Reicht bei Personaldokumenten eine elektronische Signatur aus? Elektronische Personaldokumentenverwaltung

26. Juli 2019 12:22 Uhr

Welche Einschränkungen sieht die aktuelle Gesetzgebung vor, woran sollten wir uns jetzt orientieren und worauf sollten wir bei der Automatisierung des Dokumentenflusses in der Zukunft zählen?

Warum ist eine Transformation nötig?

Die Vorteile des papierlosen Dokumentenflusses liegen auf der Hand: Kostenreduzierung, Einsparung wertvoller Arbeitsstunden und Transparenz der Arbeit.

Unternehmen versuchen zu digitalisieren Schlüsselprozesse, was sich auf die Rentabilität auswirkt. Gleichzeitig wird auch die Massenproduktion optimiert – bei maximalem Personaleinsatz können so Kosten gesenkt werden. Dadurch werden Tonnen Papier, Jahre menschlicher Zeit und Milliarden Nervenzellen von Millionen Menschen eingespart.

Sicht von oben

Nach Schätzungen des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation nutzen Unternehmen etwa 40 Arten von Personaldokumenten in verschiedenen Variationen. 100 % der Mitarbeiter des Unternehmens interagieren mit ihnen, sodass die Umwandlung dieser Papiere in elektronische Form und die anschließende Automatisierung der Prozesse sofort viele Ressourcen einspart.

Doch der Teufel steckt im Detail. Zunächst gilt es, die Aussagekraft von Personaldokumenten sicherzustellen. Sie können sowohl vom Arbeitnehmer selbst als auch von einem Dutzend externer Organisationen (dem russischen Arbeitsministerium, Renten- und gesetzlichen Krankenversicherungskassen, Gerichten und anderen Behörden) verlangt werden.

Mit Papier ist alles klar: Sie müssen eine Kopie mit Stempel und Unterschrift zur Hand haben. Was die Arbeit mit elektronischen Dokumenten angeht, gibt es noch nicht viel Praxis.

Rahmendigitalisierung, wo soll ich anfangen?

Alle Personaldokumente lassen sich in 2 Teile gliedern:

1. Persönlich – Dies ist ein Arbeitsvertrag und Anordnungen, die nur einen Arbeitnehmer betreffen (zur Änderung der Bestimmungen des Arbeitsvertrags, Entlassung, Annahme, Versetzung usw.).

2. Massiv – alle Arten von Anweisungen, Anordnungen, Vorschriften, mit denen alle Mitarbeiter der Organisation oder relevanten Abteilungen vertraut sein müssen.

Es ist nicht so schwierig, ein Dokument in elektronischer Form zu erstellen, um seine rechtliche Bedeutung auch in Zukunft sicherzustellen. Da ist zum einen das Bundesgesetz Nr. 63 vom 04.06.2011 „Über elektronische Signaturen“. Es erlaubt die Verwendung einer elektronischen Signatur (ES) und verpflichtet dazu, dass damit und eigenhändig unterzeichnete Dokumente als gleichwertig anerkannt werden. Andererseits - Arbeitsgesetzbuch Russische Föderation, die die Nutzung elektronischer Dokumente nur durch Remote-Mitarbeiter und nur unter Einsatz erweiterter Qualifikationen erlaubt elektronische Unterschrift- UKEP.

UKEP ist teuer!

Um ein qualifiziertes Signaturzertifikat zu erhalten, müssen Sie sich an eine akkreditierte Zertifizierungsstelle (im Folgenden CA genannt) wenden. Es bildet ein Schlüsselpaar, mit dem die Signatur erstellt und verifiziert wird.

Im Gegensatz zur eigenhändigen Unterzeichnung eines Dokuments ist die Ausstellung eines UKEP-Zertifikats eine kostenpflichtige Dienstleistung. Deshalb haben Unternehmen es nicht eilig, ihre Mitarbeiter nach den neuen Regeln in die Fernarbeit zu versetzen – der Übergang zur elektronischen Personaldokumentenverwaltung scheint aussichtslos.

Alle erheben sich, das Gericht tagt

Schauen wir uns die aktuelle Rechtsprechung an. Sie können es merken interessante Fakten zum Einsatz elektronischer Mittel im Arbeitsrecht:

Das Gericht hielt es für legitim, dass sich Mitarbeiter per E-Mail mit den örtlichen Vorschriften (im Folgenden als LNA bezeichnet) vertraut machen: Urteil des Bezirksgerichts Primorsky vom 6. März 2014 in der Sache Nr. 33-1126;
Beim Lesen elektronischer Dokumente ist die Verwendung einer einfachen elektronischen Signatur zulässig: Entscheidung des Bezirksgerichts Novo-Savinovsky in Kasan vom 16. Januar 2014 in der Sache Nr. 2-1091/14.

Daher sollte der Fokus von der Digitalisierung des gesamten Personalflusses auf Massendokumente verlagert werden. Zumindest bis Änderungen am Arbeitsgesetzbuch vorgenommen werden.

Neue Bekanntschaft

Was wird letztendlich erforderlich sein, um die Einarbeitung in LNA ohne Papier zu „legalisieren“? Organisieren Sie den Prozess mit lokale Acts per E-Mail möglich.

Dazu benötigen Sie:

genehmigen Sie die einschlägigen Regelungen zum Verfahren für die Arbeit mit E-Mail;
den Arbeitnehmer schriftlich gegen seine Unterschrift informieren;
E-Mail-Adressen einem Arbeitsvertrag oder einem anderen vom Mitarbeiter unterzeichneten Dokument zuordnen.

Die Bestimmung sollte Folgendes umfassen:

Regelungen zur E-Mail-Nutzung durch Mitarbeiter;
Fristen für die Beantwortung von Briefen und die Speicherung empfangener und gesendeter Nachrichten;
die Pflicht des Arbeitnehmers, den Absender über den Eingang des Briefes zu informieren und den Eingang der E-Mail für einen bestimmten Zeitraum regelmäßig zu überprüfen;
eine Klausel, die besagt, dass die Korrespondenz zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer dem Austausch von Papierdokumenten gleichkommt.

Die Erfassung von Informationen mittels elektronischer Signatur wird zuverlässiger.

Unterschrift. Elektronisch. Es ist

Eine elektronische Signatur ist eine zusätzliche Information, die zur Identifizierung des Unterzeichners, der Unveränderlichkeit des Dokuments und seiner Details erforderlich ist. Der Hauptvorteil einer elektronischen Signatur gegenüber dem Zugriff über Unternehmenssysteme besteht darin, dass niemand außer dem Schlüsseleigentümer die gleichen Informationen generieren kann.

Wirtschaftlichere Optionen sind erweiterte unqualifizierte (UNEP) und einfache elektronische (PEP) Signaturen.

Das Bundesgesetz Nr. 63 erlaubt die Verwendung einer unqualifizierten elektronischen Signatur auf der gleichen Grundlage wie eine qualifizierte, jedoch mit einigen Unterschieden.

Im Falle von UNEP ist die Zertifizierungsstelle möglicherweise nicht akkreditiert. Gleichzeitig kann der Arbeitgeber eigenständig Dienste zur Aufrechterhaltung der elektronischen Infrastruktur bereitstellen. Sie ermöglichen es Ihnen, Schlüsselpaare zu generieren und diese an Mitarbeiter auszugeben, damit diese Dokumente im Informationssystem signieren können.

Damit schafft das Unternehmen „eine eigene Zertifizierungsstelle“. Aber es allein reicht nicht aus, UNEP zu nutzen. Der Arbeitgeber muss außerdem eine Reihe von Dokumenten für die korrekte Verwendung einer elektronischen Signatur vorbereiten und umsetzen:

Verantwortungsbereiche und Arbeitsabläufe der CA;
Regeln für die Verwendung von Schlüsseln;
Bedingungen und Mittel der Bildung und Überprüfung;
das Verfahren zur Antragserfassung, Ausgabe, Beschlagnahme und Vernichtung von Datenträgern und Schlüsseln.

Der Mitarbeiter muss wiederum wissen:

Verfahren zur Erlangung elektronischer Signaturschlüssel;
wo man es verwenden kann;
Welche Aktionen im System bilden eine elektronische Signatur?

Er muss sich auch darüber im Klaren sein, dass er persönlich für das ihm ausgestellte Schlüsselpaar verantwortlich ist und die elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift entspricht.

Kann es einfacher sein?

Zusätzlich zu UNEP sieht das Gesetz die Verwendung einer einfachen elektronischen Signatur (SES) vor. Die Bedingungen für seine Verwendung sind in Artikel 9 des Bundesgesetzes-63 beschrieben.

Bei der Verwendung von PEP wird davon ausgegangen, dass:

Dabei handelt es sich um Informationen, die dem zu unterzeichnenden Dokument beigefügt sind oder damit in Zusammenhang stehen.
Ihre Aufgabe besteht darin, den Unterzeichner eindeutig zu identifizieren;
Es gibt einen Unterschied zu erweiterten elektronischen Signaturen: Sie gewährleisten nicht die Integrität der Informationen.
Wie UNEP oder UKEP basiert es auf einem privaten Schlüssel;
Organisatorisch und technisch müssen Prüfregeln und eine Bestätigungsaktion auf dem Dokument installiert sein.

Alle oben genannten Punkte müssen in den Regeln für die Verwendung elektronischer Signaturen beschrieben und verankert werden, die zusammen mit der Vereinbarung über die Verwendung elektronischer Signaturen entwickelt werden. Diese Dokumente müssen den Mitarbeitern schriftlich bekannt gegeben und unterschrieben werden.

Die aktuelle Gesetzgebung erlaubt keine Digitalisierung der gesamten Personalarbeit. Aber schon die Übertragung der Kenntnis lokaler Dokumente in elektronische Form und die Vorbereitung von Systemen werden Ihre Prozesse effizienter machen.

Vom 23. März bis 1. Oktober 2018 führte das Ministerium für Arbeit und Sozialschutz ein Experiment zur Umwandlung von Dokumenten und Informationen über Arbeitnehmer in elektronische Form zu Themen durch Arbeitsbeziehungen. Die Regeln für seine Umsetzung sind in der Verordnung Nr. 194 vom 26. März 2018 geregelt. Darin heißt es insbesondere, dass die neuen Arbeitsregeln darauf geprüft werden wichtige Etappen B. den Abschluss von Arbeitsverträgen und die Organisation von Geschäftsreisen, die Erteilung von Arbeitserlaubnissen, die Bekanntmachung des Arbeitnehmers mit dem Urlaubsplan und einigen persönlichen Daten des Arbeitgebers.

An dem Pilotprojekt nahmen 11 große Unternehmen teil: OJSC Russian Eisenbahnen", JSC Gazprombank, PJSC AvtoVAZ, PJSC Rosbank, PJSC Mechel, JSC Severstal Management, PJSC Rostelecom, LLC SIBUR, JSC Alfa-Bank, PJSC Tatneft, LLC „Agrotorg“ Zu ihren Aufgaben gehörten:

Testen Sie den Mechanismus zur Pflege von Personaldokumenten in im elektronischen Format;
die Kosten und Auswirkungen bewerten, die sich aus den neuen Regeln für die Führung von Personalakten ergeben;
Identifizieren Sie Probleme und Risiken bei der Aufrechterhaltung des Personaldokumentenflusses per E-Mail. bilden;
Vorschläge zur Optimierung der für Arbeitgeber obligatorischen Dokumente erstellen;
Bereitstellung von Initiativen zur Änderung der Gesetzgebung, um die elektronische Personaldokumentenverwaltung (EDF) zu ermöglichen.

Nach Angaben des Arbeitsministeriums vom 19. Oktober 2018 wurden bestimmte Schwierigkeiten festgestellt, die die Regierung lösen muss, bevor konkrete Regelungen zum ECD in Kraft treten. Hier sind die Probleme, auf die das Unternehmen hingewiesen hat:

Hohe Anschaffungs- und Nutzungskosten Digitale Unterschrift. Es wird davon ausgegangen, dass das elektronische Dokumentenmanagement den Erwerb von mindestens einer digitalen Signatur pro Jahr erfordert. Jetzt liegen die Kosten pro Person zwischen 1000 und 5000 Rubel. Wenn dieser Preis nicht sinkt, werden die wirtschaftlichen Auswirkungen der Einführung von ECD vernachlässigbar sein.
Fehlen einheitlicher Anforderungen für eine universelle digitale Signatur. Derzeit hat das Gesetz mehrere Arten digitaler Signaturen genehmigt, die für verwendet werden verschiedene Situationen. Am beliebtesten ist die erweiterte qualifizierte Signatur, da sie in einem breiteren Spektrum von Rechtsbeziehungen eingesetzt werden kann. Für die Personalaktenverwaltung sind jedoch gesetzlich noch nicht festgelegt, welche Art von digitaler Signatur verwendet werden soll und welche Funktionen sie hat.
Technische Probleme. Die am Experiment teilnehmenden Unternehmen kamen zu dem Schluss, dass die ausschließliche Online-Aufbewahrung von Dokumenten für den Arbeitgeber unrentabel ist hohes Risiko wegen technischer Probleme bestraft werden. Somit kann es zu Datenverlust, unbefugter Nutzung durch Dritte und Fehlern kommen Software Bei der Übermittlung oder Verarbeitung von Informationen ist der Arbeitgeber verantwortlich. Wenn die verlorenen Dokumente vom Gericht oder von den Aufsichtsbehörden benötigt werden, leidet nicht nur das Unternehmen, sondern auch der Mitarbeiter, dessen Informationen verloren gegangen sind. Dies bedeutet, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch die Kontroll- und Aufsichtsbehörden ihn zur Rechenschaft ziehen können.
Verliert der Arbeitgeber Unterlagen, drohen auch Risiken für Arbeitnehmer. Ohne Dokumente können sie ihre Rechte nicht schützen.

Da die Probleme erheblich sind, haben das Arbeitsministerium, der Russische Verband der Industriellen und Unternehmer und der Verband Unabhängiger Gewerkschaften vorgeschlagen, zunächst Lösungen für sie zu finden und dann alle Initiativen schrittweise umzusetzen. Darüber hinaus sind die Beamten der Meinung, dass wir zunächst auf Änderungen im IT-Bereich warten müssen, damit Regeln für eine universelle elektronische digitale Signatur, Archivdatenspeicherung, Datenübertragungsschutz und die rechtliche Bedeutung von E-Dokumenten, auch vor Gericht, erscheinen . Den Plänen der Regierung zufolge sollen die entsprechenden Gesetzentwürfe innerhalb der folgenden Fristen ausgearbeitet werden:

bis Dezember 2020 – Initiativen im Zusammenhang mit der Bildung, dem Erwerb und der Verwendung einer elektronischen Signatur, der Festlegung einheitlicher Anforderungen dafür und ihrer Visualisierung in einem elektronischen Dokument;
bis Juli 2020 – Projekte, in denen die Konzepte eines elektronischen Dokuments, Verfahren zur Speicherung und Verarbeitung elektronischer Dokumente und ihrer Duplikate (elektronische Bilder) geklärt werden.

Das Arbeitsministerium ist zuversichtlich, dass dies erst nach all dem der Fall sein wird Rechtliche Rahmenbedingungen Es ist möglich, mit der aktiven Ausarbeitung eines Gesetzentwurfs zu beginnen, der es Arbeitgebern ermöglichen würde, Personalakten nur in elektronischer Form zu führen. Nach Angaben von Beamten wird das Dokument frühestens 2021 erscheinen.

Warum ist ein weiteres Experiment nötig?

Das Arbeitsministerium hat beschlossen, nicht auf die nächsten Gesetzesänderungen zu elektronischen digitalen Signaturen zu warten. Darüber hinaus sind die Beamten davon überzeugt praktische Erfahrung Der Umstieg auf elektronische Dokumente ist für die Verfasser des Gesetzentwurfs wesentlich sinnvoller als alle anderen Möglichkeiten der Informationsbeschaffung. Daher ist geplant, in den nächsten drei Jahren ein weiteres Experiment zum Übergang zu ECD durchzuführen. Der entsprechende Gesetzentwurf ist bereits vorbereitet und soll bald der Staatsduma vorgelegt werden.

Ziel des zweiten Pilotprojekts ist es, Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung elektronischer Signaturen, der Archivierung von E-Dokumenten und anderen Problemen bei der Arbeit mit elektronischen digitalen Signaturen zu identifizieren und nach Möglichkeit zu lösen. Darüber hinaus muss ein Unternehmen, das sich bereit erklärt, an dem Experiment teilzunehmen, in einer Zeit arbeiten, in der sich auch andere Vorschriften ändern. Nach Angaben des Arbeitsministeriums müssen bis zum Jahr 2020 Änderungen folgender Bundesgesetze genehmigt werden:

„Über die obligatorische Kopie von Dokumenten“;
„Über Informationen Informationstechnologie und zum Informationsschutz“;
andere regulatorische Rechtsakte, die Verweise auf elektronische Dokumente, Verfahren zur Speicherung und Verwendung eines elektronischen Duplikats (elektronisches Bild) eines Dokuments oder des Dokuments selbst enthalten.

Was die Projektteilnehmer betrifft, sind sie noch unbekannt, es ist jedoch geplant, dass es etwa 10 Organisationen geben wird, die für Veränderungen in ihrer Arbeit bereit sind. Alle Kosten, die der Arbeitgeber tragen muss, liegen vollständig in seiner Verantwortung. Gleichzeitig haben sie die Möglichkeit zu wählen, welche Arten elektronischer Signaturen sie nutzen und welche Personaldokumente ausschließlich in elektronischer Form geführt werden sollen. Die einzige Regel besteht darin, unbedingt eine erweiterte qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden, wenn:

Arbeitsvertrag;
Haftungsvereinbarung;
Studentenvereinbarung.

Oder wenn daran Änderungen vorgenommen werden.

Es wird auch klargestellt, dass Unternehmen im Rahmen des Experiments ein eigenes Informationssystem entwickeln und den Betrieb sicherstellen müssen, das die Speicherung elektronischer Dokumente und den Zugriff darauf für verschiedene Benutzerkategorien ermöglicht verschiedene Aktionen(Änderungen vornehmen, überwachen, einen Auszug (Kopie) erhalten usw.).

Die Beamten haben die Rechte der Arbeitnehmer nicht vergessen. Unternehmen, die am Pilotprojekt teilnehmen, müssen in Tarifverträgen oder Einzelvereinbarungen mit den Arbeitnehmern festlegen, dass sie nicht gegen die Übertragung von Dokumenten in ein Online-Format sind.

Nach den Plänen des Arbeitsministeriums soll der Versuch vom 01.01.2019 bis 31.12.2022 stattfinden. Wenn die Abgeordneten der Staatsduma jedoch keine Zeit haben, den Gesetzentwurf zu verabschieden, können sich die Fristen ändern. Verfolgen Sie unsere Neuigkeiten.

Was wurde anhand des elektronischen Arbeitsbuchs entschieden?

Zunächst wollten die Beamten die Initiative zur Umstellung auf ein elektronisches Arbeitsbuch mit der Idee verbinden, Arbeitgeber komplett in die EKD zu überführen. Allerdings sollte, wie der Beispielversuch zeigte, das elektronische Dokumentenmanagement in der Personalaktenverwaltung gesondert entwickelt werden. Darauf bestanden Gewerkschaftsverbände und gesamtrussische Arbeitgeberverbände.

Deshalb hat das Arbeitsministerium beschlossen, den Gesetzentwurf zu einem elektronischen Arbeitsbuch jetzt voranzutreiben, um im Jahr 2020 ein Webdokument in inländischen Unternehmen einzuführen. Laut offiziellen Angaben ist die Initiative bereit und geht davon aus (Zitat aus Informationen des Arbeitsministeriums vom 19. Oktober 2018):

Arbeitgeber werden an senden Pensionsfonds Russland in elektronischer Form Informationen über die Arbeitstätigkeit von Arbeitnehmern, also über Einstellung, Versetzung zu einem anderen Arbeitsplatz, Entlassung. Das Projekt ist groß angelegt, da es alle Arbeitgeber betrifft. Arbeitnehmer haben jederzeit die Möglichkeit, im Informationssystem die vom Arbeitgeber erstellten Aufzeichnungen einzusehen und ihre Daten elektronisch an den Arbeitgeber zu übermitteln, beispielsweise bei der Bewerbung um eine Stelle, auch für die Fernarbeit an einem anderen Standort.

Über die Vor- und Nachteile eines elektronischen Arbeitsbuchs können Sie in unserem Material nachlesen

Wie sehen die Verantwortlichen die Reform generell?

Wie die stellvertretende Ministerin für Arbeit und Sozialschutz der Russischen Föderation, Ljubow Jelzowa, bereits erklärte, ist das Arbeitsministerium bereit, sich die Position von Unternehmern und Gewerkschaften zum Thema Übergang anzuhören Russische Unternehmen auf ECD.

Lyubov Yeltsova erklärte (Zitat aus der offiziellen Website des Arbeitsministeriums – Anmerkung der Redaktion):

„Der Kern unserer Vorschläge besteht darin, dass Unternehmen neben dem Papierdokumentenfluss auch die Möglichkeit haben, den elektronischen Personaldokumentenfluss aufrechtzuerhalten. Insbesondere wird vorgeschlagen, dem Arbeitgeber das Recht einzuräumen, über die vollständige oder teilweise Aufbewahrung der damit verbundenen Dokumente zu entscheiden Personalarbeit, in elektronischer Form. Diese Entscheidung wird vom Arbeitgeber ausschließlich unter Berücksichtigung der Meinung der Arbeitnehmervertretung getroffen.

Sämtliche Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form trägt ausschließlich der Arbeitgeber. Der Mitarbeiter soll keine Kosten tragen, die mit der Aufrechterhaltung einer teilweisen oder vollständigen elektronischen Personaldokumentenverwaltung verbunden sind. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf Verlangen die in elektronischer Form erstellten Unterlagen in Papierform zur Verfügung zu stellen.“

Wer ist bereit für den Übergang?

Das Ministerium betont, dass Unternehmen aus dem Bankensektor und der IT-Technologie die Einführung von ECD befürworten, „wo überwiegend vertikal integrierte Strukturen vorliegen und die Arbeiten mit dem Einsatz von Informationstechnologien verbunden sind“. Deshalb waren sie die ersten Teilnehmer des Pilotprojekts. Gleichzeitig haben viele Unternehmen die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements bereits erkannt. Wenn die Behörden es also in der Personalaktenverwaltung legalisieren, werden sie langsam mit der Umstellung auf neue Arbeitsregeln beginnen.

Laut Tatiana Magera, KlubTK-Expertin und Rechtsanwältin bei der Personalvermittlungsagentur Ares, ist die Einführung des elektronischen Personaldokumentenmanagements ein notwendiger und logischer Prozess. Vielleicht könnte der Übergang dazu in der ersten Phase tatsächlich völlig freiwillig sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer erfolgen. Darüber hinaus erfolgt die Erstellung und Erfassung von Personaldokumenten bereits seit einigen Jahren in digitaler Form. Das Ausdrucken und Vervielfältigen eines Dokuments auf Papier ist aufgrund der Anforderung, dass es durch die persönliche Unterschrift des Arbeitnehmers und Arbeitgebers beglaubigt werden muss, obligatorisch. Die Legalisierung einer elektronischen digitalen Signatur für Parteien von Arbeitsbeziehungen könnte dieses Problem lösen.

Tatyana Magera erinnert auch daran, dass die Nutzung von Portalen wie nalog.ru, arbitr.ru und gosuslugi.ru von Tag zu Tag beliebter und effektiver wird. Der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements in der Personalakte, auch unter Nutzung bestehender Plattformen und Entwicklungen, steht also nichts im Wege.

Was kann jetzt ins Online-Format übersetzt werden?

Die russische Gesetzgebung enthält zahlreiche Vorschriften, die es Unternehmen ermöglichen, einige Personaldokumente in ein digitales Format zu übertragen. Auf Beschluss der Unternehmensleitung können interne Unterlagen direkt am Arbeitsrechner erstellt werden. Bei Bedarf können sie ausgedruckt und unterschrieben werden. Bei digitaler Übermittlung an Mitarbeiter oder Behörden muss deren Authentizität durch eine elektronische digitale Signatur bestätigt werden.

Logbuch der elektrischen Ausrüstung usw.).

Personalausweise von Mitarbeitern, Personalaufträge, Arbeitsbücher und deren Aufzeichnungen, Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen dazu sowie Großer Teil Personalprotokolle sollten weiterhin in Papierform geführt werden.

Derzeit ist die Optimierung und Automatisierung von Prozessen in allen Wirtschaftszweigen eines der meistdiskutierten Themen in der Fachwelt. Auch der Staat lässt es nicht außer Acht: 2017 wurde die „Entwicklungsstrategie Informationsgesellschaft in der Russischen Föderation für 2017 - 2030“, in dessen Rahmen das Programm „Digitale Wirtschaft“ umgesetzt wird.

Eine der Aktivitäten dieses Programms ist der Übergang zur papierlosen Interaktion zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Dies bedeutet, dass dies in naher Zukunft der Fall sein sollte der gesetzliche Rahmen, sodass Sie Personaldokumente in elektronischer Form verwalten können.

Wie soll der HR-Workflow der Zukunft aussehen?

Es liegt auf der Hand, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Zukunft von überall auf der Welt und von jedem Gerät aus sämtliche Personaldokumente elektronisch unterzeichnen können sollen. Papierdokumente und „lebende“ Unterschriften darauf sollten nach und nach aus dem Geschäftsverkehr verschwinden. Gleichzeitig muss selbstverständlich die ordnungsgemäße Identifizierung der Personen, die Personaldokumente unterzeichnen, sowie die Sicherheit der Übermittlung und Speicherung von Informationen in elektronischer Form gewährleistet sein.

Warum ist es wichtig?

Die Vorteile der Einführung einer papierlosen Interaktion zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber liegen auf der Hand:

Sparen Sie Mitarbeiterzeit (und damit Unternehmensgelder);

Erhöhte Mitarbeitermobilität – Dokumente können von überall auf der Welt von einem Laptop oder Smartphone aus unterzeichnet werden;

Beschleunigung der Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozesse von Personaldokumenten;

Vereinfachung der Überwachung der Unterzeichnung von Personaldokumenten;

Erhöhung der Transparenz des Personaldokumentenflusses;

Verbesserung der Sicherheit von Dokumenten im Vergleich zu Papierdokumenten;

Einsparung von Büro-/Archivraum für die Aufbewahrung von Dokumenten;

Reduzierung der Papierkosten und Schonung der Umwelt;

Reduzierung des Risikos von Dokumentenfälschungen (durch Verwendung einer erweiterten qualifizierten elektronischen Signatur);

Schneller bereitstellen und einfacher Zugriff zum Dokumentenarchiv;

Garantie einer schnelleren Einreichung von Dokumenten bei den Aufsichtsbehörden.

Was wird auf Landesebene getan?

Um die papierlose Interaktion zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber einzuführen, hat das russische Arbeitsministerium bereits ein entsprechendes Experiment gestartet, um Dokumente und Informationen über den Arbeitnehmer zu Arbeitsbeziehungen in elektronische Form umzuwandeln.

An dem Experiment nahmen große russische Arbeitgeber teil: Russian Railways OJSC, Gazprombank JSC, AVTOVAZ PJSC, ROSBANK PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, Yandex LLC.

Ein Experiment soll helfen:

Testen Sie den Mechanismus für den Arbeitgeber, Personaldokumente in elektronischer Form zu führen;

Bewerten Sie die Implementierungskosten und die daraus resultierende Wirkung;

Identifizieren Sie Probleme und Risiken beim Übergang zur papierlosen Interaktion.

Basierend auf den Ergebnissen des Experiments ist geplant, Vorschläge zur Optimierung der vom Arbeitgeber zu führenden Dokumente im Bereich der Arbeitsbeziehungen zu erarbeiten sowie entsprechende Änderungen der Gesetzgebung der Russischen Föderation zu entwickeln und vorzunehmen.

Gesetzesänderungen sind frühestens im vierten Quartal 2018 geplant.

Versuchsplan des Arbeitsministeriums

Erste Stufe

Vorbereitung von Projekten und Genehmigung lokaler Vorschriften, die für die Durchführung eines Experiments in einer Organisation erforderlich sind, die Verfahren zu seiner Durchführung sowie eine Liste der für die Durchführung des Experiments verantwortlichen Personen enthalten;

Organisation der Interaktion mit der primären Gewerkschaftsorganisation oder (in Ermangelung einer primären Gewerkschaftsorganisation) mit anderen Arbeitnehmervertretern zur Teilnahme am Experiment.

Zweite Phase

Vorbereitung von Unternehmensinformationssystemen sowie sonstige technische Schulungen (falls erforderlich);

Klärung der örtlichen Vorschriften zur Durchführung des Experiments (falls erforderlich).

Dritter Abschnitt

Umsetzung des Experiments in ausgewählten Unternehmen;

Zusammenfassung durch jeden Teilnehmer auf der Grundlage der Ergebnisse des vergangenen Experiments und Übermittlung von Informationen an das russische Arbeitsministerium, die eine Bewertung der finanziellen Kosten, der Zeit, der mit dem Experiment verbundenen Risiken, eine Analyse der Auswirkungen der Führung von Personaldokumenten in elektronischer Form usw. enthalten sowie ihre Auswirkungen auf die Arbeitsproduktivität und die Kontroll- und Überwachungstätigkeiten.

Vierte Stufe

Allgemeine Zusammenfassung und Bewertung der Ergebnisse des vergangenen Experiments im russischen Arbeitsministerium.

Arten der Arbeit mit im Experiment enthaltenen Personaldokumenten:

Abschluss von Arbeitsverträgen;

Organisation von Geschäftsreisen;

Registrierung von Ferien;

Benachrichtigung der Mitarbeiter darüber Komponenten Löhne die ihnen für den betreffenden Zeitraum zustehen;

Im HR-Bereich gehören wir zu denjenigen, die „mit langsamer Geschwindigkeit“ in das digitale Zeitalter starten. Auf Landesebene werden Experimente durchgeführt, deren Ergebnisse die Grundlage für künftige Gesetzentwürfe im Bereich des Personal-E-Dokumentenflusses bilden sollen. Der Hauptgrund für einen so langen Aufbau ist die hundertprozentige Einbindung aller Beteiligten in die Arbeitsbeziehungen in die Digitalisierung. Eine niedrige Geschwindigkeit bedeutet jedoch nicht, dass der Prozess nicht voranschreitet. Fortgeschrittene Unternehmen überführen bereits viele HR-Abläufe in ein digitales Format. Welche Personaldokumente lassen sich bereits in elektronische Form überführen und welche Vorteile bringt das mit sich? Details in unserem Artikel.

Der Staat experimentiert mit HR-EDI

Elektronisches Dokumentenmanagement ist die unvermeidliche Zukunft. Das Flaggschiff von EDI ist die buchhalterische Berichterstattung an Aufsichtsbehörden. Expertenschätzungen zufolge sind etwa 90 % der Dokumente in elektronischer Form reine Buchhaltungsdokumente. Die Regierung geht die Digitalisierung der Personalakten vorsichtig an. Während sie nach optimalen Lösungen sucht, experimentiert sie: eine Pilotprojekt fertig, zweites unterwegs.

Vom 23. März bis 1. Oktober 2018 fand das erste Pilotprojekt zur Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements im Personalbereich statt. Daran nahmen 11 größte russische Unternehmen teil, darunter die Russische Eisenbahn, AvtoVAZ, Gazprombank und andere. Das Experiment zeigte folgende Ergebnisse: das Fehlen einheitlicher Anforderungen für eine universelle digitale Signatur, die hohen Kosten für die Absicherung von 100 Mitarbeitern mit digitalen Signaturen und das Risiko eines Datenverlusts aus technischen Gründen.

Das zweite Pilotprojekt des Bundes zur Einführung des elektronischen Personaldokumentenmanagements wird voraussichtlich am 1. Januar 2020 starten und zwei Jahre dauern. Nach vorläufigen Angaben werden sich etwa 10 Unternehmen an dem Projekt beteiligen. Sie können selbst entscheiden, welche Personaldokumente sie in elektronische Form umwandeln (ohne sie auf Papier zu duplizieren) und welche Arten der elektronischen Signatur (ES) sie verwenden möchten, unter der Bedingung, dass es sich um einen Arbeitsvertrag, einen Haftungsvertrag und einen Studentenvertrag handelt Für den Vertragsabschluss ist eine erweiterte qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden (UKEP). Der Zweck dieses Experiments besteht darin, die im ersten Experiment identifizierten Barrieren zu beseitigen. Ein anderer wichtige Bedingung– Mitarbeiter dieser Unternehmen müssen für die Teilnahme am Experiment „grünes Licht geben“, die Einwilligung muss sich in ihrem widerspiegeln Arbeitsverträge.

Arbeitsbücher „in digital“

Eine separate Zeile im Personal-E-Dokumentenfluss ist die Digitalisierung des Arbeitsbuchs. Ein globaler Versuch, es in elektronische Form zu überführen, ist im staatlich genehmigten nationalen Projekt „Digitale Wirtschaft“ vorgeschrieben.

Es ist möglich, dass bereits ab dem 1. Januar 2020 die Übermittlung von Informationen über die Arbeitstätigkeit der Arbeitnehmer an das Informationssystem der Pensionskasse der Russischen Föderation verpflichtend wird. Bei der Organisation des internen Personaldokumentenflusses entscheidet der Arbeitgeber selbst zwischen „digital“ und Papier. Und ab 1. Januar 2021 im elektronischen Format Arbeitsaufzeichnungen sollte der wichtigste werden. Nach Angaben des Arbeitsministeriums werden von der Innovation 58,7 Millionen Menschen und 4,7 Millionen juristische Personen betroffen sein.

Das elektronische Dokument enthält folgende Daten: Informationen über den Arbeitnehmer, die von ihm geleistete Arbeit, Versetzungen in eine andere Festanstellung, Kündigung und deren Grundlage. Daten zu Ausbildung und Auszeichnungen werden nicht elektronisch übermittelt.

Die Form des Dokuments wurde noch nicht öffentlich vorgestellt (Stand September 2019); es muss von der Pensionskasse der Russischen Föderation entwickelt und vom Arbeitsministerium genehmigt werden.

Ab 2021 sollen Papierarbeitsbücher abgeschafft werden. Arbeitnehmer, die sich nach dem 1. Januar 2021 zum ersten Mal auf eine Stelle bewerben, verfügen über kein Papierarbeitsbuch.

Ab dem 1. Januar 2020 ist ein individuelles persönliches Konto eines Bürgers erforderlich, das in der Pflicht geführt wird Pensionsversicherung wird um einen Abschnitt „Angaben zur Arbeitstätigkeit“ ergänzt, der Informationen über den Arbeitsort, die geleistete Arbeit und deren Zeiträume enthält.

Es ist jedoch auch ein anderes Szenario für die Entwicklung von Ereignissen möglich. Tatsache ist, dass das Arbeitsministerium In letzter Zeit kündigt aktiv eine Verschiebung der Digitalisierung der Arbeitsunterlagen um ein Jahr an. Es besteht die Möglichkeit, dass das Arbeitsministerium vor dem 29. Oktober 2019 einen Gesetzentwurf mit einer Änderung zur Genehmigung vorlegt, der die Einführung elektronischer Arbeitsakten auf der Grundlage der Pensionskasse nicht im Jahr 2020, sondern im Jahr 2021 vorsieht Arbeitsunterlagen in Papierform sollten noch mehrere Jahre parallel zu den elektronischen bestehen. Die Lösung dieses Problems ist nicht mehr weit.

Vorteile von HR-EDI:

Der Zeitrahmen für die Unterzeichnung von Personaldokumenten wird verkürzt.
Es wird möglich, Dokumente auf unbestimmte Zeit zu archivieren.
Der Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten wird reduziert.
Der durch Papierdokumente belegte Platz wird frei.
Die Kosten für Papier und Druck werden reduziert.
Die Geschwindigkeit der Berichterstattung nimmt zu und ihre Qualität verbessert sich.

Welche Personaldokumente können bereits in ein digitales Format umgewandelt werden?

Obwohl der Beginn der Massendigitalisierung der elektronischen Personaldokumentenverwaltung durch den Staat noch nicht gegeben ist, ermöglicht die Gesetzgebung bereits jetzt die Verwendung einiger Personaldokumente in elektronischer Form.

Welche Personaldokumente können bereits digitalisiert werden:

elektronischer Krankenstand,
Arbeitsvertrag mit einem Fernarbeiter,
Bescheinigungen über die im Rahmen zivilrechtlicher Verträge ausgeführten Arbeiten,
Informationen zu personalisierten Unterlagen und gezahlten Versicherungsprämien.
andere Dokumente, die nicht der Unterschrift des Arbeitnehmers bedürfen.

Wie können Sie Ihren HR-Workflow jetzt verbessern? Digitalisieren Sie es auf Unternehmensebene, d. h. schaffen Sie ein internes elektronisches Dokumentenmanagementsystem für das Personal. Mit dem VLSI EDF-Service können Sie selbst einem Mitarbeiter eine elektronische Signatur ausstellen und damit interne Dokumente im Unternehmen signieren. Sogar das Bypass-Blatt, das ein Mitarbeiter bei der Entlassung ausfüllt, wird in VLSI elektronisch.

Welche Dokumente eine Person bei der Bewerbung um eine Stelle einholen muss, welche Daten von ihr in das System eingegeben werden müssen, welche Dokumente und Berichte gedruckt werden sollen und was elektronisch versendet werden kann – VLSI EDF erklärt Ihnen, wie Sie alles richtig machen.

VLSI wird dies berücksichtigen Arbeitszeit Mitarbeiter, überwacht Ankunfts- und Abfahrtszeiten und erstellt einen Urlaubsplan. Darüber hinaus können Sie mit Hilfe des Dienstes die ideelle Motivation der Mitarbeiter deutlich steigern – durch Glückwünsche, die Durchführung interner Wettbewerbe etc.

Mehr über elektronische Signaturen erfahren Sie in unserem EDS Store; hier finden Sie elektronische Signaturen für die Aufgaben jedes Unternehmens.

Fast jedes Unternehmen verfügt über Remote-Mitarbeiter, die für den Arbeitgeber physisch „außerhalb der Reichweite“ sind – wie raten Experten zur Unterzeichnung von Verträgen und Verhaltensweisen mit ihnen, insbesondere von Stellenbeschreibungen?

Bei der Bewerbung um eine Stelle als Remote-Mitarbeiter stellen sich viele Fragen im Zusammenhang mit der Komplexität des Dokumentenflusses. Bevor das Unternehmen mit der Bearbeitung von Personaldokumenten beginnt, muss daher entschieden werden, welche der beiden Optionen für den Personaldokumentenfluss genutzt werden soll: traditionell oder Austausch elektronischer Dokumente.

Option 1. Traditionell

Bei dieser Möglichkeit versendet das Unternehmen sämtliche Personalunterlagen im Original per Post. Der Mitarbeiter wird sie unterschreiben (oder zur Einarbeitung unterzeichnen) und per Post zurücksenden. In diesem Fall besteht die Gefahr der Verletzung von Fristen zur Einarbeitung, Benachrichtigung etc.

Option 2. Austausch elektronischer Dokumente (312.1 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation)

Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation erlaubt dem Arbeitgeber, Personaldokumente (Bestellungen, Mitteilungen, Anforderungen usw.) und andere Dokumente per E-Mail an den Arbeitnehmer zu senden. Der Arbeitnehmer hat außerdem das Weisungsrecht Erforderliche Dokumente, inklusive für die Anstellung erforderlicher Unterlagen, diverse Bewerbungen in elektronischer Form. Mit dieser Methode entfällt praktisch der Portoaufwand, es ist möglich, Termine strikt einzuhalten und Portokosten zu sparen.

Damit der Austausch elektronischer Dokumente zwischen einem Telearbeiter und dem Arbeitgeber jedoch legal ist, müssen die Parteien eine elektronische Signatur verwenden.

Beachten Sie, Arbeitsrecht Für den Arbeitgeber besteht keine Verpflichtung, für die Beschaffung eines Zertifikats des elektronischen Signaturschlüssels des Arbeitnehmers zu zahlen. Daher gehen wir davon aus, dass dieses Problem durch Vereinbarung der Arbeitsvertragsparteien gelöst wird.

Vor der Einstellung von Remote-Mitarbeitern empfehle ich dem Unternehmen, im PVTR den Einsatz von Remote-Arbeit und die Funktionen der Verwendung elektronischer Signaturen zu berücksichtigen. Zum Beispiel,
es kann festgestellt werden, ob das Unternehmen eine elektronische Signatur verwendet, wer die Kosten für die Erlangung einer elektronischen Signatur trägt,
Wie ist das Verfahren zum Austausch elektronischer Dokumente, welches Format haben sie und wie erfolgt die Bestätigung des Empfangs von Dokumenten?

Wie Sie wissen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags (Artikel 68 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation), einschließlich der Stellenbeschreibung, mit den örtlichen Vorschriften vertraut zu machen. Wenn sich das Unternehmen für die Verwendung einer elektronischen Signatur entscheidet, ist es möglich, den Mitarbeiter mit den örtlichen Vorschriften vertraut zu machen, ohne die handschriftliche Unterschrift des Mitarbeiters auf dem Einweisungsblatt einzuholen, sondern eine elektronische Signatur zu verwenden. Der Aktionsplan könnte so aussehen:

Senden Sie einen Scan des PVTR, der Zahlungsbestimmungen und der Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten. Arbeitsbeschreibung, andere örtliche Vorschriften im Zusammenhang mit der Arbeit des Arbeitnehmers per E-Mail unter Verwendung einer elektronischen Signatur seitens des Arbeitgebers;
Der Arbeitnehmer muss im Gegenzug ein elektronisches Dokument senden. In Kunst. 312.1 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation gibt nicht konkret an, um welche Art von elektronischem Dokument es sich handeln soll. Dabei kann es sich um eine E-Mail handeln, aus der hervorgeht, dass der Mitarbeiter das örtliche Gesetz gelesen hat, oder um einen Scan des Einweisungsbogens mit der Unterschrift des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter muss beim Versenden zusätzlich eine elektronische Signatur verwenden.

Es stellt sich die Frage, was zu tun ist, wenn die Parteien im Arbeitsvertrag ausdrücklich die Verwendung einer elektronischen Signatur vereinbaren. Denn vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages weiß der Kandidat nicht, dass er eine elektronische Signatur einholen muss. In dieser Angelegenheit gibt es einige Inkonsistenzen in den Rechtsnormen. Wir glauben, dass bei der Entscheidung über die Einstellung eines Kandidaten ein zusätzlicher Schritt vor der Bekanntmachung mit den örtlichen Gesetzen und der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags die Phase der Vereinbarung zwischen den Parteien über die Verwendung einer digitalen Signatur und die Erlangung einer elektronischen Signatur durch den Mitarbeiter sein sollte .

Wie ist das Verfahren bei der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags mit einem Telearbeiter? Wenn der Arbeitsvertrag von den Parteien auf herkömmliche Weise unterzeichnet wird, muss das Unternehmen beide Kopien des Arbeitsvertrags per Post an den Arbeitnehmer senden und ein Anschreiben verfassen, in dem er ihn auffordert, eine Kopie zu unterzeichnen und an den Arbeitgeber zurückzusenden.

Wenn die Parteien den Austausch elektronischer Dokumente und elektronischer Signaturen nutzen, ergeben sich eine Reihe praktischer Probleme:

Sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Vertrag zur Unterzeichnung im WORD- oder PDF-Format zusenden?

Sollte der Arbeitnehmer das Dokument im WORD-Format an den Arbeitgeber senden (indem er den Abschnitt „Unterschriften der Parteien“ elektronisch ausfüllt)? Oder soll ich das Dokument im PDF-Format senden? Sollte er in diesem Fall den Vertrag ausdrucken, eigenhändig unterschreiben, eine gescannte Kopie anfertigen und diese erst dann per E-Mail an den Arbeitgeber senden?

Nur wenn per E-Mail Können die Parteien andere Kommunikationskanäle wie WhatsApp, Skype usw. nutzen?

Wie soll ein mit einer elektronischen Signatur signiertes elektronisches Dokument nach Erhalt eines Dokuments von einem Mitarbeiter gespeichert werden?

Wie ist auf einem Dokument zu erkennen, dass es mit einer elektronischen Signatur versehen ist?

Vorerst Klarstellungen Regierungsbehörden oder Gerichtspraxis Nein zu diesen Themen. Diese Fragen können jedoch anhand der in den Vorschriften enthaltenen Definitionen eines elektronischen Dokuments kommentiert werden.

Absatz 2 Kunst. 434 Bürgerliches Gesetzbuch RF:

Bei einem elektronischen Dokument handelt es sich um Informationen, die auf elektronischem, magnetischem, optischem oder ähnlichem Wege, einschließlich elektronischer Kommunikation und E-Mail, erzeugt, gesendet, empfangen oder gespeichert werden.

P . 11.1 Kunst. 2 Bundesgesetz vom 27. Juli 2006 N 149-FZ „Über Informationen, Informationstechnologien und Informationsschutz“:

Ein elektronisches Dokument ist eine dokumentierte Information, die in elektronischer Form dargestellt wird, also in einer Form, die für die menschliche Wahrnehmung mittels elektronischer Computer sowie für die Übertragung über Informations- und Telekommunikationsnetze oder die Verarbeitung in Informationssystemen geeignet ist.

Das heißt, sowohl ein Papierdokument, das über einen beliebigen modernen Kommunikationskanal, per E-Mail, WhatsApp oder Skype usw. empfangen (gesendet) wird, als auch ein ursprünglich elektronisch erstelltes und versendetes und auf elektronischen Medien gespeichertes Dokument gelten als elektronisch.

Die Tatsache, dass das Dokument mit einer elektronischen Signatur versehen ist, ist auf dem Aktenetikett ersichtlich. Darüber hinaus können Sie als zusätzlichen Service beim Erhalt einer elektronischen Signatur spezielle Markierungen im Text des Dokuments selbst bestellen.

Empfehlungen hier könnten sein:
dem Arbeitnehmer einen vom Arbeitgeber unterzeichneten Vertrag im PDF-Format senden;
Drucken Sie den Vertrag aus, unterschreiben Sie ihn selbst, erstellen Sie eine gescannte Kopie und senden Sie ihn im PDF-Format an den Arbeitgeber.
Drucken Sie die Vereinbarung aus und bewahren Sie die von beiden Parteien unterzeichnete Vereinbarung in Ihrer persönlichen Akte auf.
speichert mit elektronischer Signatur übermittelte Dateien in elektronischer Form. Im Falle einer Prüfung müssen sie ggf. vorgelegt werden, um nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer den Vertrag unterzeichnet hat;
Der Arbeitgeber sollte in lokalen Vorschriften, beispielsweise im PVTR, das Verfahren für den Austausch elektronischer Dokumente, ihr Format, das Verfahren für ihre Speicherung, die verwendeten Kommunikationskanäle usw. festlegen.

Bitte beachten Sie, dass der Arbeitgeber bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags mit elektronischer Signatur verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer eine Kopie des Arbeitsvertrags in Papierform per Post zuzusenden per Einschreiben mit Benachrichtigung bis spätestens 3 Kalendertage(Teil 2 von Artikel 312.2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Die Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Rückgabe des eigenhändig unterzeichneten Arbeitsvertrags sieht das Gesetz jedoch nicht vor, da er diesen bereits mit Hilfe des UKEP unterzeichnet hat.

Ähnliche Probleme treten nicht nur bei der Erstellung eines Arbeitsvertrags oder der Einarbeitung in die örtlichen Vorschriften auf, sondern auch bei der Erstellung von Personalunterlagen. Der Personalverantwortliche sollte den Mitarbeiter wie üblich auffordern, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu unterzeichnen (wenn Sie beabsichtigen, Informationen von Dritten einzuholen oder diese an Dritte weiterzugeben), eine Verpflichtung zur Geheimhaltung von Geschäftsgeheimnissen (wenn das Unternehmen ein Geschäftsgeheimnis unterliegt), ein Formular ausfüllen (wenn das Unternehmen Fragebögen verwendet), einen Arbeitsauftrag ausstellen und die Personalkarte eines Mitarbeiters ausstellen.

Ergebnisse

Abhängig vom gewählten Verfahren für den Dokumentenfluss mit einem Remote-Mitarbeiter können Sie:

Variante 1. Senden Sie alle oben genannten Dokumente per Post und an Motivationsschreiben Bitten Sie den Mitarbeiter, an den erforderlichen Stellen zu unterschreiben und es per Post zurückzusenden. Der Arbeitnehmer unterschreibt die Unterlagen entsprechend und sendet sie per Post an den Arbeitgeber.

Option 2. Versenden Sie Dokumente in Form elektronischer Dokumente mit UKEP. Unserer Meinung nach ist es bequemer, wenn die Dokumente im PDF-Format gesendet werden, der Arbeitnehmer die Dokumente ausdruckt, eigenhändig unterschreibt, gescannte Kopien anfertigt und diese im PDF-Format unter Verwendung des UKEP an den Arbeitgeber sendet. Der Personalmitarbeiter druckt die erhaltenen Dokumente aus, speichert Papierversionen in seiner Personalakte und elektronische Dokumente in einem speziellen Ordner in elektronischer Form. Schließlich handelt es sich um elektronische Dokumente in diesem Fall Dabei handelt es sich um Originaldokumente und bei Papiermedien lediglich um Kopien.

Bitte beachten Sie außerdem, dass gemäß Teil 4 der Kunst. 312.1 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation ist jede Partei verpflichtet, innerhalb der im Arbeitsvertrag für Fernarbeit festgelegten Frist eine Bestätigung über den Erhalt des elektronischen Dokuments in Form eines elektronischen Dokuments zu senden. Das heißt, nachdem der Mitarbeiter Dokumente zur Unterzeichnung erhalten hat, muss er beispielsweise antworten per E-Mail, dass die Unterlagen eingegangen sind. Im Gegenzug muss der Arbeitgeber nach Erhalt der vom Arbeitnehmer unterschriebenen Dokumente auch mit einem Schreiben antworten, in dem er den Erhalt der Dokumente bestätigt. Einzelheiten zu diesen Bestätigungen (nicht nur die Dauer, sondern beispielsweise auch der Bestätigungstext, Maßnahmen bei Problemen, Empfangsausfällen usw.) sollten in Arbeitsverträgen und örtlichen Vorschriften geregelt werden.

Noch eins mögliche Variante bei der Anmeldung eines Mitarbeiters für Fernarbeit.

Option 3 - Hierbei handelt es sich um einen Besuch am Standort des Arbeitgebers zur Registrierung. Wenn sich die Parteien einig sind und die Transportkosten niedrig sind, ist dies eine akzeptable Option. In diesem Fall können Sie die Dokumente des Mitarbeiters überprüfen, ihn mit den örtlichen Vorschriften vertraut machen und eine Vereinbarung sowie eine Bestellung, eine persönliche Karte usw. unterzeichnen.

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