься в автоматичному режимі.

Ці документи повинні зберігатися в певних місцях, куди доступ обмежений і можливий тільки для відповідальних посадових осіб. Це з тим, що картка працівника містить його персональні дані, які охороняються законодавством. Ці положення також стосуються баз даних у комп'ютері.

Бажано до картки додавати всі копії документів, на підставі яких до неї вносилися позначки.

При необхідності кадровий працівник робить у цьому регістрі записи про відпустки, підвищення кваліфікації працівника, переведення тощо. буд. При звільненні співробітника до неї записуються реквізити наказу розірвання договору.

Картка т2 повинна містити особистий підпис працівника, що звільняє.

Після цього разом із особою справою вона передається до архіву, в якому документ зберігається відповідно до закону 75 років.

Особиста картка працівника форма Т-2 зразок заповнення 2016

Форма т-2 зразок заповнення розглянемо докладніше.

Насамперед заповнюється шапка документа. Тут потрібно вказати повну назву фірми та її код за класифікатором ОКПО.

Далі вписуються дані до табличної частини. Почергово зазначаються дата заповнення (зазвичай збігається з датою прийому на роботу), табельний номер, номер платника податків, номер пенсійного страхування(СНІЛС), перша літера прізвища, тип виконуваної роботи (може бути «постійна» і «тимчасова»), вид роботи (основне місце, сумісництво), підлога (позначається однією великою літерою).

1. Загальні відомості

У невеликій таблиці у правій частині вказуються дата укладання та номер трудового контракту.

У пункті 4 записується громадянство та його код згідно з довідником ОКІН.

У пункті 5 відображається якою іноземною мовою володіє працівник і якою мірою. Остання може містити таке: читаю і перекладаю зі словником, читаю і можу пояснюватися або володію вільно.

Пункт 6містить дані про здобуту освіту - її рівень, найменування, інформація про документ про освіту та здобуту кваліфікацію.

У пункті 7 вказується назва професії, за якою оформлено працівника.

Пункт 8 заповнюється згідно з трудовою книжкою - тут слід зазначити стаж на певну дату (як правило, на момент надходження на роботу).

У пунктах 9-10 записується стан у шлюбі, а також дані щодо найближчих родичів.

Пункт 11містить дані посвідчення особи.

У пункті 12 відображаються адреси прописки та фактичного проживання, а також контактний номер телефону.

2. Відомості про військовий облік

Цей розділ заповнюється лише чоловікам на підставі військового квитка чи приписного посвідчення.

У пункті 2 записується військове звання працівника. Якщо він ще не служив, то тут слід зазначити «підлягає заклику».

У пункті 3 відбивається склад, наприклад «солдати», «медичний» тощо.

У пункті 4 вказується цифровий код військової спеціальності.

У пунктах 6-7 відображається найменування військкомату, до якого належить співробітник та стан на обліку. У разі запис робиться олівцем.

Відмітка у пункті 8 проставляється під час зняття працівника з військового обліку.

Зазначені в цьому розділі дані засвідчує працівник кадрової служби та сам співробітник.

3. Прийом на роботу та переклади на іншу роботу

У цьому розділі в таблицю рядково заносяться дані про оформлення та переміщення співробітника. Тут потрібно вказати дату видання наказу, назву структурного підрозділу та посади, дані про зарплату, реквізити наказу. Кожен рядок працівник засвідчує особистим підписом.

4. Атестація

Заповнюється вже у процесі роботи для підприємства. До цього розділу заносяться дані про проходження працівником атестацій. Вони мають містити дату операції, результат роботи комісії, реквізити протоколу. Графа «Підстава»може бути порожньою або в ній можна зазначити дані наказу про направлення працівника на проходження атестації.

5. Підвищення кваліфікації

Заповнюється принаймні проходження працівником відповідних курсів. Тут потрібно вказати початкову і остаточну дату навчання, вид кваліфікаційного підвищення, в якому освітній установівоно проходило, реквізити одержаного документа про проходження. Графа «Підстава»заповнюється аналогічно до розділу 4.

6. Професійна перепідготовка

Розділ рядково містить інформацію про перепідготовку співробітника. Тут слід зазначити період дат, у яку вона проводилася, за якою спеціальністю, дані отриманого документа про перепідготовку.

7. Заохочення та нагороди

У цій частині документа потрібно вказувати інформацію про нагородження співробітника за високі показники у роботі грамотами, подяками, преміями тощо. буд. У першій графі треба записати вид нагородження, а наступних – назву, номер і дату документа, за яким працівнику вручалися заохочення.

8. Відпустка

При наданні співробітнику часу відпочинку, відомості записуються в даний розділ. Сюди потрібно вносити інформацію про всі відпустки, зокрема без збереження зарплати.

У першому стовпці вказується його назва, далі для щорічних відпусток – період за який вони надаються, тривалість та точний часпочатку та кінця цього часу. Остання графа містить реквізити відповідних розпоряджень керівництва фірми.

9. Соціальні пільги

Цей розділ заповнюється у разі, якщо працівник має якісь пільгові умови праці. Наприклад, у інвалідів 3 групи (робоча) має бути скорочений робочий день. У першій графі вказується вид пільги, далі реквізити документа, основі якого вона надається. В підставах можна вказувати посилання на чинні закони.

10. Додаткові відомості

Сюди вносяться дані, які були відображені у попередніх розділах, але мають важливе значення. Наприклад, якщо у співробітника є права на керування автомобілем, то на цих рядках записуються реквізити посвідчення водія, його категорія та термін дії.

Особисті картки працівників (Форма Т-2)застосовуються в організаціях для повного та всебічного обліку персоналу. На їх основі формується картотека особового складу. Як бланк застосовується уніфікована форма № Т-2, яка відображає всі необхідні відомості про особу працівника та його трудову діяльність.

Форма складається із 4 сторінок, що містять тематичні блоки. Перша та друга сторінки містять загальні відомостіпро співробітника та заповнюються при його прийнятті на роботу; третя та четверта - заповнюються у процесі роботи.

Відповідно до Постанови Держкомстату Росії від 05.01.2004 р. №1, ведення особистих карток працівників обов'язково для організацій.

У картці Т-2 обов'язково мають бути підписи співробітника:

на 2 сторінці, що підтверджує правильність внесених даних,
на 3 сторінці, поряд з кожним записом у розділі "Прийом на роботу та переклади на іншу роботу",
на 4 сторінці, при звільненні.

Наслідком цієї вимоги є неможливість ведення форми Т-2 виключно електронному вигляді.

Нормативні матеріали:

Особиста картка працівника (Уніфікована форма № Т-2)
Затверджено Постановою Держкомстату РФ від 5 січня 2004 р. N 1

Витяг з Постанови Держкомстату РФ від 5 січня 2004 р. N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати":

Заповнюється працівником кадрової служби на осіб, прийнятих на роботу, на підставі:

наказу (розпорядження) про прийом працювати (форма N Т-1 або N Т-1а);
документів військового обліку - для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу;
документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки,
а також відомостей, повідомлених про себе працівником.

У окремих випадкахз урахуванням специфіки роботи відповідно до чинного законодавства Російської Федераціїможе передбачатися необхідність подання додаткових документів.

При заповненні п.5 "Знання іноземної мови"розділу 1 форм вказується ступінь знання мови:

"володію вільно",
"читаю і можу порозумітися",
"читаю та перекладаю зі словником".

Стаж роботи(загальний, безперервний, дає декларація про надбавку за вислугу років, дає декларація про інші пільги, встановлені у створенні та інших.) розраховується виходячи з записів у трудовий книжці та (або) інших підтверджують відповідний стаж документів.

При зміні відомостейпро працівника до його особистої картки вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом працівника кадрової служби.

Основними документами, виходячи з яких заповнюється розділ II " Відомості про військовий облік", є:

військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;
посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу – на громадян, які підлягають призову на військову службу.

На громадян, які перебувають у запасі:

п.1 "Категорія запасу" на офіцерів запасу не заповнюється;
п.3 "Склад (профіль)" - заповнюється без скорочення (наприклад, "командний", "медичний" або "солдати", "матроси" тощо);
п.4 "Повне кодове позначення ВУС" - записується повне позначення (шість цифр, наприклад, "021101" або шість цифр і буквений знак, наприклад, "113194А");
п.5 "Категорія придатності до військової служби" - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби) або Г (тимчасово не придатні до військової служби) ). За відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія "А";
у п.7 "Складається на військовому обліку" заповнюється ( простим олівцем):
- рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампу про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень;
- рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.

На громадян, які підлягають призову на військову службу:

пункти: п.1 "Категорія запасу", п.3 "Склад (профіль)", п.4 "Повне кодове позначення ВУС" та п.7 "Складається на військовому обліку" не заповнюються;
п.2" Військове звання- робиться запис "підлягає заклику";
п.5 "Категорія придатності до військової служби" - записується буквами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби), Г (тимчасово не придатні до військової служби) ) або Д (не придатні до військової служби). Заповнюється на підставі запису у посвідченні громадянина, який підлягає призову на військову службу;

Заповнення пунктів, які спеціально не обумовлені в Інструкції, проводиться на підставі інформації з перерахованих документів.

У пункті 8 розділу II особистої картки громадянина, який досяг граничного віку перебування в запасі, або громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка "знято з військового обліку за віком" або "знято з військового обліку за станом здоров'я".

В розділі " Прийом на роботу, переклади на іншу роботуз кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1 або N Т-1a) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма N Т-5), адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку у графі 6 форм.

В розділі " Відпусткаведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівнику в період роботи в організації.

Розділ додаткові відомостізаповнюється для повноти обліку відомостей про співробітників, які навчаються в навчальних закладах, обліку працюючих інвалідів та ін.

Корисна інформація:

За матеріалами Бази даних "Пакет кадровика". Консалтингова компанія «Стратегія

1. Яким документом затверджено особисту картку?

Остання редакція уніфікованої форми Т-2 – особистої картки – затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004р. №1 (далі – пост. №1).

2. Чи роботодавці повинні вести картки Т-2?

Вимога ведення карток Т-2 поширюється на організації (п.2 пост.№1). До роботодавців-підприємців ця вимога не відноситься, але вони мають право їх вести.

Ведення особистих карток не лише обов'язком, але може бути корисним заходом. По-перше, в управлінських цілях. По-друге, судовою арбітражної практикивідомі випадки, коли роботодавець зміг захистити свої інтереси, використовуючи особисті картки для доказу правильного розрахунку середньооблікової чисельності працівників для обчислення податків, правомірного відрахування з доходів працівників тощо.

3. Чи має право роботодавець вести Т-2 в електронному вигляді, а не на паперовому носії?

Роботодавець має право вести картки Т-2 в електронному вигляді, але це не звільняє його від обов'язку роздруковувати їх і мати на паперовому носії. Та й працівник не зможе розписатися на комп'ютері. Держкомстат Росії не вказав рекомендовані формати бланків, але, як видно, форму особистої картки спроектовано так, що для її виготовлення потрібен папір формату А3. А у зв'язку з тим, що картка Т-2 є документом досить тривалого використання, то рекомендується під час друку використовувати щільний папір.

4. У нас у компанії відділ кадрів не виконує заповнення картки Т-2, а доручає це працівникові. Наскільки це вірно?

Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (далі – Вказівки Держкомстату) заповнення форми № Т-2 виробляє співробітник відділу кадрів, а за його відсутності - особа, якій в організації доручено ведення кадрової роботи. Працівник не повинен вносити будь-які записи до особистої картки, за винятком свого підпису при заповненні Т-2, коли працівника приймають на роботу, та при засвідченні змін свого трудового статусу.

5. На підставі яких документів має здійснюватись заповнення Т-2 при прийомі на роботу?

Відповідно до Вказівок Держкомстату особисті картки заповнюються при прийомі працівника на роботу на підставі наступних документів:

трудового договору, укладеного із працівником;
наказу (розпорядження) про прийом працівника працювати;
паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу;
трудової книжки чи документа, що підтверджує трудовий стаж;
страхового свідоцтва про державне пенсійне страхування;
документів військового обліку - прийому працювати військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;
документа про освіту, про кваліфікацію чи наявність спеціальних знань - при прийомі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки;
відомостей, повідомлених себе працівником.

В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи відповідно до чинного законодавства Російської Федерації роботодавець має право вимагати пред'явлення додаткових документів.

Забороняється вимагати від особи, яка надходить на роботу, документи, крім передбачених Трудовим кодексомРФ,), іншими федеральними законами, указами Президента РФ та постановами Уряду РФ (ст. 65). Тому незаконними можуть бути вимоги відділу кадрів до працівника щодо надання свідоцтва про присвоєння ІПН, довідок, характеристик тощо.

6. Коли саме має заводитися Т-2 на працівника?

Законом не передбачено, у який конкретно термін має заводитись особиста картка.

7. Скільки років мають зберігатися особисті картки?

Відповідно до практики діловодства особиста картка співробітника необхідна обліку роботи співробітника, і навіть фіксації змін у період співробітництва (нагороди, відгули тощо. буд.). Зокрема, провадиться і кадровий облік звільнення з використанням особистої картки форми Т-2, що передбачає достовірність даних про співробітника, а також його звільнення.

Оформлення картки

Відповідно до ч. 4 ст. 9 ФЗ від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» у комерційних організаціях не обов'язкове використання уніфікованих документів. Роботодавець може оформлювати картки співробітників на власний розсуд, залишаючи або додаючи блоки даних, які необхідні саме для його роботи.

При цьому постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати затверджено універсальну форму Т-2, яка може бути застосована до будь-якої сфери діяльності.

Вона складається із 4 сторінок, на якій розподіляються 11 тематичних блоків: від прийому співробітника до припинення трудових відносин. Заповненням бланка займає спеціаліст кадрової служби чи керівник підприємства.

Для складання записів необхідні документи:

посвідчення особи;
трудова книжка;
диплом про закінчення навчального закладу (чи інший документ);
СНІЛС;
військовий квиток (для чоловіків);
наказ про прийом на роботу.

Існують певні особливості при використанні бланків цього виду:

Перші дві сторінки необхідно заповнювати на момент прийняття особи на посаду, а решта - у період роботи.
Для зручності роботи можна заповнювати комп'ютерними програмами. При цьому на кожне внесення даних працівник має ставити свій підпис. Тому наявність паперової версії є обов'язковою.
Картка оформляється виходячи з оригіналів документів, наданих самим співробітником.

Читайте також: Як відобразити звільнення працівника в табелі обліку робочого часу

Правила заповнення форми № Т-2

Існує ряд правил, яких необхідно дотримуватись при заповненні кодувань:

Якщо неправильно заповнити поле кодування (помилки в записах або запис не належить до цього блоку), документ вважається зіпсованим і його потрібно переписати. Рекомендуємо звертати увагу на коди, що вносяться, або залишити поля порожніми до моменту здачі картки в архів.
Якщо запис відсутній або відповідь негативна (не маю, не буду і т. д.) залиште кодовану частину порожньою.
За вказівкою дат місяць пишеться повністю, а рік складається з 4 цифр: 5 травня 2018 р.
Дати потрібно кодувати арабськими цифрамиу порядку день/місяць/рік: 02.05.2018.
При кожному записі у трудовій книжці, наприклад, про переклад, роботодавець зобов'язаний продублювати запис в особовому справі та ознайомити співробітника під підпис (

Кадровики, оформлюючи нового співробітника, ведуть документацію, передбачену законодавством. Серед паперів, які завжди обов'язкових ведення, але отримали широке практичне застосування, – особиста картка співробітника формою Т-2. Розглянемо інструкцію із заповнення картки. Також можна завантажити необхідний бланк та зразок форми Т-2.

Претендент пройшов співбесіду, його взяли на роботу, видано наказ про прийняття, і тепер йому необхідно пройти процедуру працевлаштування. Для цього йому потрібно подати встановлений пакет документів, що містять багато різноманітних відомостей.

Щоб систематизувати цю інформацію для подальшого обліку, дані заносять спеціально розроблені картки. Таким чином, відомості про всіх працівників підприємства формують зручну для повного обліку картотеку.

Держкомстат Російської Федерації розробив та затвердив у постанові від 05 січня 2004 року № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» форму для заповнення особистої картки, названу Т-2.

На такому бланку зручно відображати всі важливі відомості про співробітника. Якщо підприємство вважає за потрібне, воно може на її основі розробити свій регістр обліку даних про персонал.

Увага!Особиста картка співробітника застосовується для працівників, які обіймають будь-які посади, як штатних, і працюють за сумісництвом. Особисті картки зручно розташовувати в алфавітному порядку або розподіляти за структурними підрозділами.

Чи можна обійтися без особистої картки

Вищезгадана Постанова у п.2 регламентує обов'язкове ведення особистої картки на кожного найманого працівника у всіх організаціях. Отже, на підприємствах не можна вести особисту справу співробітника, не оформлюючи особисті картки.

Що ж до індивідуальних підприємців, їм ведення обліку на особистих картках необов'язково, але вони мають право також користуватися формою Т-2.

Чи допустимо ведення особистої картки в електронній формі

Більшість документообігу сьогодні переводять із паперової форми в електронну, це знижує ймовірність помилок, розвантажує відповідальних за це працівників та зменшує кількість помилок. Але не всі документи можуть перейти з паперових носіїв виключно у цифрову форму.

Особиста картка, крім внесення до неї певних даних, що допускають існування в оцифрованому вигляді, передбачає обов'язкову візу працівника у випадках внесення змін до трудової книжки або видання наказів щодо:

преміювання;
дисциплінарного стягнення;
догляду у відпустку;
внутрішнього перекладу;
звільнення.

Будь-який новий запис у трудовий або виданий щодо співробітника наказ повинен відображатися в особистій картці. Співробітника необхідно ознайомити із внесеними змінами, що й підтверджується його розписом.

Вона має бути:

на 2 сторінці форми Т-2 – свідчення правильності записаних відомостей;
на 3 сторінці – підтвердження прийому на роботу та перекладів (якщо вони були);
на 4 сторінці – фіксація інформації про звільнення.

Увага!Вести особисті картки виключно за допомогою комп'ютера не можна. Однак, для зручності користування можна дублювати певний масив даних форми Т-2, що не вимагають особистого візування.

На підставі яких документів заповнюється особиста картка

Вихідними для заповнення цього регістру є документи з пакета, що подається під час працевлаштування. Деякі папери з необхідними Т-2 відомостями можуть оформлятися у організації.

Заповнюючому особисту картку будуть потрібні такі документи співробітника:

- Головний документ, що відображається в картці; він же є підставою для оформлення
посвідчення особи працівника (паспорт);
СНІЛС;
ІПН – не обов'язковий до пред'явлення прийому працювати (якщо працевлаштування перше, то ІПН оформить роботодавець);
свідоцтво про здобуту освіту (диплом, атестат);
військовий квиток;
анкета, що містить дані про сімейному становищі, якщо співробітник заповнював її при оформленні (за відсутності анкети – копії свідоцтва про шлюб, народження дітей тощо);
трудова книжка при влаштуванні на місце роботи;
довідка про стаж з основного місця роботи при працевлаштуванні за сумісництвом.

До відома!Якщо знадобиться додаткова інформація, вона може бути внесена до особистої картки за словами співробітника.

Бланк та зразок особистої картки на 2019 рік

Скачати безкоштовно у форматі Word.

Особиста картка працівника (форма Т-2): зразок заповнення 2019 року

Обов'язок із закладу, внесення записів та зберігання особистих карток покладається на спеціально уповноваженого відповідального працівника кадрового чи юридичного відділу.

Бланки Т-2 в організаціях є документами суворої звітності та зберігаються протягом 75 років. При зберіганні їх відокремлюють від особистих справ.

Бланк містить 11 розділів на 4 сторінках. Дві перші сторінки повинні бути заповнені безпосередньо під час працевлаштування. Інші листи підлягають заповненню в процесі роботи.

Важливі нюанси оформлення особистої картки

Щоб не допустити помилок в оформленні та веденні особистої картки, слід дотримуватись таких правил, затверджених відповідними нормативними актами.

Заповнювати форму можна від руки (синьої чи чорної пастою) чи друкувати з допомогою комп'ютера.
2 розділ особистої картки має бути заповнений виключно від руки.
Помарок, виправлення та нерозбірливий почерк не допускаються.
Звірку військових комісаріатів із документами військового обліку відзначають простим олівцем.
Картку зручніше вести на картоні, а не на простому папері, щоб уникнути швидкого зношування.

Правила та зразок заповнення бланка Т-2

Перш ніж перейти до внесення інформації до основних розділів, необхідно заповнити шапку бланка. У неї треба вписати повну назву організації та її.

Потім заповнюється табличка:

дата закладу особистої картки (пишається цифрами у форматі «день – місяць – рік»);
табельний номер працівника (трохи більше 6 символів) – присвоюється кожному новому співробітнику і змінюється при внутрішніх переміщеннях;
номер ІПН;
номер СНІЛЗ;
у графі «Алфавіт» потрібно проставити початкову літеру прізвища працівника (це потрібно для зручнішого розміщення у спільній картотеці);
постійний або тимчасовий характерроботи;
основна робота або за сумісництвом;
стать працівника (літерою «М» або «Ж»).

Загальні відомості

Перший розділ починається з номера та дати укладання – ці цифри проставляються у призначених для них віконцях у правому верхньому кутку документа.

Графа 1. ПІБ працівника пишеться без скорочень, як у паспорті.

Графа 2. Дата народження записується словами, а збоку наводиться цифрами.

Графа 3. Місце народження вказується, як у паспорті, у віконці наводиться код за довідником ОКАТО. Запис не повинен бути довшим за 100 знаків. Слова "район", "область", "селище", "станція" можна скорочувати, "село" та "станиця" скорочення не підлягають.

Графа 4. Громадянство (не скорочувати) та код по ОКІН:

для громадян РФ - 1;
подвійне – 2;
іншої країни - 3;
без громадянства – 4.

Графа 5. Інформація про рівень володіння іноземною мовою: потрібно позначити мову словами та цифрою коду та достатність його освоєння за прийнятою ієрархією:

«читаю та перекладаю зі словником» – цифра 1 у вікні коду;
«читаю і можу порозумітися» – код 2;
"вільно володію" - цифра 3.

Графа 6. Щоб залишити відомості про здобуту освіту, треба записати всі закінчені навчальні заклади, вказати отриману кваліфікацію з кодом з ОКСО та реквізити отриманих дипломів.

Графа 7. Сюди заноситься назва професії, яку працевлаштовується працівник у цій організації (формулювання по штатним розкладом), та її код по ОКПДТР. Можна вказати додаткову професію, якщо вона може бути важливою.

Можливо, буде корисно почитати: