آیا امضای الکترونیکی برای مدارک پرسنلی کافی است؟ مدیریت اسناد الکترونیکی پرسنل

26 ژوئیه 2019 12:22 ب.ظ

قوانین فعلی چه محدودیت‌هایی را اعمال می‌کند، اکنون باید بر اساس چه چیزی هدایت شویم، و هنگام خودکارسازی جریان اسناد در آینده روی چه چیزی باید حساب کنیم؟

چرا تحول لازم است؟

مزایای جریان اسناد بدون کاغذ آشکار است: کاهش هزینه، صرفه جویی در ساعات کاری ارزشمند و شفافیت کار.

کسب و کار در تلاش برای دیجیتالی کردن است فرآیندهای کلیدی، که بر سودآوری آن تأثیر می گذارد. در عین حال، تولید انبوه نیز بهینه شده است - با حداکثر مشارکت کارکنان، این به شرکت اجازه می دهد هزینه ها را کاهش دهد. در نتیجه، تن‌ها کاغذ، سال‌ها وقت انسان و میلیاردها سلول عصبی میلیون‌ها انسان نجات می‌یابد.

نمای از بالا

طبق برآوردهای وزارت کار فدراسیون روسیه، شرکت ها از حدود 40 نوع اسناد پرسنلی در انواع مختلف استفاده می کنند. 100% کارمندان شرکت با آنها تعامل دارند، بنابراین تبدیل این اوراق به شکل الکترونیکی و متعاقب آن اتوماسیون فرآیندها بلافاصله باعث صرفه جویی در منابع زیادی می شود.

اما شیطان در جزئیات است. اولین چیزی که باید با آن روبرو شد، نیاز به اطمینان از اهمیت اسناد پرسنلی است. آنها ممکن است هم توسط خود کارمند و هم توسط ده ها سازمان خارجی (وزارت کار روسیه، صندوق های بازنشستگی و بیمه سلامت اجباری، دادگاه ها و سایر مقامات) مورد نیاز باشند.

همه چیز با کاغذ مشخص است: باید یک کپی با مهر و امضا در دست داشته باشید. در مورد کار با اسناد الکترونیکی، هنوز تمرین زیادی وجود ندارد.

دیجیتالی کردن قاب، از کجا شروع کنیم؟

کلیه مدارک پرسنلی را می توان به 2 قسمت تقسیم کرد:

1. شخصی - این یک قرارداد کار و دستوراتی است که فقط بر یک کارمند تأثیر می گذارد (در مورد تغییر مفاد قرارداد کار، اخراج، پذیرش، انتقال و غیره).

2. انبوه - انواع دستورالعمل ها، دستورات، مقررات، که کلیه کارکنان سازمان یا ادارات مربوطه باید با آن آشنا باشند.

ایجاد فرم الکترونیکی یک سند چندان دشوار نیست تا از اهمیت قانونی آن در آینده اطمینان حاصل شود. از یک طرف، قانون فدرال شماره 63 مورخ 04/06/2011 "در مورد امضای الکترونیکی" وجود دارد. این اجازه استفاده از امضای الکترونیکی (ES) را می دهد و اسناد امضا شده توسط آن و با دست خود شخص را ملزم می کند که به عنوان معادل شناخته شوند. از طرف دیگر - قانون کارفدراسیون روسیه، که اجازه استفاده از اسناد الکترونیکی را فقط توسط کارمندان از راه دور و فقط با استفاده از واجد شرایط پیشرفته می دهد امضای الکترونیک- UKEP

UKEP گران است!

برای دریافت گواهی امضای واجد شرایط، باید با مرکز صدور گواهینامه معتبر (از این پس CA نامیده می شود) تماس بگیرید. این یک جفت کلید تشکیل می دهد که با آن امضا ایجاد و تأیید می شود.

برخلاف امضای سند با دست خود، صدور گواهینامه UKEP یک خدمات پولی است. به همین دلیل است که مشاغل برای انتقال کارکنان خود به کار از راه دور طبق قوانین جدید عجله ندارند - انتقال به مدیریت اسناد پرسنل الکترونیکی بیهوده به نظر می رسد.

همه بلند شدند، دادگاه در حال جلسه است

بیایید به حقوق قضایی اخیر نگاه کنیم. می توانید توجه داشته باشید حقایق جالبدر مورد استفاده از وسایل الکترونیکی در زمینه قانون کار:

دادگاه آشنایی کارمندان با مقررات محلی (از این پس به عنوان LNA) از طریق پست الکترونیکی مشروع تلقی می شود: حکم دادگاه منطقه ای Primorsky در 6 مارس 2014 در پرونده شماره 33-1126.
استفاده از امضای الکترونیکی ساده هنگام خواندن اسناد الکترونیکی مجاز است: تصمیم دادگاه منطقه نوو-ساوینوفسکی کازان مورخ 16 ژانویه 2014 در پرونده شماره 2-1091/14.

بنابراین، توجه باید از دیجیتالی کردن کل جریان پرسنل به اسناد انبوه معطوف شود. حداقل تا زمانی که تغییراتی در قانون کار ایجاد شود.

آشنایی جدید

در نهایت چه چیزی برای "قانونی کردن" آشنایی با LNA بدون کاغذ مورد نیاز است؟ سازماندهی فرآیند با اعمال محلیاز طریق ایمیل امکان پذیر است

برای انجام این کار شما نیاز دارید:

تصویب مقررات مربوطه در مورد روش کار با ایمیل؛
به طور کتبی به کارمند در برابر امضای او اطلاع دهید.
آدرس های ایمیل را به قرارداد کاری یا سایر اسناد امضا شده توسط کارمند اختصاص دهید.

این ماده باید شامل موارد زیر باشد:

مقررات استفاده از ایمیل توسط کارکنان؛
مهلت پاسخگویی به نامه ها و ذخیره پیام های دریافتی و ارسالی؛
تعهد کارمند به اطلاع فرستنده از دریافت نامه و بررسی منظم دریافت ایمیل برای یک دوره مشخص.
بند مبنی بر اینکه مکاتبات بین کارفرما و کارمند معادل تبادل اسناد کاغذی است.

ثبت اطلاعات با استفاده از امضای الکترونیکی قابل اعتمادتر خواهد بود.

امضا. الکترونیکی. آن

امضای الکترونیکی اطلاعات اضافی است که برای شناسایی امضاکننده، تغییرناپذیری سند و جزئیات آن مورد نیاز است. مزیت اصلی امضای الکترونیکی نسبت به دسترسی از طریق سیستم های شرکتی، ناتوانی افراد دیگری به جز مالک کلید در تولید مجموعه ای از اطلاعات است.

گزینه های مقرون به صرفه تر عبارتند از: امضاهای غیرمجاز (UNEP) و الکترونیکی ساده (PEP).

قانون فدرال شماره 63 استفاده از یک امضای الکترونیکی فاقد صلاحیت را بر اساس امضای واجد شرایط، اما با برخی تفاوت ها، مجاز می داند.

در مورد UNEP، مرکز صدور گواهینامه ممکن است معتبر نباشد. در عین حال، کارفرما می تواند به طور مستقل خدماتی را برای حفظ زیرساخت الکترونیکی مستقر کند. آنها به شما این امکان را می دهند که جفت های کلیدی را ایجاد کرده و آنها را برای کارمندان صادر کنید تا کارمندان بتوانند اسناد را در سیستم اطلاعاتی امضا کنند.

بنابراین، شرکت "مرجع صدور گواهینامه خود" را ایجاد می کند. اما استفاده از UNEP به تنهایی کافی نیست. کارفرما همچنین باید مجموعه ای از اسناد را برای استفاده صحیح از امضای الکترونیکی تهیه و اجرا کند:

حوزه های مسئولیت و رویه های عملیاتی CA؛
قوانین استفاده از کلیدها؛
شرایط و ابزار تشکیل و تأیید؛
روش ضبط برنامه ها، صدور، مصادره و از بین بردن رسانه ها و کلیدها.

به نوبه خود، کارمند باید بداند:

روش دریافت کلیدهای امضای الکترونیکی؛
کجا از آن استفاده کنیم؛
چه اقداماتی در سیستم یک امضای الکترونیکی را تشکیل می دهد.

او همچنین باید درک کند که شخصاً مسئول جفت کلید صادر شده برای او است و امضای الکترونیکی مشابه امضای دست‌نویس است.

ساده تر هم میشه؟

علاوه بر UNEP، قانون استفاده از امضای الکترونیکی ساده (SES) را نیز پیش بینی کرده است. شرایط استفاده از آن در ماده 9 قانون فدرال-63 توضیح داده شده است.

هنگام استفاده از PEP فرض می شود که:

این اطلاعات پیوست یا مرتبط با سند در حال امضا است.
وظیفه آن شناسایی بدون ابهام امضاکننده است.
تفاوتی با امضاهای الکترونیکی پیشرفته وجود دارد - این یکپارچگی اطلاعات را تضمین نمی کند.
مانند UNEP یا UKEP، روی یک کلید خصوصی شکل می گیرد.
از نظر سازمانی و فنی باید قوانین تایید و یک اقدام تایید بر روی سند نصب شود.

همه موارد فوق باید در قوانین استفاده از امضای الکترونیکی که همراه با توافق نامه استفاده از امضای الکترونیکی تدوین شده است، توضیح داده و درج شود. این اسناد باید به صورت کتبی و امضا شده برای کارکنان آشنا باشد.

قانون فعلی اجازه دیجیتالی کردن تمام کارهای منابع انسانی را نمی دهد. اما انتقال آشنایی با اسناد محلی به شکل الکترونیکی و آماده سازی سیستم ها، فرآیندهای شما را کارآمدتر می کند.

از 23 مارس تا 1 اکتبر 2018، وزارت کار و حمایت اجتماعی آزمایشی را در زمینه تبدیل اسناد و اطلاعات مربوط به کارکنان به فرم الکترونیکی در مورد مسائل انجام داد. روابط کارگری. قوانین اجرای آن توسط دستور شماره 194 مورخ 26 مارس 2018 تنظیم شده است. به ویژه بیان می کند که قوانین جدید کار در مورد چنین مواردی آزمایش خواهد شد. مراحل مهممانند انعقاد قراردادهای کاری و تنظیم سفرهای کاری، صدور مجوز کار، آشنایی کارمند با برنامه مرخصی و برخی از اطلاعات شخصی کارفرما.

11 شرکت بزرگ در پروژه آزمایشی شرکت کردند: OJSC Russian راه آهن"، JSC Gazprombank، PJSC AvtoVAZ، PJSC Rosbank، PJSC Mechel، JSC Severstal Management، PJSC Rostelecom، LLC SIBUR، JSC Alfa-Bank، PJSC Tatneft، LLC "Agrotorg" از جمله وظایف آنها عبارت بود از:

مکانیسم نگهداری اسناد پرسنل را آزمایش کنید در قالب الکترونیکی;
ارزیابی هزینه ها و اثرات به دست آمده از قوانین جدید برای نگهداری سوابق پرسنل.
شناسایی مشکلات و خطرات ناشی از حفظ جریان اسناد پرسنل در ایمیل. فرم؛
تهیه پیشنهادات برای بهینه سازی اسناد اجباری برای کارفرمایان؛
ارائه ابتکاراتی برای اصلاح قوانین به منظور امکان مدیریت اسناد پرسنل الکترونیکی (EDF).

بر اساس اطلاعات وزارت کار به تاریخ 19 اکتبر 2018، مشکلات خاصی شناسایی شده است که دولت باید قبل از ظاهر شدن مقررات خاص در مورد ECD آنها را حل کند. در اینجا مشکلاتی که کسب و کار به آنها اشاره کرده است:

هزینه بالای خرید و استفاده امضای دیجیتالی. فرض بر این است که مدیریت اسناد الکترونیکی نیاز به دستیابی به حداقل 1 امضای دیجیتال در سال دارد. اکنون هزینه آن برای هر نفر از 1000 تا 5000 روبل است. اگر این قیمت کاهش پیدا نکند، تاثیر اقتصادی معرفی ECD ناچیز خواهد بود.
عدم وجود الزامات یکپارچه برای امضای دیجیتال جهانی. در حال حاضر، قانون چندین نوع امضای دیجیتالی را تصویب کرده است که برای آنها استفاده می شود موقعیت های مختلف. محبوب ترین امضای واجد شرایط پیشرفته است، زیرا می توان از آن در طیف گسترده تری از روابط حقوقی استفاده کرد. با این حال، برای مدیریت سوابق پرسنل، قانون هنوز نوع امضای دیجیتالی را که باید استفاده شود و ویژگی های آن تعیین نکرده است.
مشکلات فنی. شرکت های شرکت کننده در آزمایش به این نتیجه رسیدند که نگهداری اسناد منحصراً به صورت آنلاین برای کارفرما زیان آور است. ریسک بالابه دلیل مشکلات فنی مجازات شود. بنابراین، برای از دست دادن داده ها، استفاده غیر مجاز توسط اشخاص ثالث، خطاها نرم افزارهنگام انتقال یا پردازش اطلاعات، این کارفرماست که باید پاسخ دهد. اگر اسناد مفقود شده توسط دادگاه یا مقامات نظارتی مورد نیاز باشد، نه تنها شرکت، بلکه کارمندی که اطلاعاتش از بین رفته است نیز متضرر خواهد شد. این بدان معناست که هم کارمند و هم مقامات کنترل و نظارت قادر خواهند بود از آنها پاسخگو باشند.
اگر کارفرما اسناد را گم کند، خطراتی نیز برای کارمندان وجود دارد. بدون مدارک نمی توانند از حقوق خود دفاع کنند.

از آنجایی که مشکلات قابل توجه است، وزارت کار، اتحادیه صنعت گران و کارآفرینان روسیه و فدراسیون اتحادیه های کارگری مستقل پیشنهاد کردند که ابتدا راه حل هایی برای آنها بیابند و سپس به تدریج همه ابتکارات را اجرا کنند. علاوه بر این، مسئولان بر این باورند که ابتدا باید منتظر تغییراتی در حوزه فناوری اطلاعات باشیم تا قوانین مربوط به امضای دیجیتال الکترونیکی جهانی، ذخیره سازی داده های آرشیوی، حفاظت از انتقال داده ها و اهمیت حقوقی اسناد الکترونیکی از جمله در دادگاه ظاهر شود. . بر اساس برنامه های دولت، لوایح مربوط باید در بازه های زمانی زیر تهیه شود:

تا دسامبر 2020 - ابتکارات مربوط به تشکیل، کسب و استفاده از امضای الکترونیکی، ایجاد الزامات یکپارچه برای آن، تجسم آن در یک سند الکترونیکی.
تا جولای 2020 - پروژه هایی که در آنها مفاهیم سند الکترونیکی، رویه های ذخیره و پردازش اسناد الکترونیکی و موارد تکراری آنها (تصاویر الکترونیکی) روشن می شود.

وزارت کار مطمئن است که تنها پس از همه اینها چارچوب حقوقیمی توان توسعه فعال لایحه ای را آغاز کرد که به کارفرمایان اجازه می دهد سوابق پرسنل را فقط به صورت الکترونیکی نگهداری کنند. به گفته مقامات، این سند زودتر از سال 2021 ظاهر نخواهد شد.

چرا آزمایش دیگری لازم است؟

وزارت کار تصمیم گرفت منتظر تغییرات بعدی در قوانین مربوط به امضای دیجیتال الکترونیکی نباشد. علاوه بر این، مقامات اطمینان دارند که تجربه عملیتغییر به اسناد الکترونیکی برای تهیه کنندگان لایحه بسیار مفیدتر از هر گزینه دیگری برای جمع آوری اطلاعات است. بنابراین، طی سه سال آینده، برنامه ریزی شده است که آزمایش دیگری در مورد انتقال به ECD انجام شود. لایحه مربوطه قبلاً آماده شده است و باید به زودی به دومای دولتی ارائه شود.

هدف از دومین پروژه آزمایشی شناسایی و در صورت امکان یافتن راه حلی برای مشکلات مربوط به استفاده از امضای الکترونیکی، ذخیره آرشیوی اسناد الکترونیکی و سایر مسائل هنگام کار با امضای دیجیتال الکترونیکی است. علاوه بر این، کسب‌وکاری که موافقت می‌کند در آزمایش شرکت کند، باید در زمانی کار کند که سایر مقررات نیز در حال تغییر هستند. طبق گفته وزارت کار، اصلاحات قوانین فدرال زیر باید تا سال 2020 تصویب شود:

"در کپی اجباری اسناد"؛
"در مورد اطلاعات فناوری اطلاعاتو در مورد حفاظت از اطلاعات"؛
سایر اقدامات قانونی نظارتی که حاوی ارجاع به اسناد الکترونیکی، روشهای ذخیره و استفاده از نسخه تکراری الکترونیکی (تصویر الکترونیکی) یک سند یا خود سند است.

در مورد شرکت کنندگان پروژه، آنها هنوز ناشناخته هستند، اما برنامه ریزی شده است که حدود 10 سازمان آماده تغییرات در کار خود باشند. تمام هزینه هایی که کارفرمایان باید متحمل شوند کاملاً مسئولیت آنهاست. در عین حال، آنها می توانند انتخاب کنند که از کدام نوع امضای الکترونیکی استفاده کنند و کدام اسناد پرسنلی را منحصراً به شکل الکترونیکی نگهداری کنند. تنها قانون این است که حتماً از امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته استفاده کنید اگر:

قرارداد استخدام؛
توافق در مورد مسئولیت؛
توافق نامه دانشجویی

یا اگر تغییراتی در آنها ایجاد شود.

همچنین مشخص شده است که به عنوان بخشی از آزمایش، شرکت ها باید سیستم اطلاعاتی خود را توسعه داده و از عملکرد آنها اطمینان حاصل کنند که امکان ذخیره اسناد الکترونیکی و دسترسی به آنها را برای دسته های مختلف کاربران فراهم می کند. اقدامات مختلف(ایجاد تغییرات، نظارت، دریافت عصاره (کپی و ...).

مسئولان حقوق کارگران را فراموش نکرده اند. شرکت هایی که در پروژه آزمایشی شرکت خواهند کرد ملزم خواهند بود در قراردادهای جمعی یا قراردادهای فردی با کارمندان تصریح کنند که مخالف انتقال اسناد به فرمت آنلاین نیستند.

طبق برنامه ریزی های وزارت کار، آزمایش باید از تاریخ 1398/01/01 لغایت 1391/12/31 انجام شود. اما اگر نمایندگان دومای ایالتی وقت برای تصویب این لایحه نداشته باشند، مهلت ها ممکن است تغییر کند. اخبار ما را دنبال کنید.

با استفاده از کتاب کار الکترونیک چه تصمیمی گرفته شد؟

در ابتدا، مقامات می خواستند ابتکار عمل را برای تغییر به یک کتاب کار الکترونیکی با ایده انتقال کامل کارفرمایان به EKD ترکیب کنند. با این حال، همانطور که آزمایش نمونه نشان داد، مدیریت اسناد الکترونیکی در مدیریت سوابق پرسنل باید به طور جداگانه توسعه یابد. اتحادیه های اتحادیه های کارگری و انجمن های کارفرمایان سراسر روسیه بر این اصرار داشتند.

بنابراین وزارت کار تصمیم گرفت لایحه کتاب کار الکترونیکی را هم اکنون به منظور معرفی سند وب در شرکت های داخلی در سال 2020 تبلیغ کند. به گفته مقامات، ابتکار عمل آماده است و فرض بر این است که (به نقل از اطلاعات وزارت کار مورخ 19 اکتبر 2018):

کارفرمایان ارسال خواهند کرد صندوق بازنشستگیروسیه به صورت الکترونیکی اطلاعات مربوط به فعالیت کار کارکنان، یعنی در مورد استخدام، انتقال به دیگری محل کار، اخراج. این پروژه در مقیاس بزرگ است زیرا همه کارفرمایان را تحت تأثیر قرار می دهد. کارگران این فرصت را خواهند داشت که در هر زمان سوابق ثبت شده توسط کارفرما را در سیستم اطلاعاتی مشاهده کنند و همچنین داده های خود را به صورت الکترونیکی برای کارفرما ارسال کنند، به عنوان مثال، هنگام درخواست شغل، از جمله برای کار از راه دور در مکان دیگر.

شما می توانید در مورد مزایا و معایب کتاب کار الکترونیکی در مطالب ما بخوانید

به طور کلی مسئولان اصلاحات را چگونه می بینند؟

همانطور که لیوبوف یلتسووا معاون وزیر کار و حمایت اجتماعی فدراسیون روسیه قبلاً اعلام کرد، وزارت کار آماده است تا به موضع کارآفرینان و اتحادیه های کارگری در مورد موضوع گذار گوش دهد. شرکت های روسیدر ECD

لیوبوف یلتسوا توضیح داد (نقل از وب سایت رسمی وزارت کار - یادداشت سردبیر):

جوهر اصلی پیشنهادات ما این است که همراه با جریان اسناد کاغذی، شرکت ها این فرصت را داشته باشند که جریان اسناد الکترونیکی پرسنل را حفظ کنند. به ویژه، پیشنهاد می شود که به کارفرما این حق داده شود که در مورد نگهداری کامل یا جزئی اسناد مربوط به کار پرسنل، به صورت الکترونیکی این تصمیم تنها با در نظر گرفتن نظر هیئت نمایندگی کارکنان توسط کارفرما اتخاذ خواهد شد.

کلیه هزینه های نگهداری مدارک به صورت الکترونیکی منحصراً بر عهده کارفرما می باشد. کارمند نباید هیچ گونه هزینه ای را متحمل شود که مربوط به مدیریت جزئی یا کامل اسناد الکترونیکی پرسنل باشد. همچنین کارفرما موظف است بنا به درخواست کارمند اسنادی را که به صورت الکترونیکی بر روی کاغذ ایجاد شده است در اختیار وی قرار دهد.

چه کسی برای انتقال آماده است؟

این وزارتخانه تاکید می‌کند که شرکت‌های بخش بانکی و فناوری‌های IT طرفدار معرفی ECD هستند، "جایی که ساختارهای عمدتاً یکپارچه عمودی وجود دارد و کار مربوط به استفاده از فناوری اطلاعات است." به همین دلیل آنها اولین شرکت کنندگان در پروژه آزمایشی شدند. در عین حال ، بسیاری از شرکت ها قبلاً از مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی قدردانی کرده اند ، بنابراین اگر مقامات آن را در مدیریت سوابق پرسنل قانونی کنند ، آنها به آرامی شروع به تغییر قوانین کاری جدید خواهند کرد.

به گفته تاتیانا ماگرا، کارشناس و وکیل KlubTK در آژانس استخدام آرس، معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی پرسنل یک فرآیند ضروری و منطقی است. شاید، در مرحله اول، انتقال به آن واقعاً برای کارفرمایان و کارمندان کاملاً داوطلبانه باشد. علاوه بر این، در واقع چندین سال است که ایجاد و ثبت اسناد پرسنلی به صورت دیجیتالی در حال انجام است. چاپ و تکثیر سند بر روی کاغذ به دلیل داشتن امضای شخصی کارمند و کارفرما الزامی است. قانونی شدن امضای دیجیتال الکترونیکی برای طرفین روابط کار می تواند این مشکل را حل کند.

تاتیانا ماگرا همچنین یادآوری می کند که استفاده از پورتال هایی مانند nalog.ru، arbitr.ru، gosuslugi.ru هر روز محبوب تر و موثرتر می شود. بنابراین هیچ چیز مانع از معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی در سوابق پرسنل، از جمله استفاده از بسترها و پیشرفت های موجود نمی شود.

اکنون چه چیزی را می توان به قالب آنلاین ترجمه کرد؟

قوانین روسیه شامل مقررات بسیاری است که به شرکت ها اجازه می دهد برخی از اسناد پرسنل را به فرمت دیجیتال منتقل کنند. با تصمیم مدیریت شرکت، اسناد داخلی را می توان مستقیماً روی رایانه های کاری تهیه کرد. در صورت لزوم می توان آنها را چاپ و امضا کرد. اگر به صورت دیجیتالی برای کارمندان یا سازمان های دولتی ارسال می شوند، اصالت آنها باید با امضای دیجیتال الکترونیکی تایید شود.

دفترچه گزارش تجهیزات الکتریکی و غیره).

کارتهای شخصی کارکنان، سفارشات پرسنل، دفترچه کار و سوابق آنها، قراردادهای کاری و قراردادهای اضافی به آنها و همچنین بیشترگزارش های پرسنل همچنان باید روی کاغذ نگهداری شوند.

در حال حاضر بهینه‌سازی و اتوماسیون فرآیندها در تمامی بخش‌های اقتصاد یکی از موضوعاتی است که در جامعه کارشناسان بسیار مورد بحث قرار گرفته است. دولت نیز آن را از توجه محروم نمی کند: در سال 2017، "استراتژی توسعه" جامعه اطلاعاتیدر فدراسیون روسیه برای 2017 - 2030"، که در چارچوب آن برنامه اقتصاد دیجیتال اجرا می شود.

یکی از فعالیت های این برنامه گذار به تعامل بدون کاغذ بین کارمندان و کارفرمایان است. این بدان معنی است که در آینده نزدیک باید وجود داشته باشد چارچوب قانونی، به شما امکان می دهد اسناد پرسنل را به صورت الکترونیکی نگهداری کنید.

آینده گردش کار منابع انسانی چگونه باید باشد؟

بدیهی است که در آینده کارفرما و کارمند باید بتوانند هر گونه مدارک پرسنلی را از هر کجای دنیا از هر وسیله ای به صورت الکترونیکی امضا کنند. اسناد کاغذی و امضاهای "زنده" روی آنها باید به تدریج از گردش تجاری خارج شوند. در عین حال، البته باید از شناسایی صحیح افراد امضاکننده اسناد پرسنلی و همچنین امنیت انتقال و ذخیره اطلاعات به صورت الکترونیکی اطمینان حاصل شود.

چرا مهم است؟

مزایای معرفی تعامل بدون کاغذ بین کارمند و کارفرما آشکار است:

صرفه جویی در زمان کارکنان (و در نتیجه پول شرکت)؛

افزایش تحرک کارکنان - اسناد را می توان از طریق لپ تاپ یا تلفن هوشمند از هر نقطه از جهان امضا کرد.

تسریع در فرآیندهای تایید و امضای اسناد پرسنلی.

ساده سازی روند نظارت بر امضای اسناد پرسنلی؛

افزایش شفافیت جریان اسناد پرسنلی؛

افزایش امنیت اسناد در مقایسه با اسناد کاغذی؛

صرفه جویی در فضای اداری/آرشیو برای ذخیره اسناد؛

کاهش هزینه کاغذ و مراقبت از محیط زیست؛

کاهش خطر جعل اسناد (با استفاده از امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته)؛

ارائه سریعتر و دسترسی آسانبه آرشیو اسناد؛

ضمانت ارسال سریعتر اسناد به مراجع نظارتی.

در سطح کشور چه کاری انجام می شود؟

برای معرفی تعامل بدون کاغذ بین کارمند و کارفرما، وزارت کار روسیه قبلاً آزمایش مربوطه را برای تبدیل اسناد و اطلاعات مربوط به کارمند در مورد روابط کار به شکل الکترونیکی راه اندازی کرده است.

کارفرمایان بزرگ روسی در این آزمایش شرکت کردند: راه آهن روسیه OJSC، Gazprombank JSC، AVTOVAZ PJSC، ROSBANK PJSC، Mechel PJSC، Severstal Management JSC، Rostelecom PJSC، Yandex LLC.

یک آزمایش باید کمک کند:

مکانیسمی را برای کارفرما برای نگهداری اسناد پرسنل به صورت الکترونیکی آزمایش کنید.

ارزیابی هزینه های اجرا و اثر ناشی از آن؛

هنگام انتقال به تعامل بدون کاغذ، مشکلات و خطرات را شناسایی کنید.

بر اساس نتایج آزمایش، برنامه ریزی شده است که پیشنهادهایی برای بهینه سازی اسناد مورد نیاز برای حفظ کارفرما در زمینه روابط کار و همچنین توسعه و ایجاد تغییرات مناسب در قوانین فدراسیون روسیه تهیه شود.

تغییرات قانونی زودتر از سه ماهه چهارم سال 2018 برنامه ریزی شده است.

طرح آزمایشی وزارت کار

مرحله اول

تهیه پروژه ها و تصویب مقررات محلی لازم برای انجام آزمایش در یک سازمان، که حاوی روش های انجام آن، لیستی از افراد مسئول برای انجام آزمایش است.

سازمان تعامل با سازمان صنفی اولیه یا (در صورت عدم وجود تشکل صنفی اولیه) با سایر نمایندگان کارگران برای شرکت در آزمایش.

فاز دوم

آماده سازی سیستم های اطلاعات شرکت و همچنین سایر آموزش های فنی (در صورت لزوم)؛

شفاف سازی مقررات محلی برای انجام آزمایش (در صورت لزوم).

مرحله سوم

اجرای آزمایش در شرکت های منتخب؛

جمع بندی توسط هر شرکت کننده بر اساس نتایج آزمایش گذشته و ارسال اطلاعات به وزارت کار روسیه شامل ارزیابی هزینه های مالی، زمان، خطرات مرتبط با آزمایش، تجزیه و تحلیل اثرات نگهداری اسناد پرسنل به صورت الکترونیکی، و همچنین تأثیر آنها بر بهره وری نیروی کار و فعالیت های کنترلی- نظارتی.

مرحله چهارم

جمع بندی و ارزیابی کلی نتایج آزمایش گذشته در وزارت کار روسیه.

انواع کار با مدارک پرسنلی شامل آزمایش:

انعقاد قراردادهای کاری؛

ترتیب سفرهای کاری؛

ثبت نام تعطیلات؛

اطلاع رسانی به کارکنان در مورد اجزاء دستمزدبا توجه به آنها برای دوره مربوط؛

در زمینه منابع انسانی، ما از جمله کسانی هستیم که «با سرعت کم» وارد عصر دیجیتال می‌شویم. آزمایش‌هایی در سطح ایالتی در حال انجام است که نتایج آن باید مبنایی برای صورت‌حساب‌های آینده در زمینه جریان اسناد الکترونیکی پرسنل باشد. دلیل اصلی چنین افزایش طولانی مدت مشارکت 100٪ در دیجیتالی شدن همه شرکت کنندگان در روابط کار است. اما سرعت پایین به معنای عدم پیشرفت فرآیند نیست. شرکت های پیشرفته در حال حاضر بسیاری از عملیات منابع انسانی را به فرمت دیجیتال منتقل می کنند. چه مدارک پرسنلی را می توان از قبل به شکل الکترونیکی تبدیل کرد و چه مزایایی به همراه دارد؟ جزئیات در مقاله ما

ایالت در حال آزمایش HR EDI است

مدیریت اسناد الکترونیکی آینده ای اجتناب ناپذیر است. گل سرسبد EDI گزارش حسابداری به مقامات نظارتی است. طبق برآوردهای کارشناسان حدود 90 درصد اسناد به صورت الکترونیکی دقیقاً اسناد حسابداری است. دولت با احتیاط به دیجیتالی کردن سوابق پرسنل نزدیک می شود. در حالی که در جستجوی راه حل های بهینه است، در حال آزمایش است: یک پروژه آزمایشیتکمیل شد، دومی در راه است.

اولین پروژه آزمایشی معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی در بخش پرسنل از 23 مارس تا 1 اکتبر 2018 انجام شد. 11 شرکت بزرگ روسی از جمله راه آهن روسیه، AvtoVAZ، Gazprombank و دیگران در آن شرکت کردند. این آزمایش نتایج زیر را نشان داد: فقدان الزامات یکپارچه برای یک امضای دیجیتال جهانی، هزینه بالای پوشش ۱۰۰ کارمند با امضای دیجیتال، و خطر از دست رفتن اطلاعات به دلایل فنی.

پیش بینی می شود که دومین پروژه آزمایشی فدرال در اجرای مدیریت اسناد پرسنل الکترونیکی از اول ژانویه 2020 آغاز شود و دو سال طول بکشد. بر اساس اطلاعات اولیه حدود 10 شرکت در این پروژه مشارکت خواهند داشت. آنها خودشان می توانند انتخاب کنند که کدام اسناد پرسنلی را به فرم الکترونیکی تبدیل کنند (بدون کپی کردن آنها روی کاغذ)، از کدام نوع امضای الکترونیکی (ES) استفاده کنند، با یک شرط که برای یک قرارداد کار، یک قرارداد مسئولیت و یک دانشجو قرارداد، باید از امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته (UKEP) استفاده شود. هدف از این آزمایش حذف موانع شناسایی شده در آزمایش اول است. یکی دیگر شرط مهم- کارمندان این شرکت‌ها باید برای شرکت در آزمایش «روشن» بدهند، رضایت باید در آنها منعکس شود. قراردادهای کار.

کتاب کار "به صورت دیجیتال"

یک خط جداگانه در جریان اسناد الکترونیکی پرسنل دیجیتالی شدن کتاب کار است. یک آزمایش جهانی برای تبدیل آن به شکل الکترونیکی در پروژه ملی مورد تایید دولت "اقتصاد دیجیتال" تجویز شده است.

این امکان وجود دارد که از 1 ژانویه 2020، انتقال اطلاعات مربوط به فعالیت های کاری کارکنان به سیستم اطلاعاتی صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه اجباری شود. هنگام سازماندهی جریان اسناد داخلی پرسنل، خود کارفرما بین "دیجیتال" و کاغذی انتخاب می کند. و از 1 ژانویه 2021، فرمت الکترونیکی سوابق کاریباید تبدیل به اصلی شود. به گفته وزارت کار، این نوآوری 58.7 میلیون نفر و 4.7 میلیون شخص حقوقی را تحت تاثیر قرار خواهد داد.

سند الکترونیکی حاوی داده های زیر است: اطلاعات مربوط به کارمند، کاری که انجام می دهد، انتقال به شغل دائمی دیگر، اخراج و اساس آن. داده های مربوط به تحصیلات و جوایز به صورت الکترونیکی منتقل نمی شود.

فرم سند هنوز به صورت عمومی ارائه نشده است (از سپتامبر 2019)؛ باید توسط صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه تهیه و توسط وزارت کار تأیید شود.

از سال 2021 برنامه ریزی شده است که کتاب های کار کاغذی لغو شوند. کارمندانی که برای اولین بار پس از 1 ژانویه 2021 برای کار درخواست می کنند، دفترچه کار کاغذی نخواهند داشت.

از 1 ژانویه 2020، حساب شخصی فردی یک شهروند که به صورت اجباری نگهداری می شود بیمه بازنشستگی، با بخش "اطلاعات مربوط به فعالیت کاری" تکمیل خواهد شد که حاوی اطلاعاتی در مورد محل کار، کار انجام شده و دوره های آن است.

با این حال، سناریوی دیگری برای توسعه رویدادها نیز ممکن است. واقعیت این است که وزارت کار اخیرابه طور فعال تغییر در دیجیتالی کردن سوابق کاری را تا یک سال اعلام می کند. این احتمال وجود دارد که قبل از 29 اکتبر 2019، وزارت کار لایحه ای با اصلاحیه را برای تصویب ارائه کند - که پیشنهاد می کند پرونده الکترونیکی کار بر اساس صندوق بازنشستگی نه در سال 2020، بلکه در سال 2021 آغاز شود. سوابق کار کاغذی باید چندین سال دیگر به موازات موارد الکترونیکی وجود داشته باشد. راه حل این موضوع دور از دسترس نیست.

مزایای HR EDI:

بازه زمانی امضای اسناد پرسنلی در حال کاهش است.
بایگانی اسناد به طور نامحدود امکان پذیر می شود.
زمان صرف شده برای جستجوی اسناد کاهش می یابد.
فضای اشغال شده توسط اسناد کاغذی آزاد می شود.
هزینه کاغذ و چاپ کاهش می یابد.
سرعت گزارش دهی در حال افزایش است و کیفیت آن در حال بهبود است.

چه اسناد پرسنلی را می توان از قبل به فرمت دیجیتال تبدیل کرد؟

علیرغم این واقعیت که شروع دیجیتالی سازی انبوه مدیریت اسناد الکترونیکی پرسنل توسط دولت هنوز انجام نشده است، قانون در حال حاضر امکان استفاده از برخی اسناد پرسنل را به شکل الکترونیکی می دهد.

کدام اسناد پرسنلی را می توان از قبل دیجیتالی کرد:

مرخصی استعلاجی الکترونیکی،
قرارداد کار با یک کارگر از راه دور،
گواهی کار انجام شده تحت قراردادهای مدنی،
اطلاعات در مورد سوابق شخصی و حق بیمه پرداخت شده.
سایر اسنادی که نیازی به امضای کارمند ندارند.

چگونه می توانید گردش کار منابع انسانی خود را در حال حاضر بهبود بخشید؟ آن را در سطح شرکت دیجیتالی کنید، یعنی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی پرسنل داخلی ایجاد کنید. با استفاده از سرویس VLSI EDF، شما خودتان می توانید برای یک کارمند امضای الکترونیکی صادر کنید و از آن برای امضای اسناد داخلی شرکت استفاده کنید. حتی برگه بای پسی که کارمند پس از اخراج پر می کند در VLSI الکترونیکی می شود.

چه اسنادی را هنگام درخواست شغل از شخص بپرسید، چه داده هایی از آنها باید وارد سیستم شود، چه اسناد و گزارش هایی باید چاپ شود و چه مواردی می تواند به صورت الکترونیکی ارسال شود - VLSI EDF به شما می گوید که چگونه همه چیز را به درستی انجام دهید.

VLSI را در نظر خواهد گرفت زمان کاریکارمندان، زمان ورود و خروج را کنترل می کند و برنامه تعطیلات را تنظیم می کند. علاوه بر این، با کمک سرویس، می توانید انگیزه غیر مادی کارکنان را - از طریق تبریک، برگزاری مسابقات داخلی و ... - به طور جدی افزایش دهید.

می‌توانید در فروشگاه EDS ما درباره امضای الکترونیکی اطلاعات بیشتری کسب کنید؛ در اینجا می‌توانید امضای الکترونیکی را برای وظایف هر شرکتی بیابید.

تقریباً هر شرکتی کارگران دورکاری دارد که از نظر فیزیکی «دور از دسترس» کارفرما هستند - کارشناسان چگونه به امضای قراردادها و اقدام با آنها، به ویژه شرح وظایف، توصیه می کنند؟

هنگام درخواست کار برای یک کارگر از راه دور، سوالات زیادی در رابطه با پیچیدگی جریان اسناد مطرح می شود. بنابراین، قبل از شروع پردازش اسناد پرسنل توسط شرکت، لازم است تصمیم بگیرید که کدام یک از دو گزینه برای جریان اسناد پرسنلی استفاده می شود: سنتی یا تبادل اسناد الکترونیکی.

گزینه 1. سنتی

هنگام استفاده از این گزینه، شرکت اصل کلیه مدارک پرسنل را از طریق پست ارسال می کند. کارمند آنها را امضا می کند (یا برای آشنایی امضا می کند) و آنها را از طریق پست ارسال می کند. در این صورت خطرات نقض مهلت های آشنایی، اطلاع رسانی و غیره وجود دارد.

گزینه 2. تبادل اسناد الکترونیکی (312.1 قانون کار فدراسیون روسیه)

قانون کار فدراسیون روسیه به کارفرما اجازه می دهد اسناد پرسنل (سفارش ها، اطلاعیه ها، الزامات و غیره) و سایر اسناد را از طریق ایمیل برای کارمند ارسال کند. کارمند نیز حق دارد همه را هدایت کند مدارک مورد نیازاز جمله مدارک مورد نیاز برای استخدام، درخواست های مختلف به صورت الکترونیکی. با این روش عملا هزینه پست حذف می شود، می توان مهلت مقرر را به دقت رعایت کرد و در هزینه های پست صرفه جویی کرد.

اما برای اینکه تبادل اسناد الکترونیکی بین کارگر دورکار و کارفرما قانونی باشد، طرفین باید از امضای الکترونیکی استفاده کنند.

توجه داشته باشید، قانون کارهیچ تعهدی برای کارفرما در قبال دریافت گواهینامه کلید امضای الکترونیکی کارمند وجود ندارد، بنابراین، ما معتقدیم که این موضوع با توافق طرفین قرارداد کار حل می شود.

قبل از استخدام کارگران از راه دور، توصیه می کنم که شرکت در PVTR استفاده از کار از راه دور و ویژگی های استفاده از امضای الکترونیکی را منعکس کند. مثلا،
می توان تعیین کرد که آیا شرکت از امضای الکترونیکی استفاده می کند یا خیر، هزینه های دریافت امضای الکترونیکی بر عهده چه کسی است.
روند تبادل اسناد الکترونیکی چگونه است، فرمت آنها چگونه است، مراحل تایید دریافت اسناد چگونه است.

همانطور که می دانید، کارفرما موظف است قبل از امضای قرارداد کار (ماده 68 قانون کار فدراسیون روسیه)، از جمله شرح شغل، کارمند را با مقررات محلی آشنا کند. اگر شرکت تصمیم به استفاده از امضای الکترونیکی داشته باشد، می توان کارمند را با مقررات محلی بدون به دست آوردن امضای دست نویس کارمند در برگه آشنایی، اما با استفاده از امضای الکترونیکی آشنا کرد. برنامه اقدام می تواند به این صورت باشد:

ارسال اسکن PVTR، مقررات پرداخت، مقررات حفاظت از داده های شخصی، شرح شغلسایر مقررات محلی مربوط به کار کارمند از طریق ایمیل با استفاده از امضای الکترونیکی از طرف کارفرما؛
کارمند باید در عوض یک سند الکترونیکی ارسال کند. در هنر. 312.1 قانون کار فدراسیون روسیه به طور خاص نشان نمی دهد که چه نوع سند الکترونیکی باید باشد. این می تواند ایمیلی باشد که بیان می کند کارمند قانون محلی را خوانده است یا اسکن برگه آشنایی با امضای کارمند. همچنین کارمند هنگام ارسال باید از امضای الکترونیکی استفاده کند.

این سوال مطرح می شود که اگر طرفین توافق کردند که از امضای الکترونیکی به طور خاص در قرارداد کار استفاده کنند، چه باید کرد؟ از این گذشته ، قبل از امضای قرارداد کار ، داوطلب نمی داند که نیاز به امضای الکترونیکی دارد. در این مورد برخی از هنجارهای حقوقی ناهماهنگی وجود دارد. ما معتقدیم زمانی که تصمیمی برای استخدام یک نامزد گرفته می شود، یک مرحله اضافی قبل از آشنایی او با اقدامات محلی و امضای قرارداد کار باید مرحله توافق طرفین در مورد استفاده از امضای دیجیتال و دریافت امضای الکترونیکی توسط کارمند باشد. .

مراحل عقد قرارداد کار با کارگر دورکار چگونه است؟ اگر قرارداد کار به روش سنتی توسط طرفین امضا شود، شرکت باید هر دو نسخه از قرارداد کار را از طریق پست برای کارمند ارسال کند و با نوشتن نامه ای از او بخواهد که یک نسخه را امضا کرده و به کارفرما بازگرداند.

اگر طرفین از مبادله اسناد الکترونیکی و امضای الکترونیکی استفاده کنند، تعدادی از مسائل عملی به وجود می آید:

آیا کارفرما باید قرارداد را برای کارمند بفرستد تا با فرمت WORD یا PDF امضا کند؟

آیا کارمند باید سند را به فرمت WORD (با پر کردن قسمت "امضای طرفین" به صورت الکترونیکی) برای کارفرما ارسال کند؟ یا باید سند را با فرمت PDF ارسال کنم؟ در این صورت آیا باید قرارداد را پرینت بگیرد و با دست خودش امضا کند و یک نسخه اسکن تهیه کند و فقط بعد از آن برای کارفرما از طریق ایمیل بفرستد؟

فقط اگر با ایمیلآیا طرفین می توانند از سایر کانال های ارتباطی واتس اپ، اسکایپ و ... استفاده کنند؟

پس از دریافت سند از کارمند، سند الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی چگونه باید نگهداری شود؟

چگونه می توان روی یک سند دید که با امضای الکترونیکی امضا شده است؟

در حال حاضر، توضیحات سازمان های دولتییا رویه قضایینه در مورد این مسائل اما بر اساس تعاریفی که از سند الکترونیکی در آیین نامه آمده است، می توان درباره این موضوعات اظهار نظر کرد.

ماده 2 434 قانون مدنی RF:

یک سند الکترونیکی اطلاعاتی است که توسط وسایل الکترونیکی، مغناطیسی، نوری یا مشابه، از جمله ارتباطات الکترونیکی و ایمیل، تولید، ارسال، دریافت یا ذخیره می شود.

پ . 11.1 هنر. 2 قانون فدرالمورخ 27 ژوئیه 2006 N 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات":

یک سند الکترونیکی اطلاعات مستندی است که به شکل الکترونیکی ارائه می شود، یعنی به شکلی مناسب برای ادراک انسان با استفاده از رایانه های الکترونیکی و همچنین برای انتقال از طریق شبکه های اطلاعاتی و مخابراتی یا پردازش در سیستم های اطلاعاتی.

یعنی هم سند کاغذی دریافت (ارسال) با استفاده از هر کانال ارتباطی مدرن، از طریق ایمیل، واتساپ یا اسکایپ و غیره و هم سندی که در اصل به صورت الکترونیکی ایجاد و ارسال شده و در رسانه های الکترونیکی ذخیره شده است، الکترونیکی محسوب می شوند.

امضای سند با امضای الکترونیکی روی برچسب فایل قابل مشاهده خواهد بود. علاوه بر این، به عنوان یک سرویس اضافی هنگام دریافت امضای الکترونیکی، می توانید علائم خاصی را بر روی متن خود سند سفارش دهید.

توصیه هایی در اینجا می تواند باشد:
قرارداد امضا شده توسط کارفرما را در قالب PDF برای کارمند ارسال کنید.
قرارداد را چاپ کنید، خودتان آن را امضا کنید، یک نسخه اسکن شده تهیه کنید و آن را در قالب PDF برای کارفرما ارسال کنید.
قرارداد را چاپ کنید و قرارداد امضا شده توسط هر دو طرف را در پرونده شخصی خود نگه دارید.
فایل های ارسال شده با استفاده از امضای الکترونیکی را به صورت الکترونیکی ذخیره می کند. در صورت ممیزی، ممکن است لازم باشد برای اثبات اینکه کارمند قرارداد را امضا کرده است، ارائه شود.
کارفرما باید در مقررات محلی، به عنوان مثال در PVTR، روش مبادله اسناد الکترونیکی، قالب آنها، روش نگهداری آنها، کانال های ارتباطی مورد استفاده و غیره را تعیین کند.

لطفا توجه داشته باشید که در صورت امضای قرارداد کار با استفاده از امضای الکترونیکی، کارفرما موظف است یک نسخه از قرارداد کار را به صورت کاغذی از طریق پست برای کارمند ارسال کند. از طریق پست سفارشیبا اطلاع رسانی حداکثر تا 3 روزهای تقویم(قسمت 2 ماده 312.2 قانون کار فدراسیون روسیه). با این حال ، قانون تعهد کارمند را برای بازگرداندن قرارداد کاری امضا شده با دست خود پیش بینی نمی کند ، زیرا او قبلاً آن را با کمک UKEP امضا کرده است.

مشکلات مشابه نه تنها هنگام تنظیم قرارداد کار یا آشنایی با مقررات محلی، بلکه هنگام تنظیم اسناد پرسنلی نیز ایجاد می شود. افسر منابع انسانی، طبق معمول، باید از کارمند بخواهد که رضایت نامه پردازش داده های شخصی را امضا کند (اگر قصد دارید اطلاعاتی را از اشخاص ثالث دریافت کنید یا آن را به اشخاص ثالث منتقل کنید)، تعهد به عدم افشای اسرار تجاری (اگر شرکت باشد). دارای رژیم اسرار تجاری است)، فرمی را پر کنید (اگر شرکت از پرسشنامه استفاده می کند)، دستور استخدام و کارت شخصی کارمند را صادر کنید.

نتایج

بسته به روش انتخاب شده برای جریان اسناد با یک کارگر از راه دور، می توانید:

انتخاب 1. کلیه مدارک فوق را از طریق پست و به پوشش نامهاز کارمند بخواهید در مکان های مورد نیاز امضا کند و آن را از طریق پست برگرداند. کارمند اسناد را مطابق با آن امضا می کند و آنها را از طریق پست برای کارفرما ارسال می کند.

گزینه 2. ارسال مدارک در قالب اسناد الکترونیکی با استفاده از UKEP. به نظر ما، اگر اسناد به فرمت PDF ارسال شوند، راحت تر است، کارمند اسناد را چاپ می کند، آنها را با دست خود امضا می کند، کپی های اسکن شده تهیه می کند و با استفاده از UKEP آنها را در قالب PDF برای کارفرما ارسال می کند. کارمند پرسنل اسناد دریافتی را چاپ می کند، نسخه های کاغذی را در پرونده شخصی خود و اسناد الکترونیکی را در یک پوشه مخصوص به صورت الکترونیکی ذخیره می کند. پس از همه، این اسناد الکترونیکی در است در این مورداسناد اصلی خواهد بود و رسانه های کاغذی فقط کپی خواهند بود.

علاوه بر این، لطفا توجه داشته باشید، به موجب قسمت 4 هنر. 312.1 قانون کار فدراسیون روسیه، هر یک از طرفین موظفند در قالب یک سند الکترونیکی تأییدیه دریافت سند الکترونیکی را در مدت مشخص شده در قرارداد کار برای کار از راه دور ارسال کنند. یعنی با دریافت اسناد برای امضاء ، کارمند باید مثلاً پاسخ دهد با ایمیل، که مدارک دریافت شده است. به نوبه خود، کارفرما پس از دریافت اسناد امضا شده از کارمند، باید با نامه ای مبنی بر تایید دریافت اسناد پاسخ دهد. جزئیات این تاییدیه ها (نه تنها مدت، بلکه به عنوان مثال، متن تاییدیه، اقدامات در صورت بروز مشکل، نقص در دریافت و غیره) باید در قراردادهای کاری و مقررات محلی پیش بینی شود.

یکی دیگر نوع ممکنهنگام ثبت نام کارمند برای کار از راه دور.

گزینه 3 - این بازدید از محل کارفرما برای ثبت نام است. اگر طرفین توافق کنند و هزینه حمل و نقل کم باشد، این گزینه قابل قبولی است. در این صورت می توانید مدارک کارمند را بررسی کنید، کارمند را با مقررات محلی آشنا کنید و توافق نامه و همچنین سفارش، کارت شخصی و غیره را امضا کنید.

شاید خواندن آن مفید باشد: